利用办公自动化进行知识管理

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什么是知识管理

简单说呢，知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。知识管理型企业能够迅速对外部需求作出反应、精明地运用内部资源预测外部市场的发展方向及其变化。虽然要做到这一点需要从根本上改变企业的经营方向和领导方式，但是它具有巨大的潜在效益。弗拉保罗说：“知识管理就是运用集体的指挥提高应变和创新能力。”

企业面临的最大难题是知识的积累与运用，实现知识共享必须得到企业领导和全体员工的认同，把学习确定为公司的重点，以促进员工彼此合作来创造性的建设企业。许多成功的知识型的企业都建立了可以实现知识共享的信息平台，都建立了对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制。

有些人有一种错误的观点：即知识管理是IT行业的新概念。其实这是一种误解。目前有很多企业都已经实施了办公自动化系统（西北地区的比例要低于发达地区），他们惊喜地发现：利用办公自动化系统可以很好地开展知识管理。

知识管理的内容

按照通常的说法，目前办公自动化系统的发展已经到了第三代，即基于知识管理的办公自动化。系统建立在企业Intranet平台之上，能够帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每一个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。

知识管理是一个动态的发展过程，需要员工不断贡献所获得的信息。按照Spencer的经验，进行知识管理，通常需要三个步骤：1.建立一套功能齐备的系统，使知识管理成为可能；2.把知识以合适的方式贮存起来，使应用方便；3.使人（员工）有意识地把自己的知识提供共享，使“货源充足”。

电子邮件：电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件可以方便地起草、发送、浏览电子邮件并分类归档，实现各类信息在企业各部门及个人之间快速的传递。电子邮件的应用已成为一种协同工作的机制。更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理人，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。电子邮件成为用户间交流知识，达到知识互通有无的良好工具。

论坛：一些办公自动化系统中都有电子论坛，即BBS。大家可以畅所欲言，对技术、生活、合理化建议等问题进行交流，和网上的人可以展开辩论，在与有不同思想的员工交谈过程中，就会产生碰撞的火花，达到双方（可能多方）都受益的目的。

网上发布信息：有的办公自动化系统提供了每个部门进行网上发布信息的模块，大家可以发布本部门的工作情况，也可发布对别人有用的信息、知识。

当然最重要也是最难的，就是使员工树立知识管理思想，认识到企业知识在市场竞争中的决定性作用。只有充分认识到企业知识与企业命运乃至个人利益的密切关系，员工才会自觉地维护企业知识，促进知识管理的顺利进行。当然，要成功地进行知识管理，一个资源丰富的知识库是不可缺少的。办公自动化系统就可以提供这样的数据库，提供这样的环境来促进知识管理。

放大知识管理

我们知道，引进一套办公自动化系统很简单，只需要通过建立内联网再加上一些软件就可以，但是要达到知识管理的程度的话，就必须让所有的员工都认识到它的必要性和重要性，真正让所有的员工争先恐后地访问系统，愿意把自己的知识奉献出来共享。

首先，建立企业的内联网和系统平台，能够完善地实现交流与协作。一方面要求硬件平台的构筑要合理，另一方面要求应用系统在设计、规划、实施上将交流与协作作为应用的基础进行考虑，能够全面、完善的实现知识管理。内联网建立以后，知识就可以在互相交流中发展。联系越广越有效，信息就能得到越来越多和越好的共享。

其次，就应建立企业内部知识库。知识库建立在企业的内联网上，可以包括公司的人力资源状况、员工需要的技能和评价方法、各部门的内部资料、公司的发展历史、客户的所有信息、竞争对手的材料、合作伙伴的材料、公司内部研究资料等，只要您认为可以包括的都可以规划在知识库中。当然知识库必须有基本的安全措施和网络访问权限控制。

再次，还应当建立知识总监制度，组织知识的创造、发明和传播的最大化。知识是具有竞争优势的可持续的来源，对企业的发展起到至关重要的作用。知识总监的主要任务是将企业的知识变成企业的效益。具体地说就是：建立和造就一个能够促进学习、积累知识和信息共享的环境，使每个人都认识到知识共享的好处，并为企业的知识库做贡献；监督保证知识库内容的质量和深度；保证知识库与企业的发展一致；保证知识库设施的正常运行；加强知识集成，产生新的知识，促进知识共享的进程。

最后，为了调动员工对知识管理的积极性，就应创造一种企业文化，促使员工为自己的绩效负责，并且能够发展新知识和新技能。配合这种制度，企业必须改变绩效评估体系的标准，建立知识管理奖励机制。让员工在知识管理的过程中由操作型员工向知识型员工转变，提供给他们学习的环境和激励，创造更大的价值。

利用办公自动化系统进行知识管理也要遵循统一规划、分步实施、先易后难、实效发展的原则。知识管理是一个长远规划的建设项目，不能只考虑现有用户的办公需求和系统框架，还必须考虑企业的长远规划。在实施过程中，首先要建立起邮件系统、公共信息系统，然后逐步深入，扩大实施范围。让员工在使用过程中体会到利用办公自动化系统进行知识管理的动力和乐趣，这样有利于整体系统的进行。

当今的企业越来越重视无形资产，或者说越来越重视知识。企业利用办公自动化系统进行知识管理可以达到对知识的识别、获取和充分发挥知识的作用，从而提高企业的竞争力。