中国规划电子文件管理

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　　国家电子文件管理的步伐已经迈开。随之而来的是，各级电子文件管理协调机构的建立、明确相应管理机构、各电子文件形成单位建立协同配合机制，以及一系列技术难题的破解。一向以纸质为载体的“红头文件”，正在向电子化时代迈进。

　　　“我们的电子文件管理要记录和传承当代的历史，从纸质文件管理到电子文件管理，这是个里程碑意义的转身，意义和风险并存。”中国人民大学副校长、电子文件管理专家委员会主任冯惠玲，接受《瞭望》新闻周刊专访时，这样评价电子文件管理在“十二五”时期的意义。这位国家电子文件管理“十二五”规划的主要参与者表示，从国家采取总体调控规划措施讲，中国起步不算早，“十二五”开局五年电子文件管理要扬长避短，形成中国特色，对世界有所贡献。

　　面对电子文件管理的历史使命，国家行政学院教授、电子政务专家顾平安表示，在中国，电子文件的范围应该首先界定为电子公文，从国家层面对电子文件实施管理，技术标准应当先行。

　　电子文件管理的“记忆黑洞”

　　“中国是唯一文明没有中断的国家，一个重要的原因是我们的文献记录没有断线，祖先没有断线，我们这一代也不能断线。”冯惠玲接受本刊记者采访时认为，电子文件管理迫在眉睫。

　　日前，一份来自中国人民大学“电子文件管理机制研究”课题研究小组的调查报告，首度曝光中国电子文件管理的“记忆黑洞”——

　　在49家中央和国家机关及其直属企事业单位中，18.4%的单位没有留存任何电子文件，79.6%的机构没有采取任何措施留存数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等。

　　除此之外，一些单纯依靠物理载体保存下来的电子文件，由于软硬件不配套，同样面临着无法读取的记忆损失。

　　调查显示，中国1982年第三次全国人口普查中99%的原始数据已经丢失;1990年北京亚运会的部分电子文件无法读取;22%的中央机关存在读不出来的电子文件。

　　近两千年前的罗赛达碑(解读古埃及文字钥匙的石碑)，数字依然清晰可见;然而今天的电子文件数据已经近10%无法读取。这意味着一段历史，或一段文化，将因为不能留下记录而烟消云散。

　　“我们国家有多少电子文件?这个数字，全国没人知道。而在纸质文件时代，这个问题是可以回答出来的。”冯惠玲焦急地表示。

　　“我们搞得太晚了，十年前就应该做了。”研究电子政务近15年的顾平安告诉本刊记者，从1999年政府上网工程开始，中国电子政务的发展已历经12年。据统计，中国的数字信息量2010年为900.5亿GB，占全球信息量9.1%，将近一成，它们在中国的管理令人忧虑。

　　由于长期以来缺乏国家层面的电子文件规划管理，中国电子文件的信息安全状况堪忧。“电子文件管理机制研究”课题研究小组调查发现，有的重要机构仅仅因为工作人员在内部涉密网和互联网上交互使用U盘，就被黑客利用木马程序从其内部网上窃取很多重要情报。