企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰

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 　　企业在进行文档管理时，通常会被三个问题困扰：

　　第一，企业里的知识内容庞杂、体系繁多，而这些知识存在于不同的地方，如何通过一个统一的体系把这些知识分类就成为问题。文档管理软件必不可少。

　　企业中每个员工、每个部门、每个业务单元都积累了大量的文档。面对这么多分散在不同地方的文档，如何通过一个完整的架构把这些文档“框”起来?文档分类当然需要划分各级目录，最好可以根据组织关系来划分，实现管理的简便性。

　　文档管理软件将企业文档灵活按照类型分类(销售合同、财务报表、会议纪要、技术资料)，按部门分类(市场部、技术部、行政部、人事部、财务部)，按群组分类(总经理、部门经理、秘书、研发人员)的目录进行划分。在文档管理系统的平台上，员工直接可以在软件界面上直接导入文档，所有员工的文档分门别类的都统一存储在服务器上。

　　第二，当所有的知识已经放在系统上统一管理起来后，该如何确保这些知识的安全性，即如何保证企业核心的知识和文化不流失的同时能在企业里得到充分的共享。

　　文档在使用过程中常常会因为员工的误操作或者恶意篡改使得现有的文档丢失或者不能使用，电脑上经常保存了各个文档不同时期的历史版本，时间一长根本不知道哪个文档的准确性高。员工之间通过互联网电子邮箱或者QQ直接传送文档、共享服务器的方式共享文档，这都给文档的安全性造成严重的威胁。各部门各员工机上的文档都是企业的宝贵财富，有些员工在离职的时候带走公司的机密文档并且格式化电脑，无疑会造成巨大的损失。

　　文档管理软件具有设置权限的体系，文档创建者或管理者有权决定不同的文档共享给哪些不同的用户。不同的用户可以有不同的权限：用户是否具有编辑修改的权限，用户是否具有打印拷贝的权限，用户是否具有只读查看的权限，用户是否具有另存文档的权限。通过文档权限的设置，充分保证了文档的安全性。

　　第三，面对海量的知识文档，用户如何才能快速地定位、检索到这些内容呢?

　　企业文档在几百篇、上千篇的时候，员工还是能够清楚定位他想要的文章的。当文章的数量积累到几十万篇，甚至更多的时候，用户在检索这些文档的时候就会遇到困难，无法找到想要的东西，或者输入主题词后的文档远远超出需求，犹如大海捞针。

　　文档管理软件将员工机所有的文档都集中存储在一个服务器上，海量文档能够快速定位，通过关键字的查询能够在秒级找到需要的文档。

　　如果您的企业还是拘泥于传统的知识文档管理模式，在商业极其激烈的今天，你真的需要改变您的管理思路了，文档管理软件能够提高企业的核心竞争力，聪明的选择会事半功倍。