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档案整理以件为单位的操作方法

进行档案管理方法有很多种的，下面主要分享以“件”为单位的档案整理方法，在实际操作中主要有以下几大步骤

    (1)修整装订
    修整以不改变文件内容为前提。内容包括修裱，复制，去除金属物，对过大的文件进行折叠等。
    归档文件材料修整完毕后，使用符合档案保护要求的装订材料对其进行重新装订，固定文件页次，从实体上最终确定“件”的形态。
    装订前首先对文件进行排序，一般顺序如下:正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后;汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，作为首页加盖归档章。
    各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件。简报一期一件。会议文件每份文件为一件。会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本(册)为一件。重要文件(如法律、法规等)须保留历次修改稿的，其正本为一件，历次稿(包括定稿)为一件。
    装订方式的种类很多，有线装、穿孔式、袋装式、变形材料夹别式、粘接式、铆接式。

    (2)分类
    归档文件分类的方法通常有三种:年度分类法、组织机构(问题)分类法、保管期限分类法。在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况极少，通常是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。
    三种分类方法可组合成多种复式分类法，如:“年度一机构(问题)一保管期限”;“保管期限一年度一机构(问题)”;“机构(问题)一年度一保管期限”。
    档案数量比较少、内设机构简单的机关可按“机构(问题)一年度一保管期限”;“年度一保管期限”;“保管期限一年度”等。

    (3)排列
    归档文件分类后，在分类方案的最低一级类目内，将归档文件结合事由按时间顺序或重要程度进行排歹a。排列的实际操作体现为两大步:先按事由原则，将属于同一事由的文件按时间或重要程度排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。
   不同事由间的归档文件排列方法有:
    第一，按事由办结时间的先后顺序排列。
    第二，按事由的重要程度排列。
    第三，按事由具有的共同属性分别集中排列
    一般会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件可集中排列。

    (4)编号
    归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以。
    归档章设置的必备项目:全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号，编号时必须填写。设置的选择项目:机构(问题)，采用“年度—保管期限”两级分类的单位，不需填写此项。

    (5)编目
    编目是指编制归档文件目录。归档文件目录以件为单位，按室编件号顺序逐条编目，一件只体现一个条目。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
    归档文件目录应装订成册，一般一年一本。归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。

    (6)装盒
    装盒是将归档文件按室编件号顺序装于档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的过程。档案盒由档案行政管理部门监制。
    档案盒封面项目仅有:全宗名称。
    档案盒盒脊项目包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、

发布：2007-04-15 11:38 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]