如何规避OA办公系统实施风险
在上一篇文章中,我们介绍了OA办公系统实施风险的前两项:选型盲目和技术风险,今天继续和华天动力OA的实施部经理刘鹏一起介绍剩下的五项。
风险三、没有考虑服务成本和便利性
因为OA办公系统的服务和二次开发无以为继,而被迫放弃使用的用户并不在少数。这些用户往往已经习惯了这套系统,但服务得不到及时响应,系统升级成本太高,只能使用最简单的几项功能,最后导致系统越来越萎缩。
这种问题是OA办公系统的先天问题,是很难解决的。出现这种问题的用户大多使用了一些项目化的产品,需要进行大量的二次开发才能符合本企业的需求。
或者使用了一些服务成本很高的开发技术,如LOTUS、SharePoint等。这种架构的OA办公系统技术复杂,又无法远程服务,服务成本往往是JAVA等技术的好几倍。这就导致系统的技术支持、功能升级、license拓展等费用不堪重负。
据了解,在5年前采用LOTUS平台的OA用户,现在绝大部分都已经停用了。
风险四、没有考虑和其他系统的整合问题
这种情况在近几年内越来越多,因为OA办公系统涉及面广,包容性强,所以用户需要将OA办公系统作为企业的中心平台,发挥统一入口和整合数据的作用。这时候就需要OA系统具有很开放的架构和很强的整合能力。
刘鹏说,在OA系统和ERP、财务等第三方业务系统之间进行数据整合,是当前非常重要的一项应用,华天动力的“工作流2.0”概念就是在这种背景下提出的。但一些OA办公系统因为技术架构不合理或者设计水平欠缺,导致这种需求无法实现,或者实现起来非常麻烦,这就大大削弱了OA系统的使用价值,也加重了企业信息孤岛的问题,这样用户得到的只是一个功能单一的OA办公系统,早换是要换掉的。
风险五、功能不细致
现在OA办公系统的功能普遍存在一个误区,就是求全不求细,看起来林林总总功能齐全,但深入的使用后才发现有很多欠缺。比如缺乏即时通讯工具、接收文件时不能直接归档、内外部邮件不能互相转发、工作流不支持多种类型的跳转、不能直接生成统计报表等等细节问题。
尤其是工作流技术,这是OA办公系统的核心,不深入体验是看不出来差别的。以“工作流管理专家”著称的华天动力OA系统为了让用户有一个最详尽的体验,在自己的网站(www.oa8000.com)上提供了免费、免注册的在线试用和下载试用,这种完全开放的作法非常值得业内企业借鉴。
风险六、功能不易用
这个问题一直被厂家和用户所忽略,但却在很大程度上影响了OA办公系统的实施成功率。
在所有企业管理软件中,OA办公系统的涉及面最广,各类型人员电脑水平千差万别,如何在功能不断增加的同时,尽量提升系统的易用性,减少实施障碍,让各种人员能够快速接受,乐于使用,是一项非常重要的工作。
刘鹏说,OA系统的实施是一鼓作气,再而衰,三而竭,如果不能够快速的让使用者产生兴趣,他们的热情就会很快冷却,再好的功能和技术都是空谈。刘鹏称华天动力是业内最早提倡OA易用性的厂商,事实证明,这种做法是正确的。
风险七、功能不适用
OA办公系统里面的很多功能模块只提供一些最基本、最通用的管理职能,如果客户的要求很高,或则很个性化,那么这些功能往往就不能真正满足需要了,典型如资产管理、人力资源、客户关系、项目管理等。
一个很简单的道理是:你不能指望OA系统中集成的这些功能模块,能够达到独立的资产或人事管理等系统吧。
而且,没有一种标准化的产品会满足所有人的需求,如果用户发现不适用后不愿意投资做二次开发,或则系统本身也不便于做二次开发,那么就会慢慢的导致这些功能的闲置。
部分功能的欠缺可能不会导致用户完全废弃OA办公系统,但只能勉强的使用一些最简单的功能,如信息发布、文件传递等,远远没有发挥OA办公系统应有的价值,这无疑也是一种失败。
据笔者观察,这种处于半死亡状态的“僵尸”客户占据了失败案例的大多数。
最后,笔者建议,OA办公系统的选型要关注未来发展,而不是眼前问题;关注综合成本,而不是购买价格;关注亲身试用,而不是厂家介绍。这样,系统的失败几率就会大大降低。
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