浙江省盐业集团公司（省盐务局）公文处理办法

关于印发省盐业集团公司（省盐务局）公文处理办法的通知

浙盐司办发〔2014〕1号

各市、县（市、区）盐业公司（盐务局），集团公司所属各子公司，总部各部（处）室：

现将《省盐业集团公司（省盐务局）公文处理办法》印发给你们，请在公文和公务活动中规范使用。

附件：省盐业集团公司（省盐务局）公文处理办法

浙江省盐业集团公司

2014年1月27日

附件

省盐业集团公司（省盐务局）

公文处理办法

第一章  总  则

第一条  为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）以及《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）要求，结合我省盐业实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的公文（包括电报，下同），是浙江省盐业集团有限公司（以下简称集团公司）和浙江省盐务管理局（以下简称省局）在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行使管理职能和进行业务活动的重要工具。

第三条  公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和集团公司（省局）秘密的安全。

第六条  集团公司（省局）总部各部门负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对部门公文处理工作的领导和检查。

第七条  集团公司（省局）办公室（党委办公室）（以下统称办公室）是公文处理的管理机构，主管本公司（局）的公文处理工作，并对集团公司（省局）总部各部门及所属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第八条  集团公司（省局）总部和所属单位既要做好纸质公文的管理，也要规范应用电子公文处理技术，逐步实现办公自动化和无纸化公文处理。

第二章  公文种类

第九条  集团公司（省局）公文种类主要有：

（一）决议

适用于集团公司董事会、班子办公会、党政联席会、党委会和纪委会讨论通过的重大决策事项。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向社会宣布重要事项或法定事项。

（四）通告

适用于公布集团公司（省局）各有关方面应当遵守或周知的事项。

（五）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和相关部门的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（七）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（十一）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，或报送报表、有关文字材料等。

（十二）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式和排版

第十条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）涉秘公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化筒称；联合行文，主办机关排列在前。

（五）发文字号应当包括集团公司（省局）发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（七）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（八）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。集团公司（省局）所属单位的规范化简称详见附2。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前，注明附件顺序和名称。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十一）公文除纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。电子公文应当加盖电子印章。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

（十二）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十二条  公文排版。本办法对常用公文要素排版作了规定，其他要素的版式参照《党政机关公文格式》国家标准执行。

（一）公文用纸及版面尺寸：一般采用国际标准A4型(21Omm×297mm)，左侧装订。公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整，以保证正文最后一页有公文的正文内容。

（二）公文用字要求：除特殊规定的公文外，标题统一使用2号小标宋体字；正文部分统一使用3号仿宋体汉字，从左至右横排，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（三）常用公文要素的排版标准：

1.发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

2.签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

3.成文日期。标识在正文之下，空两行右空4字。用阿拉伯数字将年、月、日标全。

4.附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

5.发文机关署名。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。

6.印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

7.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右编排，双页码居左编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第十三条  公文使用的文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十四条  电子公文的格式与纸质公文的格式相同，按集团公司（省局）制定的协同办公系统（简称OA系统）模版规格制作。

第四章  行文规则

第十五条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。

第十七条  集团公司（省局）向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）总部部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应经集团公司（省局）领导同意或授权。

（三）集团公司（省局）下级单位的请示事项，如需要以集团公司（省局）名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以集团公司（省局）名义向上级机关负责人报送公文，不得以集团公司（省局）领导名义向上级机关报送公文。

第十八条  集团公司（省局）向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）办公室根据授权，可以向下级单位行文，其他部门不得向下级单位发布指令性公文。

（三）涉及多个部门的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

第十九条  集团公司（省局）对发文实行分类管理，并按类编号。

（一）一类文为以浙盐司（局）、浙盐司（局）党委、浙盐司（局）纪委编号，主要用于集团公司（省局）向上级机关或上级党委、纪委报送重要请示、报告，或发布关系集团公司（省局）改革发展全局的重大战略规划、重要文件和重要指导性意见等。以党委名义发布重要人事任免通知的浙盐局党委任、以集团公司董事会名义发布重要人事任免通知的浙盐司任和董事会决议以及向无隶属关系单位发送的浙盐司（局）函、浙盐司（局）党委函视同一类文。

