成本控制的数字化管理

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    当前我国建筑行业竞争十分激烈，如果不能采用先进的数字化手段加强管理，就很可能会入不敷出。这就要求一个建筑企业在保证工程质量、工期等合同要求的前提下，借助现代信息技术，进行人员的合理配置、生产要素的优化组合，并对项目实施过程中所发生的费用，通过计划、组织、控制和协调等活动，以尽可能地降低成本，实现预定的成本目标。 
    计算机数字化处理的潜在作用显而易见，它通过对每个部门、每项工作、每个员工流转的各种数据进行及时采集和数字化分析处理，能使整个项目的信息在完成最基础的搜集、分类、保存后，有一个更高效、透明的平台进行处理、交流和控制。数据化管理的结果可以大大提高基层员工的工作效率、保证中层管理人员的信息准确，并极大地避免高层管理人员的决策失误。  
    成本数字化管理的前提 
    项目成本控制中的信息资源。传统的工程项目成本控制的主要对象是人、财、物，因此其管理活动也主要围绕着这三种资源来展开。随着企业信息化和管理水平的不断提高，现在普遍形成了这样一种共识：信息也成为一种资源，同时是一种非常重要的资源。例如，一个建筑工程项目对种类繁多的建材需求数量究竟是多少？是开工前就有个准确、清晰的预算，还是开工后根据需要不断追加建材投资？还有对各工艺、工种的设备及人员配置，能否做到并驾齐驱、见缝插针，很大程度上取决于这些信息的科学运筹和管理，这都是貌似无形的信息资源发挥的重要作用。 
    项目成本控制的数字化管理。数字化管理的对象是发生在整个工程项目过程中的基础数据，如果没有这些基础数据，数字化管理如同无米之炊，只能成为空中楼阁、流于空谈。这些基础数据包括一个建筑工程项目所涉及到的全部数据，诸如各类技术、施工、经营、管理、后勤等人员信息；所需的全部资金投入信息；各工种发生劳务费用、各种建材采购费用以及涉及到的全部自有设备摊销费用、租赁设备费用等信息。可见，通过信息资源可以把人、财、物资源有机地整合，从而使四者成为一个有机整体，相互作用、相互促进。 
    但是，有了基础数据并不意味着完事大吉了，还必须要求这些数据准确、翔实、可靠，即把它们输入到计算机之前，一定要经过及时、严格的手工处理，坚决杜绝“脏”数据进入计算机。这一步是至关重要的，并且也是必不可少的一步，更是计算机不能替代的。因此，基础数据管理是决定数字化管理成败的关键。 
    经过严格加工整理后的基础数据数量庞大、种类繁杂，如何进行管理呢？这就需要信息化手段了，即借助计算机及网络技术。具体地，要通过数据库技术，把这些数据有机地组织、存储起来，并实现高效检索和便于共享。在此基础上，还要求拥有一个功能完善、性能优越的信息处理平台，这个平台的研发需要专业的信息技术人员来参与，现实中可以共同开发，也可以进行外包。 
不管如何进行平台开发，但是信息系统开发的基本规律必须遵循：在对工程项目成本控制进行深入的现场调研、深刻的用户需求分析的基础上，经过周密的系统分析和系统设计，建立科学的数据模型，明确系统软件架构（见图1），再辅之健壮的计算机网络及硬件配置，这个系统应该具备一定的前瞻性和良好可维护性，来较为从容地应对将来随着市场、业务变更，可能导致系统可用性下降的被动局面。接下来，就需要进行规范的程序设计与编制，之后一定要进行严格的系统测试，充分验证是否满足系统研发上游提出的需求，再经过与手工系统平行运行一段时间之后，就可以完全切换到数字化管理阶段。 

    图1  系统设计模式示意图 
    最后，还要有一支过硬的技术、管理团队，一定要得到领导的有力支持，特别是一把手要亲自挂帅。现实中，不少失败的案例都是因为数字化管理没能成为真正的一把手工程。 
    数字化管理在项目成本控制全过程的应用。成本管理和控制的全过程虽然非常复杂，涉及的人员、要素很多，而且周期长、不可预见性大。但也存在一定的规律和章法：只要在工程项目实施过程中，重视事前计划控制、加强事中过程控制、健全事后纠偏控制，使之形成一个良性、动态的反馈、循环控制过程，充分利用现代管理方法和技术手段，将数字化管理贯穿到每一个环节，就能够顺利实现保证质量、控制成本，提高经济效益的目的。 
通过数字化加强事前控制来源：www.examda.com  
    数字化处理平台的确立。工程建设之初，建立专属于本项目和所涉及的各方的信息交互网络平台，并保障时时畅通，此平台将是用于解决未来施工过程中协调关系、沟通信息、确定方案的最直接的方式。可以避免因信息传递的不对等引起的时间延迟和各方决策方案的不统一，提高工作效率。 
    上面已经谈到，这个平台通过数据库技术对工程项目中的全部数据，包括人、财、物信息进行统一管理和操作，从而实现数据处理的规范与完整，并且通过计算机网络技术搭建的局域网实现数据的快速传输与共享。 
    通过数字化管理的高效处理及时确定责任成本。组织公司经营部成员和项目部经理及经营人员分析招投标文件、合同等全部相关资料，严格核对实体工程量，按照最新的施工组织设计，最近的市场信息，编制责任成本核算书总表，在进行计算机数字化终端处理时，按照各个单位、单项工程、各个专业，分劳动力、材料、机械、设备、措施费、现场经费、企业管理费等列制分表。 
具体地，通过建立科学地经济模型，通过线性与非线型预测，找到盈亏平衡点，然后进行成本分解，落实各个子目的成本，从而实现在对数据进行高效及时处理的前提下，明确各个环节的成本。 
    在此基础上，还可以通过数字处理平台能够迅速组织员工，将相应信息真实准确的反馈到集团总公司推行的项目管理软件中，使之能够行使监管、比对的职能，达到控制总成本的目的。 
    通过数字化管理加强劳务分包合同管理。通过数字化高效管理，能够迅速地加强资格预审程序，选取合格劳务分包方，重视分包队伍的能力、规模与近年业绩。在招标过程中，切实作到公平诚信，确保优秀的队伍能够参与竞争并中标，在工程施工之初，就打下良好的基础；另外，能够在劳务队伍实行建筑平米包干价格，合同条款表达清晰，有效减少合同外立项，便于现场管理、减少双方争议、控制结算价格；还可以对所有辅料、小型机具实行承包责任制，减少项目部为此发生的采购保管费用、维护修理费用。 
    在计算机处理过程中，劳务分包合同的管理主要通过对非结构化文档（表现形式可能是Word或Wps文档、Excel表格、甚至是E-mail等多种形式）进行处理，即实现公文的自动流转，减少经济损失、提高经济效益。