E时代如何做好时间管理

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问：E时代的竞争规则已经不是“大鱼吃小鱼”，而是“快鱼吃慢鱼”，竞争的焦点由规模转为速度，人与人之间的竞争也是如此。通常，在办公室里能达成一个共识：凡是高效的职业人士都是时间管理的高手，而作为低效率的工作人员则无一例外地都不擅于管理时间。如何做好时间管理呢？
    答：美国人的观念里常常将时间细化到小时和分钟；犹太人则把时间视作金钱，犹太员工的工薪是以小时计算的，他们常以1分钟得到多少钱的概念来衡量工作的价值。而我们中国人则习惯于用一天、一周为单位来进行时间的累计。韦氏大辞典中时间的定义是这样的：时间是由过去、现在及未来构成的；时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。时间既是世界上最充分的资源，又是世界上最稀缺的资源。因为每个人每天都拥有24小时，然而每个人每天却又只能拥有24小时。高效的管理者与低效率的工作人员之间最大的差别就是，前者是管理时间的高手，而后者则无一例外地都不擅于时间管理。以下三点可以借鉴。
    效率从办公桌开始
    日本NEC和三菱公司的研究员指出，日本的办公室工作人员正遭受“办公易怒综合症”的困扰，经常长时间工作、杂乱的办公桌以及错误的坐姿是导致这种新的都市病发生的主要原因。研究人员表示，在工作时间保持办公桌整齐，使办公桌更具个性化，诸如此类的措施都可以减少生病的机会。
    高效率的管理人士都有这样一个共性：他们的办公桌，总是井井有条，方便他们在第一时间里，搜寻到自己随时所需的物品。随便把文件摊开在桌上就离开座位的管理者，以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的管理者，都不是谨慎的管理者。
    在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就越可能浪费更多地时间。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，一部分时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是，随意放置的凌乱的东西会随时吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品、钟表或者全家福照片而吸引。等你回过神来的时候，你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的文书。
    美国管理学者蓝斯登可以算得上是一位彻底和有条理的管理者。他桌上的公文已减到最少程度，因为他知道一次只能处理一件公文。当你问及他某个文件时，他可以立刻从公文柜中找出。当你问起某个项目的历史资料时，他一眨眼就能想到放在何处，当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放人某一档案柜。
    如果你的办公桌上经常是物品、文件堆积如山，你就要花时间来整理一下了，在这个时候花上半个到一个小时是值得的。
    ★ 把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里，这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。你一次只能做一项工作，你要把所有精神集中在这件事上，不能让其他工作影响你。
    ★ 不要因为受到干扰或者疲倦就放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情，即使这项工作遇到了阻碍。你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。
    ★ 一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。
    ★ 从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件，对它们可以按照重要性和先后顺序的原则进行分类。
    ★ 在每天下班前，可以抽出几分钟把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理。这样你就可以结束今天的工作，好迎来明天的一个好的开始了。
    巧用书签
    简单地说，假如你有一本特别厚的字典，为了节约你每次的查找时间，最好的办法就是在你字典书页的外侧，清楚地标注上“A、B、C……”。你可以分别记录一下标注前和标注后查找资料所用的时间。你一定会惊奇地发现，经过加工后，翻找的时间大幅度地缩短了。

因为时间的关系，管理者必须尽快地找出与专业相关的书类。如果能够预先腾出一点时间，对书籍进行一下处理的话，到了紧急的场合，这些书就会成为你的得力助手。对于专业用书，你不仅可以效仿字典的加工方法，而且还可以这样做：
    ★ 准备若干比书本长5厘米的小纸条。
    ★ 将书中不同的内容，简要地记录在纸条的最下端。
    ★ 将小纸条依次对应地插放在书中。
    经过这样的处理以后，你再也不用为了找某个信息而翻遍所有的书籍。即使在你没有打开书籍之前，你也会对书籍中所涵盖的内容了如指掌。
    对于工作参考资料的企业书籍以及专门书籍，还有一套办法使翻找的时间缩短。那就是先将书籍的目录复印，再把它贴在书本表面。
    这个方法可以弥补前面提到的在书外侧进行标注方法的不足。如果是一本比较厚的书籍，书页侧面可以书写比较多的字。但是对于不厚且项目多的书籍，这种方法就显得非常不适用，管理人员就很难在不打开书本就能了解详细内容。在这种情形之下，只要把目录贴在书本表面，一拿到书本即可以看到它的内容。
    资料的搜集工作基本完成以后，你对它们需要认真细致的整理和归纳。在这里向你推荐一下美国某汽车公司的资料收集法。
    在这家汽车公司总裁的办公桌上，放着各种不同颜色的文件夹。是总裁先生让秘书这样放的。其中，红色的代表特急；绿色的要立即批阅；橙色的代表这是今天必须注意的文件；黄色则代表必须在一周内批阅的文件，白色的表示周末必须批阅。黑色则表示必须亲自签名的文件。
    我们总是在忙，总是在埋怨一天的时间根本不够用。其实，工作中一些不起眼的小细节，对于提高工作效率是大有裨益的。
    邮件的整理
    还有一个效率低下的直接原因是由于在收到邮件以后没有立刻处理，使各种邮件不断堆积，形成混乱不堪的状态，终至无法收拾。这里有一种简单省时的方法：
    ★　养成在收到的邮件上面标注当天日期的习惯。对于收到的邮件，你应该找时间尽早地过目。除非，有时候碰到急事，或者非到外地出差不可的时候，你才可以把当天的邮件稍微往后推延。否则，搁置好几天以后，你就会很难准确判断出邮件寄达的日期，有时会因为没有及时回信给工作带来巨大损失。写日期的位置，最好选择在寄信人姓名及住址的左上端，这样不管寄邮件人的姓名，住址书写于信纸的正面或者是背面，在你随意翻阅时，均可以获得更多的信息。
    ★　对邮件进行分类。每天扑面而来的邮件。不一定每一份都十分重要。比如，广告宣传邮件，产品推销邮件，行业联谊邮件等等都可以不看或都可以等有时间再看。
    ★　对看过的邮件及时进行处理。经过细心阅读，吸收了必要的情报之后，邮件就如同废物。我不建议大家立刻把它们扔掉，仍然保管一段时间。因为，一旦扔掉了原来的资料以后，逢到转寄上的错误，或者误认事实时，就无法得到证实了。
    当然，邮件的保存不易太多太久。因为保存太多邮件是一种心理不安的症候。算算看，你多久才翻看一次你所归档的各式各样的邮件。你可以把每一类邮件拿出来，问问你自己：“如果没有这份邮件的话，最坏的情形会怎么样？”你会发现大部分的答案会是“没有什么了不起的事情会发生”。如果你真正需要某一份邮件，你才应该把它好好进行归档存放。