电子文档管理系统有什么用

　　大中小企业都需要做好文件管理工作，不同规模的企业文件管理的工作强度不同，大型企业文件多，容易出现储存工作量大、管理难、查找慢，管理效率低，文件安全性低等问题，传统的文件管理模式也不能发挥文件的价值，文件知识共享收效低，因此需要文档管理软件来辅助。

　　一、文档管理软件有什么功能

　　1、加密存储

　　文件管理系统中的文件采用加密存储的方法，缩小了文件扩散的范围，保证企业文件资料的安全。

　　2、备份数据

　　文件管理系统不仅支持数据库备份，还支持完整数据备份，数据双重备份保护下，提升内部数据的安全性。用户还可自定义设置备份的时间和备份的位置，时间一到，系统会自动备份文件到制定存储位置。

文档管理系统有什么用.png

　　3、借阅文档

　　有借阅权限的用户可申请借阅文档，系统为为用户发出消息通知，借阅时间一到，文档会自动收回。

　　4、定义审批流程

　　文件管理系统支持用户自定义审批流程，解决流程固化、审批混乱的问题。

　　二、文档软件哪个好

　　当下市面上有种类繁多的文档软件，如何找到适合企业的就显得比较困难了，除了价格、功能等因素外，其实企业在选择一款软件的时候也要考虑其他因素。

　　其实选择文档管理软件，那么只要满足简单、好用、安全这几点，如果软件太复杂，公司使用人数比较多，那么就会出现员工不爱使用的情况。

　　文档的安全是最为重要的，毕竟里面都存放着企业的商业文件，所以对服务器和系统的安全都要作出严格要求。如泛普软件采用B/S架构，配合阿里云的服务器，在安全上添加更多保障。

　　电子文件已经成为重要的资源形式，它的价值也得到了肯定，现在电子文件在运行中的占比在上升，电子文件的管理工作也越来越重要，企业构建规范一体化的文件管理系统被提上日程，尽快确保信息的安全性和可靠性。

发布：2022-10-27 11:57 编辑：泛普软件 · xiatian [打印此页] [关闭]