免费公文管理系统系统应该包括哪些内容

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　　1、维护有效的关系网

　　免费公文管理系统应该包括哪些内容公文的积累是伴随着交流产生的。如果没有交流，在每个人的头脑里面或许也会有公文，但是，这些公文是静态的、孤立的。他只能被拥有它的人使用，不能交流，并且如果这个人不存在了，这些公文也就不存在了，所以也就不能积累，也谈不上什么管理。除了在正式的学习中学到的专业公文以外，大多数的公文，尤其是隐性公文，都是在交流中学习到的。免费公文管理系统首先要建立有效的沟通途径。他不但告诉我们哪些资源是可以利用的，还要告诉我们这些资源的有效程度，并根据实际的效果动态的进行维护。

　　2、资源列表

　　在网络时代，取得识不再成为学习的瓶颈，取而代之的是如何有效的获取公文。一个有效的管理的收藏夹可以帮助我们很多，但是如果它不能把资源的列表和公文的提取联系起来，那么只能是一个静态的列表。同时，我们只能利用有效的组织收藏夹来记录信息，而它本身却不能给我们任何建议。而这些应该是一个优秀的免费公文管理系统所应该具备的。

　　3、公文提取

　　主要是从交流和其它资源中提取公文。有了上述两项，这个内容是水到渠成的。

　　4、维护动态公文视图

　　公文是对信息的提取和整理。而信息是什么?信息是熵的负增加，也就是增加系统的有序性。显然，不但对于不同的系统，同样的数据意味着不同的信息，对于一个系统的不同阶段，同样的数据也不一定总意味着相同的信息。例如，在同一个房间里面住着两个人，A和B。早上A先起床，想到外面走走，不过看到外面下雨，就没有出去。这时候另外来了一个人C，向A和B说：“外面下雨了。”这样的一个消息，对于A来说并不是信息，因为他已经知道了这条消息，对于他来说，没有消除任何的不确定性。而对于事先不知道外面是否下雨的B来说，则是一条消息。如果这个时候外面又进来了D，说了同样的一句话，那么这个时候不论是对于A还是对于B，都不再是信息，因为对于他们来说，这个消息都是确定的。

　　公文既然是建立在信息的基础上的，自然也会继承信息的这个特点，也就是对于不同的系统、对于同一个系统的不同状态具有不同的特征。因此，不论是公文的分类，还是索引，都应该具有动态的特征。相同的公文点对于不同的人来说有着不同的分类、索引方式，即使对于同一个人，也可能给予不同的考虑，对公文点建立多种视图。例如，对于一个财务经理而言，一个计算个人所得税的的公式可能既在他的个人理财体系中出现(用来计算实际的收入)，同时也在他的公司管理体系中出现(计算员工的所得税纳税情况)。

　　一个公文点加入一个免费公文管理系统后，可能存在一段时间，在各个视图中出现的频率很高。然而经过一段时间，要么是慢慢的用处变得不重要，要么是已经被使用者消化，成为其内在的公文。

　　5、公文检索

　　一个有效的建立起来的视图是有效的利用公文点的基础，但是公文本身还是需要有效的检索途径。这不仅仅因为建立视图的时候需要对原有的公文点进行检索，而且视图是动态维护的，而且视图之间往往有着很多的联系。

　　6、有关免费公文管理系统的建议

　　免费公文管理系统不应该仅仅是被动的，相反，它应该能够积累的数据和一些规则提出一些有效的建议。