龙拓互动公司协同办公应用案例
应用背景龙拓公司经过多年的发展,产业规模成几何倍增长,组织机构规模迅速扩大,公司的日常管理问题日益突出。通过接触后,得知急需解决的问题有如下几个方面:
信息传递
公司的通知、公告、新闻、规章制度无法快速、准确的到达每个分支机构。传统的电话、纸介方式存在许多不足,电话方式准确性、可控性低,纸介方式效率慢,这些都会延误商机,导致公司受损。另外这两种方式费用太高。
流程规范
原始的工作流程不仅效率低,可控性非常差,人为感情因素起很大作用。比如费用审批一项,总公司想了解分支机构的费用审批情况非常困难,这样一来,失去了有效的监控,人为感情因素会不断提升,最终会给公司带来无法估量的损失。
沟通协作
由于分支机构越来越多,所以总部与分部、分部与分部之间的沟通效率低。比如广告版块费用一项,分部需要先与总部联系,然后在与客户进行接洽,而这期间如果价格发生变动,业务将进入一种被动状态,导致销售失败。
应用方案
网络寻呼
网络寻呼的使用,使龙拓公司内部沟通变得简单、高效、可控。极大的提高了沟通的效率,并且因为具有痕迹保留,杜绝了扯皮现象。领导通过管理的功能,也大大减少了员工工作行为、方向的错误率。总分公司之间因为使用网络寻呼,沟通费用下降70%。
公文流转
龙拓公司的公文共有如下类型:
A. 会议纪要
B. 人事任免
C. 通知文件
内部请示
龙拓公司将办公设备申请、部门活动申请??50余种日常办公中的请示都使用系统进行内部请示进行审批。采用这种审批后,无论员工还是领导,无论在什么时间、什么地点,都可以进行事务的请示及审批,极大的提高了工作效率,并且减少人为因素对流程的干扰。
新闻、通知
龙拓公司使用新闻、通知等信息模块,快速、准确的把公司的各种信息(费用、通知、决定、规章等)传递给各分部,解决信息不对称、信息失真等情况,加快了信息传递效率。
龙拓公司知识模块中目前存有800余篇日常办公中的经验,这些经验可以非常方便的让其它员工分享,通过使用知识管理,龙拓公司的经验共享率显著提高,因为知识所带来的隐性收益非常多,拿销售经验分享一项,在企业的销售团队中受到大家的好评,称此模块为自身工作带来非常明显的提高。
内部论坛
龙拓公司通过使用内部论坛功能,在活跃企业气氛的同时又进一步加强了企业文化建设,让公司的团队更加有活力、有激情、有凝聚力。同时在论坛中还定期对企业中的问题进行公开的讨论,这样不仅节省了时间,还增加了员工的参与感,提高了员工主人翁精神。
行政管理
目前龙拓公司使用系统中的行政管理模块,将会议、车辆、图书、资产、用品进行了统一管理、合理分配,提高了行政部门在些方面工作的效率,让行政部门人员可以有更多时间为员工做更多的事情。
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