沈阳OA信息化规划过程中应避免的七个方面
第一、知识供需失调,期望不一。
知识的供给端和需求端,对彼此的认知不同,过度的期望,往往是失望的开端。例如企业只求不断扩充知识库来源,希望员工多多吸取新知,却不问员工对新知的需求为何;或企业希望员工多多创作分享,却无法让员工解除对于分享知识的威胁感,都会让知识管理的推动遭遇到莫大的阻碍。
第二、过时的、无法即时传达的知识。
知识的效益是有时效性的。但"时效性"的定义,指的是使用者需要的时间,而不是信息本身发生的时间,新闻和历史都有其价值,但当使用者需要查阅某种特定条件下的资料,却无法即时回应给他完整的信息时,知识传递的效果便会大打折扣。
第三、无法解决实际问题或发挥效用。
知识库中的内容如果无法对工作者在工作上产生实质的帮助,解决特定的问题,或协助决策支援,即使拥有再多的资料,充其量也只扮演了图书馆的角色罢了。
第四、不正确的情境,不正确的形式。
以研发为主和以行销为主的企业,需要收集的信息及所要发展的知识当然不同;快速发展中的企业,以及有组织包袱的企业,所应该使用的知识传递方法,亦有所差异。知识库、电子报、讨论区、文件库、e-Learning等工具对于不同的知识内容,也都各有不同的适用领域和适用时机。
第五、传递给不正确的人。
生产、行销、人资、研发、财务等企业各功能,或专案组织成员,需求的知识当然不同,绝对无法满足所有人对特定知识的需求,应该是在有限的范围、有限的功能内,提供最完整的内容。而这也正是为什么近来企业入口网站 (EIP , Enterprise Information Portal)和知识管理系统如此密不可分的原因。
第六、使用率低的知识库。
任凭你考虑的多么细密,建置的多么充实,一个没有使用者棒喝的知识库,就没有任何价值可言。
第七、无法有效扩散、传播、分享。
将企业知识 e 化的终极目的,在于可以快速扩散、传播、分享、享受其经济效益。因此在权限控管范围内的特定人员,对于特定知识的分享及流通,应该拥有充分的自由,有关资料加密及保护的相关技术,则是另外的议题。如果你只是要记录和储存过去的文件和档案,那么你真正需要的应该只是文件管理的功能而已。
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