协同办公类系统项目实施推广策略

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一、项目实施观念
作为项目实施经理应明确，并应影响客户方明确：

1、信息化建设是一个信息化工程，是有计划、有步骤的实施的，不可能一蹴而就。

2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整，另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。

3、系统的使用是需要理性引导的。不要听从用户的任意需求（需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位），而把用户应用需求向系统产品上引导、靠近。

4、 不要企望整个系统100%的应用、使用――那是一个理想！系统有时候是作秀的、有时候是实用的、有时候是盲目的。但至少应该保证系统有一部分被使用，那怕只是电子公告！

二、项目实施策略
总结我们以往成熟经验，现提出如下项目实施策略，作为指导：

策略一：促使单位领导牵头应用
一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程”，如果项目没有领导来牵头，没有领导来应用，那么整个系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。

为了促进单位领导使用，可以：

重点对领导层进行应用培训；

为领导层提供最为关心的、最迫切的应用；

由于多数领导往往文字输入有困难，所以给领导提供的应用功能，要尽可能地简洁、直观、易用――只须通过鼠标便可完成操作；

可以考虑为领导配备手写板，完成公文批注处理；

  利用其它策略造势、形成“围势”，“迫使”领导去应用；

  拟安排专人（秘书）代理领导处理相关信息，这样即使领导因太忙、或因计算机水平原因，相关电子信息亦能得到及时处理。

策略二：作好推广递进层次、层层推进
一般来讲，对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要一定的时期才能推广开来，所以应计划好系统推广递进层次，如在前期重点推广：

业务型功能模块

信息发布系统

内部邮件系统

档案管理系统

这些系统具有易推广、实用、易应用起来等特点。

这些系统得以推广后，便可以推广其它各个系统的使用，从而达到整个系统的应用。

策略三：制度促进
即与管理部门（尤其是办公室部门）密切配合，制定相关规章制度，明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转，同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。

策略四：现场值守及时响应、解决问题
凡是系统，在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问题不能得到及时答复、解决，便可能影响用户使用信心，也可能出现一些负面声音，这对信息主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此，这些问题必须消除在萌芽中。

策略五：帮助完成数据采编、输入等初始处理
迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。

在一般的电子政务、OA办公系统项目中，许多服务商认为数据采编、初始工作是由用户单位来作的，不能“越俎代庖”。但实际上客户方由于前期对于系统的理解、数据整理的不熟悉，整个初始工作往往“迤延”很长时间，使整个项目启动拖延。

策略六：充分发挥“督察督办系统”的作用
即由相关管理人员利用督察督办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公管理平台。

策略七：发挥手机短信自动通知、通告功能
手机短信是人们目前最熟悉、使用最多的工具，将系统与手机短信结合起来。手机将时时提醒“您”去使用系统了。

策略八：发挥客户方信息中心、系统管理员作用
系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理员，而核心力量是“我们”。策略流程：

第一步：培养系统管理员

第二步：系统管理员负责下面用户培训

发挥信息中心、系统管理员能动性非常关键，不要让客户系统管理员有依赖心理。因为你不可能整日泡在客户方现场啊！而且这样可以大大节省公司的培训费用。

另外，办公室之类部门是系统使用的关键部门，应由信息中心积极去联合、共同推广。

策略九：关于公文系统处理
每一个单位都关系公文系统，政府部门更是如此！但是公文系统往往是最难用起来的，关键原因有两个：

1、改变人们传统公文习惯，一下子是比较难以接受和习惯的。

2、如果一些领导不熟悉计算机便必须造成公文流程的“断点”，另外领导潜意识里的“权力”感觉被剥夺。

3、纸质文件是不可能一下取消的（政府更是如此）。

所以建议：

系统演示时，可以讲解整个公文处理的完善性、灵活性――不能让人觉得你的公文系统太简单、没有函量。

实施时候，简单化处理――即公文流程过程还是传统模式手工批注，结束时再电子化、成文、归档，其它收阅人则通过系统收阅电子文件即可。

对言之：这是一个过程、不要一蹴而就。

这样，一方面解决了纸质文件需留存、领导难点、使用习惯等问题，同时保证系统的完整性，也为单位节省了大量的纸张费用、文件传递费用（主要解决文件抄送、传送之费用――这也是大头）。

如果项目实施人员能够灵活把握以上各点，那么系统的实施成功率则会大大提高！