全面提醒，看协同协同管理软件的提醒机制

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    提醒机制是协同OA系统设计中很小，甚至可以说很不起眼的一项工作，但它的作用却非常重要。正所谓细节决定成败，优秀的提醒机制设计可以显著提升协同OA系统的实用性、易用性，让系统的使用更加顺畅，更加人性化。

    我们以华天动力协同OA系统为例，看看协同OA系统的提醒机制设计。完善的提醒机制包括三个内容、四个阶段和四种形式：

    1、三个内容：

    1）信息提醒；指OA系统内部的消息、通知、文件等阅读提醒；

    2）文档提醒；指OA系统内部共享文档的上传、更新、删除等提醒；

    3）工作提醒：指OA系统内部的审批、任务、日程、会议等工作提醒。

    2、四个阶段：

    1）开始前提醒：一般用于工作的待办提醒；

    2）结束前提醒：指工作即将到期时的提醒，或流程审批进度提醒：

    3）超期提醒： 指工作未及时完成的提醒；

    4）完成提醒：指流程结束的提醒，或文件的已读提醒，或任务的完成提醒；

    3、四种形式：

    1）消息提醒：指通过OA系统内部的短消息、弹出窗口等进行提醒；

    2）电子邮件提醒：指通过外部电子邮件进行提醒；

    3）手机短信提醒：指通过手机短信进行提醒；

    4）周期提醒：指对周期性日程，或某项任务进行周期性提醒。

    显然，看起来很简单的提醒功能，其实需要有一整套完善、严密的体系来支撑，缺了其中的任何一点，都可能导致系统的不完善，造成工作延误和不必要的麻烦。

    下面，我们以华天动力协同OA系统的几个提醒画面为例，看看提醒机制在企业中的具体应用情况：

    1、信息提醒：

    当你发送一个通知的时候，可以选中“收到后给我一个回执”，这样当接收人看过通知后，系统就会自动给你发一个已读回执，让你心中有数。

    如果你选中“发送手机短信”给某人，那么该人的手机上就会收到一条短信，提醒他到OA系统上查阅通知。当然，如果他不在公司，或身边没有电脑，还可以直接通过手机登陆OA系统，在第一时间直接查看通知内容。

    2、文档提醒：

    在“文档中心”功能中新建文件夹的时候，就可以设置该文件夹内文件的提醒设置，你可以选择提醒的方式，以及提醒人。

    3、工作提醒：

    华天动力协同OA系统在系统主界面提供了多达五种提醒方式：

    1）系统页眉位置的提醒；

    2）所有待办审批的提醒；

    3）所有待办工作的提醒；

    4）弹出窗口提醒；

    5）短消息提醒；

    如此强大的提醒方式，看来你想偷懒都不容易了，不管你在哪里，工作都会找到你。

    4、工作提醒

    在为自己或下属安排工作时，你就可以设置多种提醒方式。包括提醒的发送方式，以及是开始前提醒、结束前提醒，还是超期提醒，每一种提醒方式，还可以设置提醒周期和重复次数，如下图示：

    另外，系统里面还有一些单独设置的提醒方式，如入职提醒、生日提醒、日志提醒等，这就不再一一说明了。

    这么多提醒方式，会不会乱套了呢？当然不会，因为所有的提醒都是为方便工作而设置的，而且所有的提醒方式都是可选的，你可以选择最适合自己的提醒方式。