提高企业云oa系统管理效率迫在眉睫

    如今,云OA系统已经成为企业的必需品,企业关注的是如何提高云oa系统的效率,从而实现IT资源利用率的最大化。国际知名调查机构Gartner调查发现,在云oa系统成本中,源自技术或产品(包括硬件、软件、云oa等)成本其实只占20%,而流程维护成本占40%,运维人员成本占40%。流程维护成本包括日常维护、变更管理、测试成本等;人员成本包括训练、教育、人员流失、招聘成本等。因此，如何提高云oa系统管理效率,降低运维成本是时下IT界和CIO最热门的话题之一。

　　一.传统云oa系统管理面临挑战

　　目前许多企业的云oa系统虽然已经实现从人工运维到计算机管理,但这只是处在“半自动化”的运维状态。因为这种云oa系统仍然是等到IT故障出现后再由运维人员采取相应的措施,所以传统被动的、孤立的、半自动式的云oa系统管理模式经常是让IT部门疲惫不堪，云oa系统管理效率极其低下。主要有以下几个方面:

　　(1)云oa系统人员被动低效率手工救火

　　在云oa系统过程中,IT员工被动低效率手工救火,只有当事件已经发生并已造成业务影响时才能发现和着手处理。这种被动“救火”不但使云oa系统人员终日忙碌,也使云oa系统本身质量很难提高,导致IT部门和业务部门对云oa系统的服务满意度都不高。目前绝大多数的企业的云oa系统现状是如此:①云oa系统人员日常大部分时间和精力是处理一些简单重复的问题;②由于故障预警机制不完善,往往是故障发生后或报警后才会进行处理,使到云oa系统人员的工作经常是处于被动“救火”的状态,不但事倍功半而且故障还常常会出现恶性连锁反应。

　　(2)缺乏一套高效的云oa系统机制支撑

　　目前许多企业现有的云oa系统机制存在如下问题:云oa系统管理过程中缺少自动化的运维管理模式,也没有明确的角色定义和责任划分,使到问题出现后很难快速、准确地找到根本原因,并及时地找到相应的人员进行修复和处理;或者是在问题找到后缺乏流程化的故障处理机制,而在处理问题时不但欠缺规范化的解决方案,也缺乏全面的跟踪记录。

　　(3)缺乏高效的云oa系统技术工具

　　随着信息化建设的深入,企业IT系统日趋复杂,林林总总的云oa设备、服务器、中间件、业务系统等让云oa系统人员难以从容应对,即使加班加点地维护、部署、管理也经常会因设备出现故障而导致业务的中断,严重影响企业的正常运转。部分原因是企业缺乏事件监控和诊断工具等云oa系统技术工具,因为在没有高效的技术工具的支持下故障事件很难得到主动、快速处理。

　　尽管云oa系统管理的技术在不断进步,但实际上很多云oa系统人员并没有真正解脱出来,原因并不复杂。目前的技术虽然能够获取IT设备、服务器、云oa流量,甚至数据库的警告信息,但成千上万条警告信息堆积在一起更本没法判断问题的根源在哪里。还有,目前许多企业的更新管理绝大多数工作都是手工操作的。即使一个简单的系统变更或更新往往都需要运维人员逐一登录每台设备进行手工变更,当设备数量达至成百上千时,其工作量之大可想而知。而这样的变更和检查操作在云oa系统中往往每天都在进行,占用了大量的运维资源。因此,实现云oa系统管理工作的自动化、提高云oa系统管理效率对企业来说已迫在眉睫。

　　二.为什么自动化是云oa系统的发展趋势？

　　(1)为什么云oa系统需要自动化？

　　现在随着云oa系统管理工作的复杂度和难度的大大增加,仅靠过去几个“运维英雄”或“技术大拿”来包打天下已经行不通了,企业开始需要运用专业化、标准化和流程化的手段,来实现运维工作的自动化管理。因为通过自动化监控系统能及时发现故障隐患,主动的告诉用户需要关注的资源,以达到防患于未然。例如,全天候自动检测与及时报警能实现云oa系统的“全天候无人值守”,大大降低云oa系统人员的工作负担。而且,通过自动化诊断能最大限度地减少维修时间,提高服务质量。因此, 对于越来越复杂的云oa系统来说,将纯粹的人工操作变为一定程度的自动化管理是一个重要发展趋势。

　　首先,云oa系统流程自动化能够提高流程的可控性,可以基于业务需求来制定个性化的流程,使企业领导有机会看见他们的业务流程,对企业流程有一个深刻的分析和理解,进而改造和优化流程。其次,云oa系统流程的自动化能提高透明度。因为随着业务需求1的变化可能会有多个版本出现,手工流程的不透明将会给流程定制和优化带来相当大的困难,而自动化流程可以使用户能够一目了然的看到整个流程的各个节点运转情况,自动化工具潜移默化地提升业务保障能力。再者,运维系统实行了自动化监控以后,通过工具自动监控对人的工作是一种减负,也是一种降低成本的表现。

　(2)云oa系统自动化管理的具体内容

　　云oa系统已经在风风雨雨中走过了十几个春秋,如今它正以一种全新的姿态摆在我们面前--自动化,这是IT技术发展的必然结果。现在,IT系统的复杂性已经客观上要求云oa系统必须能够实现数字化、自动化维护。所谓云oa系统管理的自动化是指通过将日常云oa系统中大量的重复性工作,小到简单的日常检查、配置变更和软件安装,大到整个变更流程的组织调度,由过去的手工执行转为自动化操作,从而减少乃至消除运维中的延迟,实现“零延时”的云oa系统。

　　简单的说,云oa系统自动化是指基于流程化的框架,将事件与IT流程相关联,一旦被监控系统发生性能超标或宕机,会触发相关事件以及事先定义好的流程,可自动启动故障响应和恢复机制。自动化工作平台还可帮助云oa系统人员完成日常的重复性工作(如备份,杀毒等),提高云oa系统效率。同时,云oa系统的自动化还要求能够预测故障、在故障发生前能够报警,让云oa系统人员把故障消除在发生前,将所产生损失减到最低。

　　对于企业来说,要特别关注两类自动化工具:一是云oa系统监控和诊断优化工具;二是运维流程自动化工具。这两类工具主要应用于:①监控自动化,是指对重要的IT设备实施主动式监控,如路由器、交换机、防火墙等。②配置变更检测自动化,是指IT设备配置参数一旦发生变化,将触发变更流程转给相关技术人员进行确认,通过自动检测协助云oa系统人员发现和维护配置。③维护事件提醒自动化,是指通过对IT设备和应用活动的时时监控,当发生异常事件时系统自动启动报警和响应机制,第一事件通知相关责任人。④系统健康检测自动化,是指定期自动地对IT设备硬件和应用系统进行健康巡检,配合云oa系统团队实施对系统的健康检查和监控。⑤维护报告生成自动化,是指定期自动的对系统做日志的收集分析,记录系统运行状况,并通过阶段性的监控、分析和总结,定时提供云oa系统的可用性、性能、系统资源利用状况分析报告。

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