工程企业的行政专员如何配合完成跨班组人力协调-泛普软件

　　生产会上领导一句话“行政配合一下，把二项目部的人调一组过来”，我们行政部就得跑断腿。问题是，跑断腿不怕，怕的是跑完了还落埋怨。人到位了宿舍没准备好、考勤对不上、保险没查、退场的时候扯皮，这些坑我们挨个踩过。有些现在堵上了，有些还在跟生产部来回拉锯。

　　一、🧾生产会上点了名要调人，你这边后勤跟不上，人到位了也白搭

　　2019年冬天，三号项目抢地下室，生产经理老刘在会上撂了一句：“明早八点从二项目调八个木工过来，行政配合一下。”散会的时候我喊住他问具体几点到、带班是谁，老刘已经走到门口了，回头说了句：“你先准备着呗。”

　　我们三个人加班到晚上十一点。宿舍管理员老周骑电动车从家赶回来，进门就骂：“一年到头能不能有几天不折腾？”骂归骂，还是把库房里压着的四套被褥翻出来，又去隔壁标段借了三套。食堂那边答应加早餐，但第二天早上六点去敲门的时候大师傅忘了这事，又现开火煮的面。

　　这事之后我们跟生产部磨了两个月。我们提的方案是调人指令至少提前半天通知，老刘直接在会上拍了桌子：“施工是动态的，我上哪儿给你提前半天去？”最后各退一步——提前半天做不到的时候可以走紧急通道，但生产部经理本人要在调度单上签字。你猜怎么着？就一个签字，紧急调人的次数从一个月四五次降到了一两次。倒不是签字多管用，是老刘自己也嫌每次都要签，开始提前安排了。

　　二、❓人家借调来的班组，食宿、考勤、劳保用品找谁领，进门先卡在你这儿

　　去年五月，调来四个钢筋工，干了两天了，考勤机里没他们指纹。劳保用品是跟老班组凑合借的，安全帽戴着都不合头。第三天带班的老周找到行政部：“这几个人晚上还回原项目睡，路上来回一个半小时，早上根本起不来，迟到了两天也没人管。”

　　我当时愣了一下。调令是在生产群里发的，我们行政部不在那个群。这事最后闹到项目经理那儿，生产部说“调人的时候同步说了”，我说“你同步给谁了？群里有行政部的人吗？”项目经理看了一眼群成员名单，没再说话。后来定下来的规矩是调令必须抄送行政部，但说实话，这套规矩管了大概三个月，后来又有人开始只在生产群发。上个月还出过一次类似的事。

　　所以这个问题我没法跟人说“解决了”，只能说现在每来一个新人我们主动追着生产部问，不等人通知我们。不是最好的办法，但比干等着强。

　　三、📞调令单上光写了人数和工种，你发没发现连个带班电话都没留

　　“行政部吗？我们到了，在工地门口，找谁？”

　　我接这个电话的时候手上一张调令单，上面就一行：“调钢筋工三人，明日上午到。”连个电话都没留。那天门口等了将近一个小时才联系上调出项目的联系人，三个工人蹲在路边抽烟，眼神里就一个意思：你们到底行不行。

　　事后我找生产部管调度的老赵，提了六个必填字段：调入项目、工种人数、到达时间、带班姓名电话、调出联系人、预计天数。老赵第一反应是：“填这么多？我一天要协调多少人你知道吗？”我说你不用全填，把带班电话填上就行，剩下的我们行政部自己追。后来折中成了现在这样——带班电话和工种人数是必填的，剩下的缺了我们打电话补。这个规矩大概执行了七成，时不时还有人漏。

必填字段	漏填一次怎么处理
带班姓名和电话	没电话不放人进场，行政部不背这个锅
工种和人数	工种对不上仓库没法配劳保，错配的浪费算调出方

　　四、⚠️进场登记的时候你盯着他们保险和体检报告了没？

　　2020年出过一档子事，虽然不是我们项目，但全公司的行政专员都被叫去开了一天整顿会。兄弟项目借调来的一个水电工，干了第四天从人字梯上摔下来，颅骨骨折。送医院、报警、报保险，保险公司的回复冷到了骨头里：保单过期十二天，拒赔。最后公司赔了四十多万，项目经理年终奖全扣。

　　开完会回来，我们部门的小姑娘问我：“姐，以后保险过期的真不让他们进？”我说你记住一句话——你通融一下放进去，出了事躺在医院里的人不会替你说话，坐在仲裁庭上的人也不会替你说话。

　　但实际操作没有说起来那么硬气。去年有一个班组调过来，五个人里面两个保险过期，带班的堵在办公室门口磨了两个小时，说工期耽误了不是他的责任。最后怎么处理的？我在调令回执上写了两行字：“张三、李四保险过期，本人签字确认知晓，因未续保导致的一切后果由调出项目承担。”然后放行了。我不知道这样做对不对，后来也没出事，但那张回执我一直锁在抽屉里，想着万一哪天用得着。