如何公平合法的对员工实施监控

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现在拥有很多的工具，可以使得CIO们自动的跟踪和监控基于每一台电脑的员工活动。有一些工具的功能非常的强大，它们可以自动的监控电子邮件信息，如果遇到附件中含有简历或者某些机密信息的情况，它将及时的提示你。但是这种对于员工的监控措施是否真正的公平呢，以及管理者是否花费了太多的时间和资源用于这些监控工具和系统呢？

接下来从八个方面进行讨论并给予适当的答案，以帮助你了解为什么公司们要进行员工监控，它们是如何进行这种监控的，以及其公平性及合法性问题？

这种监控目前的形势是怎样的呢？

美国管理协会（AMA）对员工监控方面的情况进行了一次调查；结果发现75%的调查公司已经在对员工的网上冲浪行为进行监控。并且大部分的已经使用代理系统屏蔽掉了某些不适合的冲浪站点。在这项调查中发现，超过50%的管理者对电子邮件进行检查和保留，大约30%的对键盘敲击情况进行了跟踪。并且这些调查的管理者中有超过80%~的透露了他们在员工监控方面的政策和方法。

接听别人的电话交流是否是合法的呢？

在你的组织部门中对员工进行监控是合法的。然而，你需要做的恰如其分，在一定的计划和目的的指引下进行。计划进行员工监控的IT部门应该首先与自己的人力资源部合作创建一定的框架规则，以确保新来的员工能够了解这种明文规定的监控政策。

例如，你的营销团队可能期望对团队内部与客户之间进行的通话进行监控，当然这是以质量控制为目的的。然而，最好能够通知自己的员工及客户，因为质量监控的目的，他们的通话将受到监控。事实上，在加利福尼亚州，你的确需要这样做；这是California Utilities Commission General Order 107-B法案的一部分。另一方面，联邦法案的确也允许对所有的商务相关的通话（非私人性质的）进行秘密的监控，无论这些通话是洲际的，还是国际的。

这样做在什么时候是不合法的呢？

尽管联邦法案允许你未经宣布而对通话进行监控，但最好还是能够创建一种关于电话监控的书面政策，将这些信息与自己的员工及客户们共享。或者说，如果你偶然监控到了一个私人的电话而非商务性质的，那么你就已经违法了。这是一种非常重要的个例情况。你可以建立一项政策，那就是不能够应用公司的资源进行私人的电话交流。你可以推荐使用寻呼机，或者指明一台特定的未经监控的电话，又或者允许使用手机进行个人通话。记住，不能监控私人电话，这仍然是你的责任。

电子邮件方面的监控是怎样的呢？

在法庭上经常会遇到很多的案例关于工作地的保密问题，当然也包括了作为CIO的一些权利，例如存储、跟踪和监控电子邮件。对于CIO而言这是一条好消息，因为几乎所有的这些案例都是有利于管理者的。然而，你应该不会期望成为下一个被传讯的CIO，来检验这种案例法案的可靠性。

为了避免这种事情发生在自己的身上，最重要的就是要确保自己的员工了解公司的监控政策。你应该强迫他们接受一条特别的通知信息，下载到他们的电脑上或者你的公司网络上，这条通知就是“所有的电子邮件都将受到商务目的的监控，不允许使用公司的资源进行私人电子邮件的创建、编辑、接收及发送”。还有很多可行的解决方案能够提升你的企业安全性，包括密码管理等，这同时还能够帮助你强化自己的监控政策。

你可以对员工的计算机或者网络使用情况进行监控吗？

现在拥有各种各样可行的工具可以对员工的计算机及网络使用情况进行监控。你可以对员工在公司电脑上进行的任何事情进行跟踪和监控。如果你打算这样做的话，我极力推荐你禁止员工使用自己个人的膝上型电脑来进行公司的工作。

如果某些员工的工作是打字或者翻译文本，那么你就可以利用一定的软件来监控他们的工作，例如计算他们的打字速度等。这可以帮助你决定谁比较胜任这项工作，以及谁并不适合这个角色等。然而，如果你和CFO决定使得这些比较慢的员工提升他们的速度，从而帮助提升最终的收益性的话，那么你应该同时安排一名比较能干的员工，当然这也可能导致一些健康问题，例如慢性后背疼痛、颈部及手腕疼痛，甚至更加严重的腕骨综合病症等。在考虑监控及性能效益之间的平衡点的时候，应该考虑一下上述的问题。

什么时候的监控是不合法的呢？

如果你想避免成为被法庭传讯的CIO的话，那么你需要小心应对员工私人电脑以及外部硬件设备，如果没有得到他们的同意的话，不要对其进行监控。如果你使用了顾问人员或者联盟劳动力，你应该仔细的检查顾问协议或者联盟合同，以确保这个问题是否具有清楚的说明。

对于双方而言，比较公平的方式是怎样的呢？

作为一名管理者，你的企业可以做的最好的事情就是创建一项可行性使用政策，以及一项员工监控政策。在第一项政策中，你可以定义对于使用公司资源的员工而言什么是适合的，以及什么是不适合的；应该包括所有的电信及计算机网络系统，但是不要过于局限。在这份文件中，你应该向员工清楚的表明，利用公司的设备和资源他们可以做什么，不可以做什么。

通过向公司成员提供员工监控规则，你可以让他们清楚的了解，何时何地你屏蔽了某些不适合的网络接口，以及你何时对电话、计算机以及网络使用进行监控。这样你的所作所为不会使得人们感到吃惊，同时你也可以避免违反工作私人权利法案而受到追究和制裁。

还要时时留心劳资公平性团体，以及美国国内自由权利协会；这样以来，你可以及时的了解最新的法规情况，以及这些组织在工作地员工权利方面所进行的一些建议情况。然后，你就可以建立和实施自己的政策规则，在工作地私密保护诉讼方面使得自己的公司面临最小的风险。

员工监控措施是否会使得员工们产生一定的反工作情绪呢？

首先要记住，你需要在道德规范，监控实践以及保持员工的快乐情绪和生产率方面找到一个恰当的平衡点。最好的途径就是要使得员工监控的观念事先经过周密的计划以及适当广泛的讨论，并且需要得到公司委员会以及行政层的同意。你应该严肃的说明在开放性模型下，文件及保密性材料所面临的风险，这样员工们就可以清楚这种风险的情况，并且能够谨慎使用公司资源进行工作，并且也能够理解你的监控政策主要是为了公司的最大利益考虑，这是最终的大家共同的目的，从而你的行为也容易得到理解和支持。(techtarget)