项目管理 效率至上

随着IT项目数量的成倍增长及复杂性不断增加，保持项目的推进节奏和控制预算变得更具挑战性。IT专业人员发现，项目管理工具可以帮助他们，却不能包治百病。

KPMG公司最近的一项调查显示，有81%的企业表示过去1年中新IT项目的数量在增加，88%的企业报告说项目的复杂性增加了。在KPMG调查的全球600家公司中，79%的公司的总体项目预算有所增长。

KPMG指出，与此同时，由于企业没有在IT项目的整个生命周期中很好地管理它们，企业正在浪费IT项目的潜在利益。几乎一半的回答者在过去1年里至少经历过1次项目失败。86%的回答者报告说，在他们的项目资产中损失了多达25%的预期收益。

聪明的IT部门会利用项目和资产管理软件阻止此类情况的发生。项目和资产管理软件帮助用户管理日程表、技能可用性、预算和阶段性目标等。管理套件通常备选项目分析、资源管理、文档与合同管理、规划与估计能力、工作流支持与建模等特性。

项目治理

Aflac公司的IT项目管理办公室副总裁Brian Abeyta说，"利用项目管理软件，我们能够更好地制定计划，更有效地进行预测，因为我们清楚地知道每个人所在位置，以及将进行哪些项目。"这家美国的保险公司近5年来一直使用Primavera的项目管理软件。

作为一家长期用户，Alfac现在能够有效地利用保存在中央平台中的历史项目管理经验。Abeyta说："我们的很多项目本质上是类似的，我们会从历史的角度分析项目，寻找改进的机会。"

另一个关键好处是为高级经理提供正进行项目的整合视图。Abeyta说："我们在向管理层提供仪表板报告的能力上有了很大的提高。"过去，高级经理只能提供正在进行项目的支离破碎的视图。

Inergy Automotive Systems公司的首席安全官Arun DeSouza说，项目管理软件提供一致的框架、行业标准的工具以及"what if"分析能力。"对于具有许多可重用组件的复杂项目，项目管理软件是进行准确规划的法宝。"他说。LaunchPad Communications公司的COO兼CIO Chris Holbert补充说，专用工具可以帮助项目经理周密谋划所需要的行动，可以展现至关重要的细节，以及可能被忽视的依赖关系。

加拿大哥伦比亚省劳工与公民服务部数据网络的运营经理Martin Webb对此表示赞同。他说："日程安排几乎总是需要做调整。如果缺少帮助了解调整某个组件的全部含义的工具，确定它对项目的影响将十分困难。"Inergy、LaunchPad和劳工与公民服务部都在使用微软的项目管理工具。其中Martin所在的加拿大政府机构使用的是Microsoft Project，即Microsoft Office套件中的项目资产组合管理工具。

Holbert说，LaunchPad也在涉及多个团队或部门的IT项目中使用了Microsoft Project。Inergy将Microsoft Project和SharePoint Portal Server用于中等规模的项目和复杂项目。DeSouza说，"对于低难度、低预算项目，Microsoft Excel就足够用了，用Microsoft Project太浪费时间了。"

还有一种意料之外的回报是优化了管理规定的遵从性。据Kritcher说，当审计季节到来时，使用执行IT项目的公共平台可带来额外的好处。他说："项目管理软件可以提供一种流程框架，确保项目被一致地评估、规划、执行和检查。"

持续改进

拥有项目管理套件并不能保证项目成功。Kritcher说："如果从一开始项目管理的流程做不好，自然得到的是有缺陷的流程。你还必须防止造成过多的流程开销，这样会导致人员的不满和损失更多的灵活性。"

Webb说，很难把握项目计划的详细程度应该达到什么水平。Holbert警告说，项目管理还是个活动的目标。他认为，保持最初计划的准确需要主动管理，以及对需要完成工作的深入了解。

人员管理方面，管理者还面临着过于依赖项目管理软件的危险。DeSouza说，使用工具需要时间和精力，并可能吸引人们的注意力和需要交流。他说："项目管理软件并不是灵丹妙药。适当的纪律、流程、实践和交流更重要。"

决定哪些项目应当通过专用工具来管理是项目管理艺术的一部分。同Inergy一样，医疗设备提供商Exactech也将项目管理软件用于一部分但不是所有的IT项目。例如，该公司将Microsoft Project用于复杂的ERP项目，但不用于网络管理。该公司的网络管理员Craig Bush说，对于像升级Cisco路由器软件这样的任务，使用Microsoft Project没有什么意义，因为你花在制定计划上的时间比实际升级的时间要多得多。

White Electronic Designs公司的IT副总裁James Kritcher说，套装工具适用于需要定义明确框架的超大型项目，但对于中小项目而言可能是大材小用，还会妨碍IT的灵活性。Kritcher说，基于Microsoft Project，公司在过去两年间为改进自身的项目管理流程做了许多工作，开发了根据项目费用、复杂性、风险和持续时间确定不同程度项目监督与治理的标准。