实践的正确方向：系统和流程的简化

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随着时间的推移，技术在企业活动中的影响日渐深入。受这种趋势的影响，我们有时会把技术当成业务流程管理（流程管理软件）架构、系统和应用的替代品。

我已经记不清有多少次对"我购买相应技术，因此不打算对流程做出改变"这种想法进行规劝了。数年前当Sarbanes-Oxley法案给企业带来冲击之时，我刚刚到一个新公司任职，他们当时的唯一应对举措就是寻找符合该法案的软件。毋庸置疑，这个项目陷入了困境。后来我们把着眼点转向流程的标准化上面，而不是局限于法案本身；随后购买的软件也主要瞄准任务的简单化，而不是以合规为目标。

"先流程，后技术"的态度对我如何看待流程管理软件系统有着直接的影响。我非常认同业务流程管理的理念，但是流程的管理工具应该是简单易用的。当前的流程管理软件工具都显得庞大而昂贵，同时学习曲线很陡。而且，现有的流程管理软件工具似乎是立足于过于复杂的流程和冗余的异常处理而设计的。 如果我们要致力于流程的提升，那么只能抛开或改进现有的流程管理软件系统。

以项目管理这个对IT来说很重要的流程而言，各种相互独立的项目管理方法（PMI、敏捷、关键链等）都存在一些共有的成功特质。我的经验是：如果项目团队能够与项目干系人（project stakeholders，有权在优先级、进度、功能特性等方面做出决定）之间进行顺畅地沟通，那么项目基本上都能成功。 而且，我还发现如果把大项目拆分为多个小型、迭加式的子任务时，项目的成功可能性会大为提升。这些项目管理中共通的成功方法和流程管理软件有什么关系呢？这就引出了我的核心观点：这些事情和流程管理软件技术没有任何关系。如果我想提升项目管理流程的水平，我会在加强沟通和任务拆分方面花力气，但是无法确定流程管理软件工具能否也带来帮助。

当然，我不是说流程管理软件工具毫无用处，只是首先必须要注意以下几个方面：

选择轻量级、简单易用的流程管理软件工具。那种最新的、庞大复杂的系统具有很高的实施和管理难度，不到万不得已不要采用。

流程管理软件上线前先进行系统清理。企业采用流程管理软件工具的目的通常是提升对各种异常和系统复杂性的应对水平，而我首先想知道的就是企业期望从这些流程管理软件对象中获得的价值。比如一个单独的员工报销系统是否有存在的意义？或者是否能降低系统的复杂度（由此流程管理软件工具也不用涉及过多的跨系统工作流管理）？ 尽量使用现有的工具。很多现有的企业系统（比如工作流管理工具）能够满足流程管理软件的要求 – 尤其是当我们已经进行了流程清理和异常处理简化时。 从自身实际出发进行决策。多年以来，流程管理软件厂商们不停地向客户宣传那些令人兴奋的故事，以此来达成自己的商业目标。我也知道曾有公司通过流程管理软件实现了50%的人力削减和100%的生产率提升。但是，我认为这只是特例而已。我想知道的是有哪些同行业相似规模的公司通过流程管理软件获得了成功：只有这样的例子才是能真正打动我的。 其实我并非一个流程管理软件怀疑论者 – 在前面提到的Sarbanes-Oxley那件事上，我们最终采用的就是一个流程管理软件工具，并用它达成了一个流程自动化。但是，如果我试图用流程管理软件工具来修正流程的话，那么初衷就是错误的。