根据企业需求选择办公系统

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　　有不少企业将办公系统束之高阁，办公系统成为了一个鸡肋，“弃之可惜，食之无味”那么为何会出现这样的情况呢?有两个方面的原因，一是企业没有选择好适合企业自身发展的办公系统，另外一个原因就是企业高层管理思路不清晰。
　　目前国内的办公软件虽然形态各异，还是难以避免同质化现象的出现，这在不同程度上为企业选型带来了困扰。一个协同办公项目在招标过程中，往往会出现多家协同办公系统厂商竞标，这有一定的好处，企业可以择优选择。但问题在于竞标办公系统厂商往往会站在自己的立场描述自身产品的优势，迎合客户的长远规划，为其勾勒出一副宏伟的蓝图。这时企业早已将自身需求抛到脑后，“这山望着那山高”的心态最终导致迷失在各种协同办公中，结果便是由于耽搁时间太久，只能仓促的结束了这场选型的拉锯战，盲目的上了协同办公项目。但项目验收后，办公软件厂商不再提供后期服务，这时的企业才恍然大悟这套协同办公系统不适合企业发展和管理模式。
　　另一方面，企业本身也有着不可推卸的责任。在信息化过程中，往往是一个模糊的开始，在信息化项目推进过程中，理论、思想、技术、知识体系也都在不断发生变化，效果与初衷会发生很大变化，因此，动辄“三年、五年”的信息化目标对于企业信息化主管来说并不完全适用，明确提出几年后要达到什么样的效果，尤其是数字上的效果更不可取。“目标量化”已经成为企业用户的通病。而且，从国内企业自身的管理体系现状来看，许多企业与国际先进管理思想还存在着较大差距，大跃进式的信息化改革很难在企业内部行之有效的推广开来，上了一套办公系统，而员工之间还在使用MSN或QQ等即时通讯工具交流的情况比比皆是，办公软件成了一个“花瓶”，似乎只是CIO讨好老板的工具，“弃之可惜，食之无味”。
　　造成这种鸡肋局面，主要还是由于企业对用户实际需求，或者说是核心需求的理解不清。因此解决办法就是上一套协同办公系统之前，协同办公系统厂商应该先确定企业需求，如果是用户明确的需求可以用现在的产品解决那就可以直接用现在的功能模块，如果是达不到的要求还可以进行二次开发，这样就可以通过现有功能和二次开发解决掉用户的全部问题。实现用户想达到的效果。
　　明确需求之后，办公系统不仅提供一个数字化的虚拟企业环境，解决企业管理过程中繁琐的事件，使复杂的事件延着既定的规则获得解决，从而将企业员工从重复的劳动中获得解脱，将精力放在工作的改进和创新上，也将企业管理者从繁杂的小事中解脱出来，使其能够更关注企业的战略规划和发展，真正获得员工与组织的和谐快速发展。