OA系统费用管理系统

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　　一、费用管理

　　1.业务概述

　　泛普软件-费用管理分为两个方面，一是费用预算编制及预算执行，二是资金计划。

　　预算编制及预算执行的流程：

　　第一，预算编制(费用预算及项目预算)：(费用预算)各部门上报部门年度预算，经由董事会批准后由财务部汇总成公司年度预算;各部门根据批准后的年度预算进行季度及月度预算的拆分;(项目预算)工程项目部根据前期项目成本估算进行项目预算的编制;

　　成本预算编制

　　施工现场费用预算编制

　　第二，费用申请：费用使用部门(人)提交费用申请表，明确费用使用对象、时间、金额等情况;

　　第三，借款：费用使用部门(人)根据费用申请表批示结果进行借款申请，同时财务部可以动态查看年度费用预算总额与当前部门实际发生额的情况，来控制借款金额。

　　第四，报销：报销人填写报销单并发起报销流程(如有借款，报销单还需与借款单进行关联)，如有历史借款单未清的情况下不予报销;同时，报销关联预算中具体明细，这样能够形成预算的动态控制。报销人应及时把对应发票递交至财务部(如果是项目报销有最晚报销时间)。

　　资金计划流程：

　　第一，资金收入计划：由各部门编制本部门所有项目在下月的资金收入计划，并上报至公司财务部;财务收集公司所有部门下月资金收入计划形成公司下月资金收入计划;

　　第二，资金支出计划：由各部门编制本部门所有项目在下月的资金支出计划(包括月度费用计划、支出合同付款计划等费用项目)，并上报至公司财务部;财务收集公司所有部门下月资金收入计划形成公司下月资金支出计划;

　　第三，备用金管理：项目备用金是项目部根据项目实际情况在需要费用支出时向公司申请以备用金进行支付;项目备用金是以部门为单位进行管理的，每个部门进行备用金上限设定;在项目部提交备用金申请时财务部能够查看到该项目部所在部门的备用金使用情况;

　　第四、泛普软件泛普OA系统 OA办公系统项目资金收支明细按项目类别、部门进行统计汇总。

　　2.建设目标

　　Ø 规范公司预算编制及费用使用流程;

　　Ø 实现预算与合同、报销的关联，形成预算动态控制;

　　Ø 能够清楚知道公司每月预算使用情况、回款金额及支出情况，每笔资金流向能够清晰化、透明化，避免资金孤岛的情况;

　　Ø 实现对公司资金状况的实时监控，如：资金使用超出预算时预警、部门可用资金额度、部门回款情况等。

　　Ø 制定公司每月度的资金收、支计划，增加公司资金利用率;

　　Ø 逐步完善公司的资金体系。

　　3.功能说明

　　Ø 实现预算编制及资金计划的关联，能够实时反映出项目预算(公司层面、项目层面)的使用情况以及项目资金收支情况;

　　Ø 实现预算编制线上审批流程，同线上审批能够实现数据的关联，如报销、支出合同签订的时候能够与预算进行关联，如果超出预算做预警提示;

　　Ø 实现报销节点控制功能，当项目关闭之后，项目报销需要在一定时间周期内完成，超过时间的报销将无法启动报销流程或以其他方式进行报销流程(其他方式待定)。