防止随意商品编码让深圳OA“神经错乱”

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问题描述

深圳OA系统的实施，有一个形象的说法是：三分软件、七分实施，十二分数据。还有另一个说法是：垃圾进，垃圾出。这两种说法，都对数据提出了要求，深圳OA系统主要是管理企业的资源，所有这些资源在系统中都是以数据形式体现的，所以在深圳OA项目中，数据的重要性怎么说都不为过。对于数据的要求，大概可以理解为准确性、及时性、完整性这三方面的要求。而对于数据大概可以分为静态数据(如编码规则、期初库存、期初科目、员工、客户、供应商等不常变化的数据)，还有就是动态数据(出库单、入库单、采购单、销售单等业务单据)。在一个项目的实施中，由于静态数据不常修改，而且会被动态数据大量引用，因此对于静态数据的准确性要求往往就会大于动态数据。

在我最近的一个项目实施中，就碰到了一个让企业非常犯难的事情：他们的静态数据出问题了，在我接到企业的IT经理给我的第一句话就是“童大哥，我们的 深圳OA系统神经错乱了，你有空过来帮我看看吗？”，这一句话，倒是吓了我一跳，深圳OA系统也能“神经错乱”，岂不是怪哉？那具体的情况是怎么样的呢？

问题描述

B公司是一家男装企业，由于服装企业的信息化是一个非常有行业特色的，光从企业的商品编码来说，就有二维或三维编码的问题：如B公司的商品编码就定义为：品牌(1位) +款式(5位)+颜色(3位) +规格(2位)。总共为11位的编码，其中以品牌、款式(包括面料)为基础，再加上颜色、规格这两个维度，组成一个二维表，如下图所示：

如果B公司按照上述的编码规则，向深圳OA系统做进基础资料，然后再去做各类单据(如订单、采购单、入库单、销售单等)是不会有任何问题的。可是由于B公司的资料管理员对系统的不熟悉，在做商品基础资料时，将颜色(3位)给拉下了，将颜色的编码直接做到了款式中，使的商品的编码规则实际上就是：品牌(1位) +款式(8位，包括颜色3位) +颜色(3位)+规格(2位)，使的编码成为了14位，而且颜色位上有了多余。

从基础资料管理的角度来说，这样的应用方式问题不大，所有编码规则要求的属性都已经包括在这个编码中了，但是多了两位，基本资料的属性“颜色”重复了。其实这个问题在录入基础资料的时候，应该就能够发现问题的：因为这个时候就不能定义颜色的多维度信息了，只能一条一条地进行录入。也就是说，在输入颜色信息的时候，必须保持与之前的款式中颜色一致(如015，米杏/咖啡色)，而且不得多选，否则的话在款式中已经定义的颜色信息将无法一一对应。颜色与尺码的二维对应表关系如下图所示：

但更大的问题在后面，因为颜色信息没有办法按“二维表”的方式做到系统中，使得在做业务单据的时候，业务人员也就不能在单据中快速录入颜色、尺码的二维信息了。商品资料的二维输入方式如下：

如果不能够方便快捷地使用上述的订单信息录入，在对于服装的深圳OA系统来说，那服装行业的最基本的行业特色不复存在了，服装深圳OA系统的特色可以说就被废了一半。而对于这个问题，也就是B公司业务人员描述的系统“神经错乱”了，但从实际情况上来说，这个说法也是夸张了一些，因为编码导致了系统整个应用不畅，但还不至于到了不治的地步。B公司也认识到了这是一个必须解决的问题，因为这涉及到了他们所有流程操作中的效率问题，还有就是后续的统计与分析问题，因为后续的统计与分析也是以颜色、尺码作为二维表显示的。