会议管理

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实现对实际会议的从召集、准备、召开、记录等一系列现实操作的网络模拟管理。同时实现会议记录归档的功能。会议管理系统实现对所有会议的管理，主要对计划会议和日常会议进行管理,实现会议安排的起草、审批、会议通知、会议纪要和出勤记录进行管理。

可由管理员自定义流程并配制具体的环节。管理内容包括会议室基本资料，即名称、地址、面积、容纳人数、设备状况（投影仪、电脑、电话、网线等），状态等等，用户可以通过会议审批流程完成会议室的申请、审批、预定及准备等工作，会议审批内容包括：主题、时间、与会人员、人数、所需设施、预计时间、重要程度等等内容。同时用户还可以查询会议室的使用情况及申请状况。并能对会议室的使用情况做统计分析。流程如下图所示。
 

具体过程如下：

（1）、会议计划

提供计划会议的汇总、审批功能，各处室每年初指定一个时间上报会议计划，发送到综合文秘，由综合文秘进行汇总，提请公司领导审批，审批后返回各处室作为一年召开计划会议的依据，审批后的会议计划作为全年计划会议的初始资料，供以后开会统计、比较用。

（2）、提出议题议程

会议主办单位负责起草会议安排，确定会议议题、议程、内容、参加人员、类别（计划内，计划外，日常会议）等，通过领导日程安排系统的参考来确定会议的时间，保证有关领导参加会议并根据情况确定会议地点。

（3）、会议地点安排

由会议主办单位负责落实会议地点，计划（含计划外）会议由主办单位自行确定会议地点，日常会议要预定会议室，填写会议室使用单。系统提供会议室自动安排功能。对已安排好的会议室，综合文秘有权作调整。

（4）、会议审批

填好会议安排后，计划会议提交办公室审批。计划外会议提交相关领导审批。日常会议不用审批。会议安排以电子邮件方式通知与会人员。若未通过审批，则驳回结束。

（5）、发会议通知

会议安排以电子邮件方式或短信方式通知与会人员。

（6）、回复

与会人员接到会议通知后，即可回复会议主办单位参加与否。

（7）、会议记录

会议举行时，由大会秘书记录签到，统计会议出勤情况，由专人录入会议纪要和决议。

（8）、校对

会议纪要整理校对。

（9）、归档

将会议过程记录文件归档。

（10）、查询和统计

提供对会议情况的查询和统计功能。

（11）、会议决议执行情况汇报