资料管理软件

资料管理系统过程中需注意的几个问题

　　档案数字化就是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用专业的扫描仪、高拍仪和数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

　　档案数字化加工是新时期档案工作者面临的一项重要工作。想要把档案数字化工作做好，就必须注意到以下几个方面的问题。

　　一、作好扫描前的准备工作。首先要确定数字化加工场地，场地面积要能满足档案工作人员操作所需空间，同时场地要远离强磁场等干扰;其次是要准备好数字化加工过程中所必备的办公用品。

　　二、做好档案扫描前处理工作。档案扫描前处理包括档案目录数据准备、拆除装订、页面修整等。扫描前，要整理好需扫描的各类档案目录，对所有档案按要求编制统一规范的档号，并确定相关的字段名和字段类型。对模糊不清的档案进行特殊处理。档案形成于不同年代，载体、字迹复杂多样，字迹清晰度和纸张质量差异很大，印章的色差也不同，所以在扫描前要根据档案的具体状况，适当进行整理，视需要进行登记或作出标识，确保档案数字化质量。在拆除原档案装订时，要注意保护档案原件，页面需修整的要按规定执行。

　　三、制定数字化加工场所工作规范。工作人员必须佩戴工作证，非本场所工作人员或相关人员不得进入;工作人员不得携带与本工作无关的存储介质进入工作场所，随身物品统一存放于入口处;场地内禁止吸烟，禁止存放易燃、易爆杂物和食品等物品;保持工作场所清洁、干燥，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等。项目日常管理员要随时检查数字化现场安全、保密设施，发现问题立即报告，及时解决;工作人员离开现场时，必须切断电源，锁好门窗;加强保密观念，每逢节假日进行一次安全、保密检查，消除不安定因素;严格遵守用户方相关的保护保密制度，未经批准，任何人不准将档案原件、扫描后的电子档案带出工作场所，更不准私自摘抄、外传档案内容;爱护设备，专人操作，确保档案绝对安全。

　　四、对完成扫描的档案原件进行检查。档案扫描装订后，在归还档案室时，要对每卷档案进行检查，尤其是永久、长期的档案。检查中，容易出现问题主要有：少量目录装订顺序有误;备考表装订有脱落现象;档案实体卷内页码有错(扫描公司可以纠正后，卷内目录会改，但卷盒上忘记改)，这些都是需要引起注意的地方。

　　注意到以上四个方面的问题，再加上有一颗红心，相信档案数字化工作一定能够做得更好。

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发布：2007-04-15 11:36 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]