《新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定》

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　　“集团OA协同办公系统”正式上线通知

　　导读：新凯骅集团，关于“OA协同办公系统”正式上线，运行的通知，集团各职能管理中心、部、室、子公司：，集团“OA协同办公系统”于5月17日上线试运行以来，期间对系统各模块功能与效果进行全面的测试和优化，目前系统已能够满足正式运行条件，为充分发挥“OA协同办公系统”高效、快捷的功能，以实现集团办公管理自动化，根据集团董事会要求，定于2012年8月11日起正式运行“OA协同办公系统”，请集团各职能管理中

　　新 凯 骅 集 团

　　签发:洪东方

　　关于“OA协同办公系统”正式上线

　　运行的通知

　　集团各职能管理中心、部、室、子公司：

　　集团“OA协同办公系统”于5月17日上线试运行以来，经过两个多月的试运行，期间对系统各模块功能与效果进行全面的测试和优化，目前系统已能够满足正式运行条件;为充分发挥“OA协同办公系统”高效、快捷的功能，以实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率。根据集团董事会要求，定于2012年8月11日起正式运行“OA协同办公系统”;请集团各职能管理中心、部、室、子公司确实有效落实，并严格按《规定》要求执行。

　　附件：《新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定》

　　广西新凯骅实业集团股份有限公司

　　2012年8月3日

　　主题词：OA系统 正式上线 通知

　　送： 集团公司领导

　　发： 各职能管理中心、部、室、子公司

　　总裁办公室 2012年8月10日印发 (共印20份)

