OA办公软件系统中任务管理是企业老板最关心的功能
OA系统在企业协作办公方面的应用,很重要的一个功能就是任务管理。
当然,为了体现“高大上”的形象,也有的OA系统称之为“项目管理”。但笔者认为这是一种哗众取宠的叫法,因为OA系统中的项目管理和独立的项目管理软件相差甚远。而且独立的项目管理软件又具有很强的行业特色,而OA系统中的项目管理却是通用的。
因此,笔者认为还不如叫任务管理更准确,这个功能设计的出发点就是以简洁的应用,实现任务执行过程中的进度管理、文档共享和在线沟通。没必要做得像项目管理软件那么复杂和行业化,自然也没有那么昂贵。
在国内领先的泛普软件OA系统提供的资料上,笔者看到其任务管理功能的设计理念非常具有代表性:任务管理的作用是实现团队高效率协作办公,它打破了行政部门和职位的壁垒,以任务组为单位,以目标为导向,注重任务的分解、协作、监督、反馈,以及绩效统计,大大提高任务执行效率。
下图为泛普软件OA系统中任务管理模块的具体功能,它的总体框架就是分配任务、接收任务、任务执行、任务验收、任务绩效:
在这个功能模块中,有一些关键点需要注意:
每个任务都可以分解成多个子任务,也可以分解为多级子任务。
任务的分配人、责任人、参阅人、监控人可以查看任务及其子任务的所有信息,包括任务进度、任务反馈、任务访问记录等,并能够实时在线沟通任务执行过程中的各种问题。
能够方便的实现任务责任人的变更。
任务完成时,责任人可以提交完成申请,由分配人进行最终的完成确认,也可以直接提交任务完成,无需任务分配人进行确认。具体方式由企业自主决定。
能够生成详细的任务绩效统计报表,可以按人、部门、公司、下属人员等方式,统计在一段时间内的所有任务的完成情况。
通过泛普软件OA系统中的任务管理功能,我们可以看到OA系统的主要作用,就是提供一个可视化的工具,实现各项任务的透明化管理。每个任务的所有信息,包括参与人员、沟通记录、相关文档、进度状况、变更信息等都一目了然,有据可查。
有了这个工具,每个人都可以清晰的管理以“我”为中心的各类任务,包括个人负责的任务、分配的任务。而且全方位的任务提醒、分颜色标注的任务进度显示、实时的任务绩效报表,都能够推动任务的有效执行。
善用OA系统中的任务管理功能,能够帮助企业打造高效的企业执行文化,以任务管理为核心,推动企业管理上一个新台阶。
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