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两种档案整理方法如何进行

　　企业在发展壮大的过程中，会积累很多有意义有价值的资料，这些资料被称之为档案，随着档案的不断增多，必须对档案进行整理。档案整理是对存档的文件或案卷进行分类、编号、著录、标识、包装、编制目录和排列上架等整个智力劳动过程。目前，档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。以“卷”整理将形成文件级、案卷级两层目录，以“件”整理的将形成一文一件的单层目录。那么这两种档案整理方法具体如何进行呢?

　　按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：

　　(1)对归档文件逐件装订固定;

　　(2)对归档文件以“件”为单位进行保管期限分类;

　　(3)对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，对成套性文件材料要相对集中;

　　(4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”并填写有关栏目的内容;

　　(5)编制归档文件目录(包括提炼题名、作者等);

　　(6)将归档文件按连续件号顺序装盒。

　　按“卷”整理是一种传统的方法，主要步骤有：

　　(1)分类。分类方法有多种，常用的是年度分类法和问题分类法。

　　(2)组卷(即组成案卷)。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料按照专门的程序检查调整后组合在一起，便于保管和利用。

　　(3)卷内文件材料排列，要求按文件形成的时间先后或重要程度排列;

　　(4)根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号;

　　(5)编制卷内目录和备考表;

　　(6)按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放人档案盒内;

　　(7)拟写案卷标题，填写案卷封面;

　　(8)案卷排列与编号。

　　(9)编制档案案卷目录。

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发布：2007-04-15 11:33 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]