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如何把资料管理系统加工工作做好

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  •   档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。档案数字化加工是新时期档案工作者面临的一项重要工作。档案扫描是档案数字化加工中的一种,档案扫描过程中,应该注意以下问题,才能够把档案数字化加工工作做好。

      制定数字化加工场所工作规范。工作人员必须佩戴工作证,非本场所工作人员或相关人员不得进入;工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场所,随身物品统一存放于入口处;场地内禁止吸烟,禁止存放易燃、易爆杂物和食品等物品;保持工作场所清洁、干燥,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等。项目日常管理员要随时检查数字化现场安全、保密设施,发现问题立即报告,及时解决;工作人员离开现场时,必须切断电源,锁好门窗;加强保密观念,每逢节假日进行一次安全、保密检查,消除不安定因素;严格遵守用户方相关的保护保密制度,未经批准,任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所,更不准私自摘抄、外传档案内容;爱护设备,专人操作,确保档案绝对安全。

      做好档案扫描前处理工作。档案扫描前处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前,要整理好需扫描的各类档案目录,对所有档案按要求编制统一规范的档号,并确定相关的字段名和字段类型。对模糊不清的档案进行特殊处理。档案形成于不同年代,载体、字迹复杂多样,字迹清晰度和纸张质量差异很大,印章的色差也不同,所以在扫描前要根据档案的具体状况,适当进行整理,视需要进行登记或作出标识,确保档案数字化质量。在拆除原档案装订时,要注意保护档案原件,页面需修整的要按规定执行。

      加强扫描过程中质量管理档案管理部门的工作人员要经常到扫描现场检查、解决、协调扫描过程中出现的各种问题。档案目录录入时可能存在错误情况,需要仔细核对。对字迹模糊不清的档案,需记录下来单独处理,或者建议扫描公司对这类情况特殊的档案采用较高分辨率进行扫描。档案幅面大小不一,要选择采用相应规格的扫描仪。扫描时,避免盲目追求速度,而忽视质量,牢记扫描质量是最重要的。扫描后,要对图像质量进行检查,发现不符合要求的,要进行后期处理,去掉扫描纸张中明显的装订孔、文件中明显的污垢等。

      区分扫描件和非扫描件,避免重复扫描,提高工作效率。近年来,新归档的文书档案分为电子文档和没有电子文档两类,若对有电子文档的档案再进行扫描,不但扫描效果达不到OA系统原文件的清晰度,而且会造成不必要的浪费。因此,为避免重复扫描,需把实行OA以来的所有目录与电子文档进行逐一核对,整理出有电子版的档案,进行全部标识,不再进行扫描。

      对完成扫描的档案原件进行检查。档案扫描装订后,在归还档案室时,要对每卷档案进行检查,尤其是永久、长期的档案。检查中,容易出现问题主要有:少量目录装订顺序有误;备考表装订有脱落现象;档案实体卷内页码有错(扫描公司可以纠正后,卷内目录会改,但卷盒上忘记改),这些都是需要引起注意的地方。

      推荐阅读:档案数字化过程中存在的五大问题

  • 发布:2007-04-15 11:33    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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