无纸化办公为涌鑫集团所带来的不仅仅是高效审批
摘要:业务领域不断扩展,不同产业板块的人员配置、组织架构不同,如何实现统一管控?组织运营管理是否面临失控风险?这是很多企业集团化发展中必然面临的问题。而在江苏涌鑫集团有限公司,借力IT平台,完美地解决了这个问题。
业务领域不断扩展,不同产业板块的人员配置、组织架构不同,如何实现统一管控?组织运营管理是否面临失控风险?这是很多企业集团化发展中必然面临的问题。而在江苏涌鑫集团有限公司,借力IT平台,完美地解决了这个问题。
全面落地高效审批
“老板每到一个分公司,坐下来一签就是一天,如果在外出差,公司的各项事务推进就会比较慢,因为就要通过邮件、传真等传统的方式进行审批,头天收到邮件,打印出来,签好字,扫描好再传真回去,要第二天才能反馈,而且手工的劳动也比较多。”吴韩旭对老板的忙碌看在眼里,也让吴韩旭萌生了借力IT脱离纸质办公的想法。
难得的是,涌鑫集团快速地甩掉了纸质办公这个“拖油瓶”,在短短的3年内,在集团企业OA软件集团OA管理系统系统上线了近2000多个流程,应用的广度和深度令人望尘莫及。从集团到各个产业板块、各个公司以至具体的项目,用心集团实现了流程全覆盖,比如:总部的行政类、财务类流程,房地产板块的工程类的流程、招采投标类流程,汽贸集团采购等等。
据吴韩旭介绍,在涌鑫从人员招聘到财务资金计划,都需要上报集团进行审批,而同时集团不断发展新的业务和公司,每一家公司的管理需求、组织结构都不一样,每一个业务板块都有自己的流程体系,落地到集团OA管理系统系统中也是差异化的。这样的设计让吴韩旭和他的团队工作量激增,不过,由此带来的高效审批在涌鑫集团也是喜闻乐见的一件事儿。
流程贯穿跨部门协作
吴韩旭介绍,无纸化办公为涌鑫集团所带来的不仅仅是高效审批,更重要的是,通过流程引擎,让业务过程中各个部门的协作变得更加通畅。以房地产业务为例,房地产每个项目上去以后,正常施工后要涉及到装修,这个时候工程部按照进度、时间节点,请招标采购部进行相关的规划、立项,比如装修规划要投入多少钱,要些什么东西,明确哪些东西是甲供材不需要投标,像地板这些都是甲供材,智能化、网络这些都是需要招投标。而这个过程中如果涉及到智能化招标,信息部要参与到指标的制定、审核、评标等过程,整个过程都是依靠流程去传接起来的。
财务管控更加透明
对于资金审批、资金流转极为频繁的涌鑫集团来讲,财务系统中结果性的报表已经很难去满足集团管控的需求,作为流程体系里重要的考量点,财务审批也是重中之重。用吴韩旭的话来讲,“钱表面做在财务里边,但什么节点、做什么事情、需要多少钱,这个事前的审批都是在集团企业OA软件集团OA管理系统中进行落地。比如集团总部申请一千万打到汽贸集团,或者集团投资项目需要投资20亿、30亿,都需要通过系统资金调拨流程进行审批。而另外一个维度,采购等工作也都是与财务紧密相关的,都是需要立项、审批,这样的结果是每一分钱用在哪里,每个节点的人也都会知道,即使是5块钱的审批,也都在系统里边进行。”
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