泛谈致力协同办公OA系统中的管理思想(二)

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二、信息交流平台
信息交流平台是实现机构间、员工间信息沟通、交流，达到“协同办公”境界。

该部分从功能体系上比较简单，但却是最实用的部分。在许多情况下，其它系统未能很好使用起来，但这一部分却往往使用良好！

1.1通知/通告/通报/动态/新闻
系统使用目的：将企业中重要信息及时通知给员工，让员工及时了解企业相关信息。

在有些系统中，各种通知、通告、通报、动态、新闻等等往往揉为一体――“电子公告系统”。但对于一些管理规范、正规的单位，这些主题内容是有很大差别的，是不能混淆的。

关于评论：

是否允许评论，应根据企业的具体环境。允许评论有利于了解员工对发布信息的意见、了解群众意向，但有些单位考虑到信息的严肃性，则不允许评论。

关于定向控制：

定制控制，就是发布的信息指明了“允许哪些人能够收阅”。如一些重要内容信息，只允许领导层看，普通职员不允许看。

1.2电子邮件
系统使用目的：将企业中重要信息及时通知给员工，让员工及时了解企业相关信息。

这是一个大家最熟悉的一个应用模块。可以实现用户间邮件信息往往、相互传递、自动通知、提醒等。其功能包括：收件箱、发件箱、撰写邮件、垃圾箱、邮件检索、资源使用、邮件地址簿、外部邮件配置、邮件统计等功能。

该系统经常遇到如下两个疑惑：

l       可否作为一个独立的WEB邮件系统

答案是否定的。

因为WEB邮件系统一般是一个非常独立的系统，不是简单的收、发管理。它涉及到环境要求、性能要求。如：

    必须具备优质的Internet网络接入环境

    必须考虑各种网络攻击、垃圾邮件、病毒等侵袭

    具有独立的用户、权限管理体系

而在致力协同系统中，电子邮件系统是基于数据库管理技术实现的“仿真”邮件系统，而不是真正的邮件系统（如支持SMTP、POP3等技术协议）。目前市场上成熟的WEB邮件系统比较多，有几千元的，还有几十万元的，可选范围比较大。

l       与其它邮件系统进行整合？

整合是可以的，不过有不同的方案选择。

第一种方案：是完全与邮件系统进行整合。WEB邮件的收发，都可通过OA系统进行。第二种方案是，非完全性整合，可以通过“认证桥”进行挂接处理，用户直接从OA系统中进入自己的邮件系统进行邮件收取。

考虑到邮件具有相当强的私密性，以及许多WEB邮件系统的限制，第一种方案存在不安全、不稳定等情况。所以我们建议采用第二种方案。而且第二种方案除了满足邮件集成需求外，还具有非常强的灵活性、便捷性等特点。

1.3手机短信
手机短信可以将一些公告信息、提醒及时发布到员工手机上，实现一种“脱机”办公。同时用户也可以利用该系统自写短信与客户进行短信沟通、联系。

该系统为许多用户喜爱，有时成为启动“OA系统推广”手段之一。

有些单位可能担心短信滥发，每月花费“巨大”。

一方面，系统提供了短信统计功能，以便于追查滥发行为；另一方面，可以限制短信使用人，仅限于某些人员使用。

另外，用户可以在当地购买一些包月卡、优惠卡，将费用控制到理想范围。

1.4领导信箱
这个模块功能其实非常简单！甚至其它功能模块都可起到同样的作用。

但是许多领导却非常喜爱，倍感亲近！这反应了一个问题：领导迫切需要与员工进行有效沟通，知道下面的问题、意见。

几乎任何单位中，领导往往成为“孤家寡人”、“高处不胜寒”，很想听到下面的声音却并不容易――因为有中层管理者。中层管理者往往表现出“报喜不报忧”（强烈贬义――“欺上瞒下”，褒义――“为领导排忧解难”），普通员工心存顾忌和畏难情绪，不敢与领导面对。

曾经在一个国内著名的民办院校实施OA系统，院长提到一个要求：希望能够看到下面职工都在作什么？

这是领导一种普遍心态。

1.5 BBS论坛
大禹治水经：治水在于疏。

冠冕一些，可说是为员工提供一个信息沟通、交流、学习的场所；调侃一些，是为员工提供一个宣泄的自由的、民主的空间。