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OA办公软件系统

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成熟的办公自动化OA系统具备哪些条件

更新:2019-05-11 17:40    来源:泛普软件 · hs

   办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。

  办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平,那么成熟的OA系统应具备以下方面技术的支持:

  1.支持协同工作和移动办公

  传统上的管理信息系统或办公自动化应用将重点放在信息的输入输出、存储和检索。这无疑是十分正确的,但是传统应用系统在帮助用户“产生”和利用信息则支持不够,不能满足办公自动化的全部功能要求。

  在日常办公中,办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见,才能做出某种决策(即“产生”信息的过程)。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”(工作流是其中一种相对有序的协同工作方式)。随着网络技术的发展,异步协作方式如电子邮件、网络论坛等,以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工.作方式,它们打破了时间、地域的限制,使人们可以随时随地参加到协同工作中去,大大提高了工作效率。

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  移动办公也是办公自动化的重要手段。传统的办公自动化系统限定了最终用户只能在办公室里才能访问和利用信息。可是,办公人员特别是领导由于其工作性质,需要经常外出,此时他就无法享受到信息技术带来的好处,甚至还可能造成工作的延误。例如,我们经常会遇到某项重要工作需要领导最终决策的情况,可是由于领导没有上网的手段或者应用系统不支持远程拨号连接,领导无法及时得到所有信息因而造成不必要的耽搁甚至损失。所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段,他可以远程拨号或登录到出差地的网络,通过电话或者广域网络,随时可以访问到办公自动化系统;为提高工作效率和减少费用,办公人员还可以选择“离线”工作方式,即将需要处理的信息先下载到本地便携机上,然后切断连接,“离线地”处理信息,例如他可以在旅途中批阅公文,起草电子邮件等,工作完毕后才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。

  在网络时代,对信息的利用已不仅仅只是关注于信息本身了,为提高信息的利用率,必须而且也有了充分的技术可能性可以更好的支持人们的工作手段和习惯。所以办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。

  2.安全性控制功能

  办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密,而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的,因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。

  机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户入侵、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大,难以被攻破,而且也不许足够灵活,方便使用者掌握和利用。

  当然,安全性的完整实现有赖于制定和执行严格的规章制度与管理制度。

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  3.与其他业务应用系统的集成

  办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统,如MIS、专业应用系统如财务管理系统、人事管理系统等,它们与办公自动化系统是互相联系的,例如专业应用系统的统计结果报表成为办公自动化应用系统的一项办公信息,反之办公自动化系统的一项输出如正式公文是专业应用系统的信息计算与处理依据。因此办公自动化系统必须能够集成单位内容的其他业务应用系统。

  事实上,从用户使用角度出发,“数据存访中心”的概念可以最大限度的提高应用系统的友好性和易用性。也就是说,用户只需要访问一个系统,就可以访问到所有他所需要的信息,包括办公信息、业务数据。办公自动化系统应该成为这样的“存访中心”,也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。

  无疑,办公自动化系统的发展一定是既从功能上逐渐完善、强大,而且从易用性上也越来越友好和方便。

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