网络办公自动化系统(OA)的运行安全问题
OA系统在使用中显现出来的问题
1、软件问题
在OA系统的使用过程中,OA系统存在的问题会逐渐显现。针对OA系统出现的问题,一方面,要进行升级或改造,进行软件的更新和二次开发。另一方面,针对使用过程遇到的技术问题和系统故障,要安排令业人员实时解决。
2、安全问题
由于网络办公自动化系统(OA)的运行会使高校的各类信息在一定范围内处于开放状态,重要数据的安全性防护由此成为关键。为此,OA系统在推行过程中需要对文件的安全性设置密级,设定不同的访问权限,对于绝密的文件不能通过技术手段加工、修改或传输到其他载体。
3、系统推广
在OA系统的推广过程中,要做到以下几点:
第一,保证高校负责人率先使用。办公自动化建设是一个自上而下的工程,如果单位领导带头使用,OA系统就会迅速地应用起来;如果领导不使用,那么无论技术部门如何努力,系统的推广也缺乏力度。为了促使领导使用,可为领导提供最关心、最迫切的应用,同时在OA系统中设定一些默认审批用语,使用者一只需点击鼠标就可完成审批,也可配备手写板完成公文审批。
第二,强化应用。只有让全体工作人员尽可能多地使用OA系统,才能提高他们的操作技能。在使用过程中,遇到问题要多咨询,有好的经验要多推广。在系统实施过程中,还可将系统与手机短信绑定,通过手机短信发送提示信息,这样既方便出差在外或正在上课的教职工,也可方便文件发起人及时做好流程的督办、催办和管理工作。
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