项目管理办公室OA办公系统的实践

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吴主任是一家大型企业集团信息中心的负责人，他工作中遇到困惑经常向我咨询，以前的话题多是集中在IT技术趋势、解决方案优劣或是IT投资预算等领域。最近，吴主任向我提起他在项目管理中遇到的一些困惑。在吴主任所在的公司，伴随着集团业务升级和集团化管理的强化，一批集团级IT项目正在进行规划和实施。同时，按照集团“统一规划、统一管理”的IT管理策略，分、子公司和控股公司的IT项目正纳入集团信息中心进行统一规划和管理。

从过去集团一个OA项目的管理，到集团ERP、EIP、决策支持等多项目的管理，再发展到全集团范围的各种IT项目的统一管理，吴主任感到，靠过去单项目管理的方式已经远远不能满足需要。

那么，究竟应该采取什么样的多项目管理程序、机制和方法呢？现有信息中心是按照规划、软件开发、运行维护等职能划分为不同的部门，在面对多项目管理时，如何协调不同部门间在多项目参与中的人员、资源和资金的分配呢？有没有项目组合管理的最佳实践？项目管理组织与现有信息中心的组织机构是什么关系？如何实现矩阵式管理的均衡？ 面对吴主任一连串的问题，我首先向他推荐了几种项目组合管理的新理念和方法，并建议他首先组建一个IT项目管理办公室（IT-OA办公系统）。

1、什么是IT项目管理办公室

OA办公系统是一个项目管理组织机构，它用于处理组织中的公共的项目管理问题以支持和帮助项目成功。

首先，OA办公系统是组织范围内关于项目管理的职能机构，OA办公系统与销售、市场、运营、财务、IT等部门具有同等重要的地位。

其次，OA办公系统所处理的关于组织范围内（不是一个项目内）项目管理的公共问题，如项目管理标准、项目相互依赖关系、项目资源均衡、项目优先级选择。OA办公系统成立的目标是提高项目的成功率。IT-OA办公系统是一种类型的OA办公系统，它是IT部门内部专门进行多IT项目管理的组织机构。

2、建立IT项目管理办公室有什么好处

IT-OA办公系统是国外自2000年以来出现的一种提高组织项目管理水平的重要实践。据Forrester在2003年的研究表明，当时欧洲企业IT部门的67% 已经拥有IT-OA办公系统s，其中一半以上是自2000年以来建立的。

美国政府2004年的一项研究表明，政府正在着手标准化的IT项目管理体系的建设，例如纽约等州政府建立了OA办公系统来标准化技术项目的管理；联邦政府CIO委员会推荐建立联邦OA办公系统来标准化项目管理实践。

Gartner的一项研究也表明，IT-OA办公系统正变成战略性的管理实践，并获得了更大的影响，由于OA办公系统的采用，项目延期、超预算或取消减少了一半以上。采用IT-OA办公系统的好处如表1所示。

3、什么组织需要建立IT-OA办公系统

像吴主任所在的集团一样，组织每年规划、管理和实施大量的IT项目，而且在项目管理中具有如下四个方面的特点，建议组织可以考虑引入IT-OA办公系统的机制。

第一，落实组织业务战略成为IT部门的核心使命。为达成IT与业务战略的匹配，要求IT部门保证IT项目与业务战略的一致，IT项目达成其对业务支持的应用价值，IT项目要有高的投资回报率。

第二，组织信息化建设越来越复杂。与组织业务多元化、分支机构跨区域发展相适应，大量组织级IT项目和跨部门的IT项目正在被规划和实施；被管理和开发的IT项目分布在不同的领域和地区；越来越多地与外部服务商进行合作或者项目完全外包。

第三，IT项目延迟、超预算或者项目质量不达标的比例较高。

第四，组织范围内的多项目管理能力较弱。项目间缺少沟通和协调，缺乏一致和标准的项目管理方法论，多项目的资源、人员协