循环系统：日程表管理（1）

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第五章详谈了如何使用第四章所介绍的循环系统中的工作表以规划单日的行事。在本章，我们要说明有效的日程表管理如何追踪你的例行公事，把每个单日都联结成协调的整体。

每个笔记都有日程表分区，偶尔也称为日记本。日程表不但是特定日子所需信息的存储库（约会、截止期限、生日、重要事件）也是用于长期规划的宽广视野工具（升迁、长期项目完成规划、假期规划）。

日程表让我们看见概况。职涯初期，我担任系统管理工作，时常担心没看见我正在工作的概况。我看起来就是一直待在一个地方努力工作。让我有所改变的就是以日程表想事情。当然，每日工作表还是可以协助我思考今日所做之事，但是有了大型的日程表，我可以看见概况。

如何使用你的日程表？

循环系统使用你的笔记的日程表部分有三个主要用途。首先，大概规划出以后才会发生的事件和会议的时间，而不是每日时间表。其次，列出任何提示数据或重要事件，如生日和纪念日。最后，如果你使用PDA，当前的每日填写纸无法容许的待办事项就可以用日程表记下来。下面详细说明日程表工作项目：

l? 约会和会议。每次你答应赴约或参加会议时，就将其记在日程表内。使用日程表为未来的职责确定时间。这可以协助你避免冲突。

l? 重要事件。把生日、纪念日以及其他重要日子记在日程表内，例如，公司假期以及同事何时要去度假。

l? 待办项目。最后，如果你使用PAA，就可以用日程表把很久以后才要做的工作项目记下来。例如，有可能下个月才有每日工作表需要填至你的PAA。如果有一台很棒的彩色打印机，在安装后两个月你得对它进行维修工作，那么可以把这个待办项目标识在安装日期之后的两个月之时，然后当那天来临时，再转移至你的每日工作表。

其实相当简单：记下每件事，以日程表引导你每日的工作。

当你花10分钟规划一天的活动时，可以先复习一下先前替今日记下的日程表项目。那里会指出你已承诺的会议和约会，再利用这些信息安排你今日的时间表。日程表中记下的待办事项就可以转移至今日工作表，重要事件和截止期限则可以转移成其他待办事项。

我那PAA上面的日程表方格相当大，我喜欢。这让我有足够空间使用方格的不同部分作为不同用途。在最顶端，我会写下生日和纪念日。再低一点，我会标识出假期以及会持续数天的任何事情。我用最底端列出夜间活动，因为我通常只有一种这类活动，所以我只保留最后一行给夜间活动。中间的部分，我会按当日所承诺之事按比例分配：午餐在中央，上午的约会在上面，而下午的约会在下面。图6-1就是范例。

困难之处是形成记下一切诸事的习惯。本节接下来就是给出一些可协助你养成习惯的技巧和手段。

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