资料管理软件

资料管理系统过程中需重视的四大问题

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性，优越性，所以越来越多的企业正在逐步推广档案数字化的管理模式。但是，企业档案数字化在普及的过程中，还是不可避免存在一些问题的，所以，想要让档案数字化取得一定的效果，那么，还必须重视到以下几个问题。

　　一要尊重室藏传统载体档案的历史。在档案数字化过程中要特别重视保持传统载体档案的外部特征，因为其包含着丰富的历史信息。要注意不能用现在的管理思维和管理标准将企业各个历史阶段的档案进行数字化，抹杀档案的历史原貌，要对不同历史时期的传统载体档案分阶段数字化，保持数字化前后档案外貌特征的一致性。

　　二要重视对档案数字化的规划。档案数字化是一个系统工程，必须进行成本核算，考虑投入产出。企业要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近期和远期目标。规划中要明确哪些档案需要数字化以及哪些档案需要优先数字化。

　　三要重视对传统载体档案的鉴选。要充分考虑哪些传统载体档案需要数字化，确保有较高利用价值的档案在数字化后能发挥更大的作用。档案数字化鉴选要考虑三方面的因素：具有较高利用价值的档案应进行数字化转换，以便利用者能得到快捷方便的服务，充分发挥高价值档案的作用;对形成时间早、破损严重的档案应进行数字化转换，防止珍贵档案缺失;企业自身形成的档案应进行数字化转换，为企业未来发展提供更翔实的数据资料。

　　四要重视档案数字化的成本核算。目前，将室藏传统载体进行数字化的费用较高，并且传统载体档案数字化后必然要支付一定的费用对大量的数字文件进行管理和维护。数字化后电子文件的保存需要进行持续管理，其中包括数据完整性的核对、载体老化的评估和数据的迁移，等等。如果不加强核算，不考虑转换以及后续维护成本而盲目对档案进行数字化，有可能导致数字化成果在若干年后完全无法使用，这将是一笔极大浪费。

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发布：2007-04-15 11:34 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]