（二）二类文以浙盐司（局）发、浙盐司（局）党委发、浙盐司（局）纪委发编号，主要用于以集团公司（省局）名义下发规范性文件，作出重要工作部署，提出管理措施，通知重要事项等。以集团公司名义发布重要人事任免通知的浙盐司人，以及总投资在5000万元以上重大项目的可行性报告的批复视同二类文。

（三）三类文以浙盐司（局）办发、浙盐司（局）党办发编号，主要用于发布重要通知、重要会议纪要、领导重要讲话，转发上级单位文件，印发集团公司总部有关制度及事务性通知等。

（四）四类文以浙盐司（局）加部门代字编号，主要用于总部各部门发布或转发一般性文件、批复下级单位请示事项等。

其他可不挂文号的公文均用一般用函，主要用于一般事务性通知、发布一般会议通知等。

集团公司（省局）总部及各部门规范化简称和发文字号详见附1。

第二十条  总部各部门一般不得对外正式行文，可在其业务主管的范围内，以函的形式行文，如洽谈工作、催报资料、询问和答复问题等，行文前送办公室审查备案。

第二十一条  总部各部门在集团公司（省局）内网上发布公告或信息，须经办公室审核，送集团公司（省局）分管领导签字后发布。

第二十二条  部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向上或向下行文。

第五章  收文办理

第二十三条  收文办理程序：签收、拆封、登记、扫描、分办、批办、承办、催办、查办等程序。

第二十四条  收文登记与扫描

上级机关和有关部门主送或抄送集团公司（省局）的文电，统一由办公室签收、登记。除集团公司（省局）领导交办事项和必须直接报送的涉密文件外，其他文件经扫描后进入OA系统。出差、出访和参加会议带回的重要文件，应交给办公室登记处理。

第二十五条  收文分办

（一）办公室拆封的文件，根据内容和部门分工，及时分送集团公司（省局）领导阅批或有关部门办理。其中，上级机关和各单位的重要来文，由办公室主任提出拟办意见，呈送集团公司（省局）主要领导阅批，生产经营管理类的文件呈董事长、总经理阅批，党委、纪委文件呈党委书记、纪委书记阅批，行业管理类的文件呈局长阅批；一般来文由办公室主任根据来文内容分别批送集团公司（省局）分管副总经理（副局长）阅批。办公室根据批示分送集团公司（省局）分管领导或有关部门办理。

（二）各部门收到办公室分办的公文，要及时登记、签收。如发现不属本部门职责范围内或因情况变化需要改变主办部门时，应说明理由，退办公室重新分办，不得积压不理。

（三）收到各市、县（市、区）盐业部门和集团公司所属企业上报的需要办理的公文，由办公室有关人员负责进行审核。审核的重点是：是否应由本集团公司（省局）办理，是否符合行文规划；内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签，文种使用、公文格式是否规范。经审核，对不符合本办法规定的公文，经办公室主任批准后，予以转办或退文。

第二十六条  承办、催办、查办

（一）办公室和各部门应当建立公文处理承办、催办、查办制度，重要来文和紧急公文，要提出办理时限，及时承办和催办。公司领导审批文件，一般不超过3天，急件不过夜，特急件要随到随送，随收随办。对文件办理情况要定期检查，由公司领导直接批交有关部门处理的文件，由办公室负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

（二）承办人对所经办的公文，应当抓紧处理。各部门收到的公文，凡属本部门职责范围内的业务事项，一般要在收到公文之日起7个工作日办复。如确实需要延长办理时间，应向有关领导报告，并告知负责催办的人员，必要时应向来文单位说明延缓原因。

