中小企业OA系统方案选型的误区

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　　目前国内很多企业实施了OA系统，但在选与被选之间总有诸多的"不对称"。企业在OA系统选型中存在的误区究竟有哪些呢?

　　误区一、认为OA系统就是行政办公、收发文。 在OA系统刚刚出现的时候，应用于企业的并不多。所以人们认为OA系统并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用，也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA系统的逐步发展，企业成为OA系统应用的广泛对象，OA系统也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，OA系统发生了质的变化。作为办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统才有生命力。

　　误区二：认为OA系统只是文件的审批和管理。 OA系统不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。比如：在OA系统的应用企业中，很少企业抛弃报销，借款，付款等审批流程。因为电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。这样快速解决了员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题，很多企业便通过首先应用财务报销流程推动了OA系统在公司整个流程的应用。

　　误区三：认为OA系统是ERP的一部分，认为OA系统很简单，是从属于其他系统。 OA系统与ERP的发展思路和管理思想完全不一样，OA系统注重对人和过程的管理，通过管人来管理具体的事务，这些事务每天都可能在变化，所以OA系统强调灵活性和协同性。同时OA系统的牵涉的范围比ERP要广得多，涉及到各个部门的应用，所以OA系统需要门户，不同用户，不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息，没有权限的信息都看不到。作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持，以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA系统现在的发展趋势是成为协同管理平台，作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

　　误区四、认为OA系统的终极目标就是手工转为电子化。 协同OA系统作为一个管理软件，一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值。手工转为电子化只是OA系统的第一步，对管理层来说，企业实施OA系统是需要花费很大的人力，物力，财力去实现，关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。

　　所以OA系统对企业管理核心有几方面：

　　第一：提升企业办公效率同时，重在执行力的提升;

　　第二：为企业战略发展和管理服务;

　　第三：规范公司管理;

　　第四：信息的沟通和共享;

　　第五：知识的沉淀和痕迹的保留;

　　第六：加强对员工日常行为的考核。

　　误区五：认为OA实施很简单，是信息部门的事情。 OA系统作为管理软件，最终应用到企业，软件只是一个工具，关键靠人去用，企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度，以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力，两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动，最终只会导致在整个公司应用的失败。

　　误区六：认为OA系统马上就可以见到效果，认为OA系统可以一蹴而就。 OA系统实施是一个系统工程，需要整体规划，分步来实施。很多企业因为对OA系统的规划不了解，在选型过程中误以为满足现在的需求就可以，所以导致 OA系统在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好，然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上，分步实施需要的功能。

　　企业信息化是企业发展的必经之路，推广和实施OA系统，根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善，促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA系统或OA系统的选型过程中必须立足企业的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA系统真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发，从企业战略出发，选择企业所需要的OA系统。