　　附件：

　　《新凯骅集团“OA协同办公系统”运行规定》

　　为实现集团办公管理自动化，提高日常管理工作的运作效率;特制定本规定。

　　一、工作汇报

　　1、工作汇报于系统“个人办公”模块内“工作管理”目录相应“功能点”实现。

　　2、每日工作总结，于每日22:00前提交当日工作情况。

　　3、每周工作总结和计划，于每周周一上午10:00前提交上周工作总结及本周工作计划。

　　4、每月工作总结和计划，于每月2日上午12:00前提交上月工作总结及本月工作计划。

　　5、年度工作总结和计划，根据集团相关通知要求执行。

　　6、专题工作汇报，根据阶段性计划完成情况进行汇报。

　　7、工作汇报内容做到具体、详实、数据准确，计划可行、切合实际、全面考虑;杜绝笼统或敷衍了事。

　　二、业务审批

　　1、行政管理(包括人事管理、生产管理、供应管理、营销管理、财务管理)等各项业务流程审批，于系统“行政办公”模块内相应审批目录下相应“功能点”办理。

　　2、协同管理和日常工作事项，于系统“行政办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

　　3、会议管理、车辆管理和人员看板，于系统“综合办公”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

　　4、公告、新闻管理和内部论坛，于系统“公共信息”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

　　5、文档、文件管理，于系统“文档管理”模块内相应“功能目录”下相应“功能点”办理。

　　三、汇报流程

　　1、以逐级汇报为原则。

　　2、各子公司生产经营管理工作汇报流程：

　　(1)各职能部、室管理人员(含主管)→→各职能部、室经理(或负责人)汇报→→分管副总(或负责人)→→总经理→→集团高层。其中：

　　①梧州新凯骅工作→→集团董事长洪东方。

　　②集团(钟山)本部工作→→集团副董事长黄文泽。

　　③八桂新凯骅工作→→集团董事李惠。

　　④桂林新凯骅工作→→集团监事会主席陈家干。

　　(2)助理及直属部、室和管理人员→→直接主管领导。

　　3、集团管理总部经营管理工作汇报流程：

　　(1)各职能部、室管理人员(含主管)→→各职能部、室经理(或负责人)→→各职能管理中心总裁(或负责人)→→集团高层。其中：

　　①集团生产管理中心工作→→集团董事长洪东方(并协同对接集团各子公司生产技术管理工作)。

　　②集团项目申报、集团战略发展研究工作→→集团副董事长黄文泽。

　　③集团融资工作→→集团董事李惠。

　　④集团财务管理中心、上市工作→→集团监事会主席陈家干。 ⑤集团供应管理中心、营销管理中心工作→→集团监事洪文贞。

　　(2)助理、直属部、室及管理人员→→直接主管领导。

　　(3)集团各董事、监事工作，根据实际工作需要直接汇报。

　　4、各职能部、室(含车间、生产线)未配置经理的，工作由主管(或负责人)汇报;如经理、主管未配置的，由班组长或指定汇报人汇报。

　　5、严禁越级汇报。

　　四、用户管理

　　1、集团信息管理部负责“OA系统”中的用户管理、工作汇报统计、数据维护、技术支持等管理工作。

　　2、OA用户实行“一岗一用户”管理，严禁擅自与其他岗位用户

　　合用或交叉使用。

　　3、新启用或重新启用OA用户密码为初始密码，用户须即时修改密码。

　　4、严禁长时间上线离开办公席或外出。

　　5、各子公司系统管理员做好OA用户管理台账的建立，信息变更即时向集团信息管理部反馈。

　　6、OA用户开通流程：本人提出申请→→部门负责人审批→→子公司系统管理员确认→→集团信息管理部审核→→开通、测试→→公告。

　　7、用户提出使用问题→→本公司系统管理员解决→→权限外或未解难题→→集团信息管理部协调解决→→测试→→反馈。

　　8、岗位变更或离职用户管理流程：人事专员签认→→本公司系统管理员确认→→集团信息管理部审核→→用户的变更或注销→→公告→→用户信息更新。

　　五、运行管理

　　1、“OA系统”平台的日常维护及后台数据管理由集团信息管理部负责。

　　2、“OA协同办公系统”仅为新凯骅集团内部工作需要使用，严禁将OA用户、密码或相关资料外传。

　　3、严禁在“OA协同办公系统”中闲聊或发布与工作无关的任何信息。

　　4、集团信息管理部负责对每日工作总结和每周、每月工作总结与计划提交情况的汇总，并在OA系统“公告”栏公布。

　　5、用户须在每日上班第一时间登陆OA用户，下班前再次登陆(或刷新)OA用户，以即时了解集团的最新信息和相关通知、公告。

　　6、严谨、高效地办理业务和审批，严禁拖延、搁置或不办理。

　　7、重要数据、资料或文稿等各种格式文本，须以附件形式并加密后方可上传。

　　8、需在OA系统中运行业务审批流程：各职能部、室提交流程及表单→→部门内部审核→→集团职能管理中心审批→→集团信息管理部流程和表单的录入→→运行测试→→开通并公告。

　　9、对“OA系统”运行的建议流程：个人或部门提出→→集团信息管理部→→汇总、分析、改进、测试→→公告并运行检验→→固化。

　　六、电子印章管理

　　1、电子印章包括：

　　(1)广西新凯骅实业集团股份有限公司董事会印章。

　　(2)广西新凯骅实业集团股份有限公司总裁办公室印章。

　　(3)广西八桂新凯骅木业有限公司公章。

　　(4)桂林新凯骅木业有限公司公章。

　　(5)梧州新凯骅木业有限责任公司公章。

　　2、电子印章仅限于集团范围内OA系统中的内部文件发文使用，“电子印章”须严格按《集团电子印章管理办法》规定使用。

　　3、电子章的申请与启用由集团指定部门负责办理，并负责电子印章相关资料的档案管理。

　　4、电子印章须由集团指定专人负责管理，日常管理需采取加密措施。

　　5、电子印章的使用，须在用印文本经最终审批权人审批后方可用印，即时做好相应用印记录(包括时间、用章文本、内容、次数、适用范围、部门、拟稿人、审批人等)。

　　6、严禁私自用印，严禁在空白文档或在未最终审批文本上用印。

　　7、严格对用印文本内容的审核，杜绝泛滥用印。

　　8、严禁使用电子用印文本对外业务的办理。

　　七、处罚规定

　　1、非特殊原因，工作汇报须严格按规定时间内提交。

　　2、工作汇报的处罚：

　　(1)每日工作汇报：

　　①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。

　　②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。

　　③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金10元。

　　④延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金30元。

　　⑤连续六次不交(或一年内累计30次不交)，除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。

　　(2)每周工作总结和计划：

　　①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面”蓝色警告显示，同时手机短信提醒。

　　②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。

　　③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金20元。

　　④延迟3天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金60元。

　　⑤连续三次不交(或一年内累计五次不交)，除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。

　　(3)每月工作总结和计划：

　　①延时提交即为迟交，于系统“工作计划统计页面” 蓝色警告显示，同时手机短信提醒。

　　②延迟1天提交，于系统“工作计划统计页面”黄色警告显示，同时手机短信提醒。

　　③延迟2天提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金50元。

　　④延迟3天以上提交，于系统“工作计划统计页面”红色警告显示，同时手机短信提醒，并处罚金150元。

　　⑤连续两次以上不交(或一年内累计三次不交)，除按规定处罚金，同时取消年度评优资格及年终奖金发放，对无视组织纪律、屡教不改等情节严重者给予解除劳动合同处理。

　　3、汇报内容笼统或敷衍了事，即无具体工作内容也无具体数据，视为工作总结与计划不提交：

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