第六章  发文办理

第二十七条  发文办理程序：拟稿、部门审核、会签、核稿、签发、缮印、校对、用印、分发。

第二十八条  发文拟稿

（一）一般文稿，按照分工负责的原则和日常工作程序，由主管该事项的部门拟稿。

对方针政策性的或问题复杂的重要公文，领导人员应亲自拟稿，或集体研究提出方案后指定专人拟稿。

涉及两个以上部门的事项，应明确主办、协办部门，协商一致后再拟稿。

（二）起草公文应注意的事项：

1.符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及有关规定。如提出新的政策、意见等，应加以说明。

2.明确行文目的，弄清所办事项的前因后果，在调查研究的基础上，提出切实可行的解决问题的办法和意见。

3.情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，标点符号准确，结构层次规范，篇幅力求简短。

4.人名、地名、数据和引文应准确无误。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年月日。

5.公文中的数字，除成文时间、部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

6.使用国家法定计量单位。

7.用词用字准确、规范。如文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称（规范化简称除外）。

8.除综合性的通报、报告外，应一文一事。

9.应根据内容和行文对象，正确使用公文文种。送办公室审核的文稿应附上来文及必要的相关材料，以便于审核。

（三）精简文件，反对文牍主义。凡是通过电话联系或面商等形式可以解决或办理的事项，不发文件；凡是对所属单位无实际指导意义和无参考价值的文件不转发，如确实需要转发，除上级的决定和规章制度一类的文件外，一般不原文照转，应结合实际提出具体贯彻执行或办理的意见；印发文件，应严格控制份数，各种专业会议文件要少而精，讲求实效。

第二十九条  会签和联合行文

公文内容涉及两个以上部门职责时，主办部门应送协办部门会签或联合行文。会签前应事先面商，取得一致意见后再行文。部门会签时限一般不超过两个工作日。凡涉及法律法规方面的公文，必须经法律事务部门审核、会签。

第三十条  核稿

（一）文稿审核是保证公文质量的重要环节。经办部门负责人是核稿第一责任人，必须认真审核，不成熟的文稿不出手。公文经部门核稿后，由办公室审核把关。

（二）核稿的责任和要求：

1.是否需要行文。

2.文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及有关规定，与集团公司的中心工作和其他有关文件有无矛盾和脱节。

3.文稿中提出的措施、办法、要求是否明确具体，切实可行，文字表达、文种使用、公文格式是否符合本办法的有关规定。

4.涉及其他部门的问题是否协商一致并已否会签。如不一致，是否已把不同的意见如实反映。

5.在不损原意的情况下，核稿人对文稿可进行删节、文字加工。属于内容方面的重要修改，应问明情况后再予修改，修改后的文稿应征得主办部门负责人同意。内容紊乱、文字冗长需作较大修改的文稿，在提出意见后，退回经办人修改。

第三十一条  公文签发

（一）集团公司（省局）公文实行分类签发。集团公司一类文、二类文必须由集团公司董事长、党委书记、总经理签发，省局一类文、二类文必须由局长签发。经董事长（局长）、党委书记、总经理授权，也可由副总经理（副局长）、党委副书记签发；三类文、四类文送分管领导签发。

（二）审批公文，主批人应当明确签署意见，其他审批人批示已阅，视为同意。

第三十二条  缮校和用印

（一）打印文件，必须符合公文格式规定，用字和纸幅符合标准要求，字迹清楚无错，整洁美观，份数准确。

（二）对翻印机密和内部文件，要严格履行报批手续。上级机关的发文，除绝密级和规定不得翻印的以外，经办公室主任或主管副主任批准，填写翻印申请表后，可以翻印。

（三）公文在缮校过程中，如需要修改原稿时，应与核稿人取得联系。如属内容方面的重要修改，应由核稿人请示原签发人同意。缮印人员如对文稿有疑问，应与承办人或核稿人联系，不得随意处理。

（四）集团公司（省局）公文均由承办人负责校对、装订、分发。校对公文要认真负责，确保质量。

（五）公文盖章时，机要秘书必须对公文进行再次核查，核查重点是：审批、签发手续是否完备，联合发文的单位名称、签发人、落款是否已标明，附件材料是否齐全，是否符合行文规则，格式是否统一、规范等。公文盖章只限于发出的公文和存档（2份）的公文，留作他用的公文不盖章。例行报表、便函、介绍信等，一般盖办公室或党委办公室的印章。有重要的事情办理，需盖集团公司（省局）印章时，要经部门负责人、集团公司（省局）分管领导、办公室主任或副主任签字审批，严格控制份数，严禁在空白介绍信、空白奖状上盖章。

