企业文档管理系统的建设意义

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 　　文档管理系统简单来说是为了解决企业与个体之间的文档管理混乱，知识孤立等问题，目的是将所有企业文件集中起来，能够有序且高效地进行分类整合、同步及管理，从而构建企业专属的文件资源库。

　　一、泛普软件—企业文档管理系统的建设意义

　　1、防患企业商业秘密外泄

　　企业文档无不涉及商业机密，如果没有统一文档管理系统，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。文档不仅要统一管理，而且还要人人具有保密意识。

　　2、决策支撑

　　企业做决策、出方案，往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有文档就无法进行。文档管理良好的企业，死文档强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开文档管理。

　　3、资料库

　　文档管理好的企业需要进行宣传时，只需在文档室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作，也不需要像演员彩排似的，劳民伤财，准备道具、背景。文档管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。文档管理实在是一举多得的事情。

　　4、文档有序化管理

　　不同企业对文档管理的需求是有所不同的，文档管理系统具备自定义文档结构和属性的功能，从而满足企业在业务文档管理上的不同需求，通过文档管理系统的应用，实现实体文档和电子文档的有序化管理。

　　二、文档管理系统能够实现哪些功能?

　　一个优质的文档管理系统需要具备对现有文档进行管理，还需要能够准确快速的将新的纸质文档进行电子录入、存储以及团队共享，在存储纸质文档时可以自动识别文档内容并输出文字信息，文档分类归档后团队共享浏览，方便员工与管理者协同办公，保证文档信息更新的及时性和统一性。

　　文档管理过程中文档的存储也同样需要依托于计算机网络技术，将内外部文档统一录入传输到系统当中，而文档的录入也是多样性，面对纸质类文档，管理系统基于图形处理技术研发智能文字识别，无论是杂志、报纸、书本都可以通过系统智能轻松识别转换成文字，形成电子文档并上传。

　　综上所述，文档管理系统可以构建企业知识权限体系，对不同角色的员工开放不同级别的知识库，保证知识安全。让知识查询调用更加简单，充分利用知识成果，提高工作效率，减少重复劳动。提供知识问答模式，将一些知识库中缺少的经验性知识挖掘出来。