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OA办公软件系统

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企业信息化建设中OA协同办公系统的应用

更新:2019-05-09 14:41    来源:泛普软件 · hs

  办公自动化是经济快速发展、办公业务量剧增年代的产物,是综合行为科学、管理科学和系统工程学为理论基础,结合计算机技术、互联网技术、现代通信技术和信息技术等多种技术综合应用于日常处理业务中,从而提高工作质量,提升工作效率。办公自动化的不断发展催生出办公自动化系统,也就是OA系统。OA系统伴随着计算机技术、互联网技术和信息化工程的快速发展而日渐成熟。其中的智能协同型OA系统是将协同作为核心,实现多系统跨功能的信息和流程整合。OA协同办公协同是将流程、信息管理以及内部事务管理作为核心,能够及时安全传递信息和进行操作的一款网络办公软件,具有操作简单、功能实用、服务可靠等优点。由于OA协同办公系统能够有效提高处理事务的效率,并且能够及时获得所需信息,因而越来越受到企业的欢迎。

  一、企业信息化建设中OA协同办公系统的应用

  1.基于SOA插件式的整合平台。基于SOA架构设计的协同管理平台,具备组件式集成理念,它将平台中包含的分散功能组织为可互操作的基于标准的服务组件,这些服务组件可按照业务需求快速组合和重用。平台可将Portal门户服务、工作流引擎、短消息服务、文档管理等作为基础服务,用户可以根据自身业务需要进行重新组合。同时还可以将用户已有的和将来的信息系统作为特定的服务一同整合到综合信息平台上来。平台的工作流程管理需要符合WFMC标准,支持图形化方式定义方式,支持灵活的流程绑定表单方式可以满足不同企业流程的需要,同时提供流程效率的监控分析统计功能,帮助企业梳理流程,提高企业内部办公效率。对于企业个性化的管理需求,当系统的标准功能模块不能满足的情况下,还可以利用平台的自定义表单工具帮助用户快速设计满足应用的业务表单,表单可以绑定任意流程,也可以作为独立的功能模块部署到系统中,还可以通过自定义的查询和统计功能来分析已发生的业务数据。

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  2.良好的系统开放性。系统开放性主要表现为两个重要方面:系统的业务扩展能力和后端业务的整合能力。需要系统系统提供丰富的二次开发接口,支持用户快速扩展新的业务模块;整合能力包括与第三方后端业务系统的整合,将企业的所有IT资源协同起来。对于多法人、多组织的集团公司,可以根据分公司业务设定门户,促使集团公司总部的管理模式扁平化、开放化;对于非集团性公司,根据不同的业务结构设置信息门户,实现真正的信息共享管理和组织协同,管理趋向集约化,精确化和规范化。适应从单一企业,多点企业到集团型企业不同类型用户的实际需求,可支持集团企业总部和分子公司的公文交换、信息交流、信息共享等业务。可集成多种第三方的工具组件,如视频会议、手写批注、短信平台、电子签章、RTX、CA安全认证、E-pass身份认证卡等,辅助用户以更高效、更安全、更科学的方式应用协同管理平台。

  3.支持移动客户端应用体验。随着经济全球化竞争越来越激烈,市场环境瞬息万变,要求企业能够快速响应市场的变化,加上4G等移动技术标准在中国的推广和应用,企业移动办公的需求应运而生。协同管理平台与移动技术、安全技术相结合,支持多种移动客户端,远程审批,将移动办公特性添加到企业运营管理中,很好地实现企业对信息变化的快速响应。OA平台所展示的门户信息,个人信息可以通过和如触控一体机等外设硬件的整合对接,由权限控制在触控一体机上进行信息展示,进而方便员工进行登录操作,可在一线员工、人流量大的区域设置通过一体机随时进入企业内网和办公平台进行查询,了解公司动态,处理相关流程事务,浏览相关技术知识文件、公司制度、操作规程等信息,并进行工作的汇报,可以极大的方便员工参与使用OA系统,提升员工登录OA进行办公的积极性,提升企业运作效率,提升管理效益。在进行了周密的策划和布署之后,构建了一个集自动化办公、信息交流等为一体的综合平台。平台建设完成后,由信息发布、流程审批、档案管理、党建班组建设等模块组成。为了能使所有员工更好的利用平台有效提高工作效率,项目实施完成后组织所有管理人员进行了培训与交流,从系统的应用情况来看,OA平台的实施己达到了预期的效果。

  二、企业获益分析

  1.面向企业运营管理的协同软件平台。规范管理,提高工作效率,支持企业重新组合业务流程,打破部门间的壁垒实现高效协同,企业各级管理者及时掌握各维度决策信息,支持企业在快速发展的过程中顺利变革。省运营成本,实现无纸化办公,无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

  2.精确管理。规范和管控全面运营过程通过融入管理思想的系统应用对企业的战略分解、计划执行、业务活动、经营过程和员工工作进行全面管控,坚持信息量化、细节控制和过程控制,保证企业的精确执行力。提高企业竞争力、凝聚力,员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台,企事业单位的内部凝聚力将大大增强.

  3.全面协同。打造柔性化的全面协同企业基于中国的柔性管理文化和信息扁平、立体沟通的全新团队协同模式,弥补金字塔组织结构的管理缺陷,全面提高企业的决策、执行、协作、反馈和应变效率.消除信息孤岛、资源孤岛:协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散,管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

 

  OA协同办公系统是在互联网技术和信息技术等多种技术上逐渐发展起来的,对于企业信息化建设有着较大的促进作用,能够帮助企业整合各类有效资源,实现信息的流通,节省时间,规范办公流程,提高工作效率。目前OA协同办公系统在实际使用过程中还存在一些不足,但通过对OA协同办公系统的正确认识和软件建设的投入,OA协同办公系统对于企业信息化建设将发挥更大的效益。

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