四高招严格维护流程

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笔者所在公司的例行周会每周定在星期五召开，主要内容无非是由PMC（生产及物料控制）、生产、品质三个部门分别陈述本周的情况，同时负责生产的副总经理布置下周的任务。周会按照这样的流程和规律开了快两个年头，大大小小也解决了不少实际存在的问题。这次开会，笔者又发现了一个很有意义的现象，希望各位读者以此为鉴。
 
部门缘何争执不休？
 
这次开会遇到的问题是ROHS《电气、电子设备中限制使用某些有害物质指令》与非ROHS生产的问题——在erp系统里，整个机型的BOM都是用ROHS物料，然而新机型需要试产，目前却买不到这种ROHS料，所以想用非ROHS来代替。
 
本来这样的变动也无可厚非，但是由于出口产品与国内产品在用料上有严格区分，于是采购部门写了一个联络单，并知会给PMC部门，同时也通知给了研发部门。可是品质部门对此全然不知，当得知这一事情后，就再次提出为什么不用ROHS物料的问题。
 
会上，PMC部门经理与品质部门经理开始互相争执——品质部门经理声称要严格按流程办事，新机型试产必须由研发部门确认；而PMC部门说库存有非ROHS物料，目前又买不到ROHS物料，需要消耗库存，而且变更已经得到了研发部的同意。双方各执一辞，不分上下，最后搞得面红脖子粗，最后由副总经理才制止住。
 
很多时候，我们的部门经理都自豪地称：我们有非常好的流程，我们非常重视流程建设。当然，好的流程是很必要的，但很多时候，各个企业往往忽视了流程背后的东西——流程的执行与维护。上面提到的争执其实就是说明了这样一个问题。如果流程并没有真正地被执行，那就是纸上谈兵，和不做流程没有任何区别；如果因为没有真正执行流程而没有带来任何好的效果，流程建设还成了耗费大量人力物力的过程。
如何维护流程？

我们会经常听到一些部门经理或员工们说，按照流程的条条框框做是自找麻烦，把一件简单的事情做复杂了。事实并非如此，而且流程在一定程度上是非常有必要的。然而如何消除人们的疑问，并如何去执行和维护好流程呢？笔者在此谈谈自己的一点看法：
 
①上下要沟通好：领导层如果对流程不重视或者三天打鱼两天晒网的话，流程肯定执行不到位。上下沟通，确保的是流程得到充分宣传，获取大多数关键环节的理解和支持，在实施中出现问题可以得到正向反馈。同时，对于出现的例行的流程执行和维护问题要给予总结，杜绝下次再出现类似问题。
 
②严格按照设计的流程来进行，防止执行者变通。有一句话叫“上有政策，下有对策”，很多中层领导或者员工（尤其是老员工）对流程并不重视不够，总觉得按照流程来工作不如以前没有流程时那样顺手，因此在流程的执行过程中，相关部门要确保细节能够实施，至少让执行人感到自己的需求得到了考虑；同时在实施过程中，允许各部门就细节做适当调整。
 
③加强实施的监督力度，做好关键点、关键人物的工作，有了他们的保证，流程的执行才有力度。如果能奖惩措施联系在一起并执行到位就更会有效果，必要时不妨跟绩效考评结合起来综合评估。
 
④加强部门间的协同与合作。很多时候，部门管理者总是以自己部门为中心，不管别的部门与自己部门流程的衔接，总说自己部门如何按流程办事，而别人没有按流程做。实际上部门间应该互相帮助，发挥团队精神，争取把一个问题解决好。领导层要做好部门间的协调工作。
 
流程的维护，就好比我们爬楼梯——总共十级楼梯，当我们爬到第八梯、离第十级楼梯很近的时候，千万不要掉以轻心。如果我们没有维持好向上的状态，一着不慎就会下滑，跌到第六阶；最后当我们再次想要达到第十阶的时候，会比以前我们在第八阶的时候费更大的力气。所以流程需要我们去维护，要持续进行改善，千万不可下滑回到从前的状态。(it168)