第三十三条  发文

（一）发文前要详细登记，包括：公文印发日期、标题、发文字号、发送单位、文件份数、附件等。

（二）发文前要认真核查包括：签发、盖章等项目是否齐全，发送单位、文件份数是否清楚、准确，急件、密件是否要加盖急、密件戳记。

（三）全省盐业系统内的一般公文可通过OA系统传输，减少纸质文件；系统外或未安装OA系统的单位须邮寄纸质公文，急件可先发传真；重要公文要挂号发出，密级公文通过机要交换发出。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第七章  公文立卷、归档和销毁

第三十四条  公文办理完毕后，应根据 《中华人民共和国档案法》和《浙江省盐业集团有限公司归档制度》，将属归档范围内的文件材料、公文定稿、正本等送交办公室整理立卷、归档，任何部门或个人不得将应归档文件据为己有或拒绝归档。

第三十五条  归档的案卷，应符合下列要求：

（一）应归档的公文、材料要齐全完整。

（二）公文和电报应按其内容的联系，合并整理、立卷，绝密文电应单独立卷。案卷标题要简明确切，便于保管、查找和利用。

（三）联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。

第三十六条  公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第三十七条  立好的案卷，要根据案卷性质、内容确定保管期限，填好封面，按年度编制归档公文目录。集团公司（省局）总部形成的档案，由集团公司（省局）档案室统一管理。所属单位形成的档案，由所属单位档案部门统一管理。

第三十八条  没有存档价值和存查必要的公文及材料，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由专人监督，保证不丢失，不漏销。

第八章  附  则

第三十九条  本办法由集团公司（省局）办公室负责解释。

第四十条  省局行政规范性文件办理程序参照《浙江省行政规范性文件管理办法》执行。 

第四十一条  本办法自2014年1月起施行，原《浙江省盐业集团有限公司公文处理办法（试行）》同时废止。

附1

集团公司（省局）总部及各部门规范化简称和发文字号

全称

规范简称

发文字号

局

、

公

司

浙江省盐务管理局

省盐务局

浙盐局

中共浙江省盐务管理局委员会

省盐务局党委

浙盐局党委

中共浙江省盐务管理局

纪律检查委员会

省盐务局纪委

浙盐局纪委

浙江省盐业集团有限公司

省盐业集团公司

浙盐司

中共浙江省盐业集团有限公司委员会

省盐业集团公司党委

浙盐司党委

中共浙江省盐业集团有限公司

纪律检查委员会

省盐业集团公司纪委

浙盐司纪委

职

能

部

门

办公室（党委办公室）

办公室

（党委办）

浙盐司（局）办

（党办）

组织人事部（处）

组织人事部（处）

浙盐司（局）人

财务资产部（财务中心）

财务资产部（财务中心）

浙盐司财

投资发展部

投资发展部

浙盐司投

企业管理部（信息中心）

企管部（信息中心）

浙盐司企

监察审计部（法律事务部）

监审部（法务部）

浙盐司监审

（法务）

行业管理办公室

（盐政法制处、质检中心）

行管办

（盐政处、质检中心）

浙盐司（局）

行管

注：表中局、公司的规范简称可在公文中规范使用，但在对内、外发文作为发文机关署名时，应当在规范简称前加上“浙江”两字。

附2

集团公司（省局）所属单位的规范化简称

为确保集团公司（省局）发文规范，按照公文处理办法的要求，结合集团公司（省局）实际，对集团公司（省局）所属单位的简称规范如下：

各市、县（市、区）盐务管理局统一简称为XX市（或县（市、区））盐务局，盐业公司统一简称为浙盐集团XX市（或县（市、区））盐业公司。如浙江省杭州市盐务管理局简称为“杭州市盐务局”，浙江省盐业集团杭州市盐业有限公司简称为“浙盐集团杭州市盐业公司”，以此类推。集团公司所属企业统一简称为浙盐集团XX公司或浙江XX公司，如浙江省盐业集团杭州食盐配送有限公司简称为浙盐集团杭州食盐配送公司，浙江绿海制盐有限责任公司简称为浙江绿海制盐公司等。

未进入集团公司的7家盐业公司（盐务管理局）一律使用全称。