从电邮辞职争议看电子证据的举证

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电邮形式辞职引争议，仲裁诉讼结果大相径庭

马律师讲了这样一个案例：2012年7月，a公司员工h女士以电邮形式向公司提出辞职，8月9日，h女士到公司拿走了离职证明，并在没有办理工作交接的情况下离开公司。8月底，h女士向仲裁委申请仲裁，称自己和a公司签订有无固定期限劳动合同，8月初是公司要求其离职的。因公司仅为其出具了工作证明和工资结算单，没有涉及补偿金，h女士未同意，公司未予理会并强行与其解除了劳动合同。h女士要求公司向其支付违法解除劳动合同的补偿金。

a公司向仲裁委提交了h女士的辞职电邮，h女士对此表示不认可，认为自己的邮箱是和其他人共用的。虽然公司申请对该邮箱进行了证据保全，但因电子邮件作为电子证据，并没有h女士本人签字认证，仲裁委认定被a公司提出的h女士辞职，证据和依据不足，不予采信。对h女士出具的工作证明、双方确认和没有办理工作交接的事实，a公司违法解除劳动合同的事实予以认定，要求公司支付赔偿金。

a公司向法院提起诉讼，一审判决因双方均没有证据证明被告（h女士）离职原因，所以认定为有原告（a公司）提出并由双方协商一致解除，由原告支付补偿金。a公司继续申诉，二审法院认定，h女士确认邮箱属于其本人，公司并不掌握员工个人密码，对h女士“与他人共用”的说法表示不采信。并对邮箱进行公正，确认辞职邮件是由h女士发出，认可以电邮形式发送的辞职申请，法院最终判决，驳回h女士所有诉讼请求，a公司不负任何法律责任。

关键电子证据转化为纸质证据，增强电子证据效力

马律师表示，这一案例中有两个关键点。第一，h女士是否提出辞职？第二，电邮形式提出辞职是否具有法律效力？

对于辞职问题，马律师讲道，劳动合同法规定，员工辞职的合法情况有两种情况，一种是试用期辞职，需提前三天向单位说明；另一种是试用期满，劳动合同履行期间辞职，法律规定，必须提前30天书面形式通知公司。

上述案例属于第二种情况，那么什么是书面形式？马律师介绍道，劳动合同法界定的书面形式包括合同书、信件和数据电文三种，其中前两者均以纸质形式为载体，而数据电文又包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件。即以数据电文形式来传输的相关内容从法律角度来讲，均认定为书面形式。

有效证据有三要素：真实性、合法性、关联性。证据审查时，首先审查其真实性。电子证据和常规纸质证据相比较而言，最大的问题和缺陷就在于因其容易修改导致的在举证时易被对方质疑其真实性，证明力减弱。

对于如今推广无纸化办公的企业来讲，马律师对于使用和管理电子证据给出的建议是要做到两“化”，转化和强化。在涉及到员工切身利益和可能发生争议的关键问题（如辞职、违纪检讨书、申请加班记录、请假等）时，尽可能以纸质书面形式出现。如以电子形式出现，也应进行打印存档签字确认，必要时进行公正，避免未来发生纠纷时再取证。涉及到电子邮件举证时，将公司的电子邮箱使用规定，邮箱地址的归属证明、登记备案、其他书证、视频资料等，和电子邮件这份证据相互组合印证使用。