建筑设计企业的上海OA信息化

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     一.引言

　　建筑设计过程是典型的知识生产的过程。建筑设计企业是典型的知识型企业。它具有如下特点：首先，知识型企业员工主要由专业人员、管理人员等知识型人才组成。企业的生产和工作主要由他们组织、实施和完成，非知识型工人的比例逐渐减少；其次，知识型企业具有完备智能信息系统，利用企业内综合信息网络和组件系统把所有的生产经营活动合成一个整体；第三，知识型企业生产组织系统有灵活有效的生产组合形式。

　　随着市场经济的不断发展，业主对设计要求越来越高，他们不仅需要设计师满足其各项基本要求，而且期望设计师从专业角度，作出符合他们不断变化的更高层次的方案，而且进一步降低成本。只有能不断推出有创意方案来引导市场的设计才能赢得竞争。建筑设计企业的核心竞争力将从经营转化到创新能力。提高设计企业持续创新力的重要举措是构建符合知识型企业的管理模式。

　　二.关于知识和知识管理

　　对设计单位来说，知识管理是一种新的管理理念，是一种运用集体的智慧提高应变能力和创新能力的方法。

　　知识根据不同的分类法，可以分成不同的类型。按照联合国经合组织（OECD）的报告中将知识分为四类：知道是什么的知识（Know－what）；知道为什么的知识（Know－why）；知道怎么做的知识（Know－how）；知道是谁的知识（Know－who）。从知识形式化程度来分，知识可分为显性的（可编码）知识（Explicit knowledge）和隐性的知识（Tacit knowledge），又称言传性知识和意会性知识。显性知识能够以文本、图像、表格和专家系统的形式表述，可以阅读、解释、讨论与应用，并可以用纸面形式或电子形式保存在知识储备库中，并可通过推理机等机制，产生新的有价值的知识。所谓隐性知识就是比较复杂，无法用文字描述的经验式知识、不容易文件化与标准化的独特性知识，以及必须经由人际互动才能产生共识的组织知识。

　　从建筑工程设计的特点出发，知识活动中涉及的知识主要有三类：（1）设计产品的知识：主要有设计中的规范规程；产品开发中内含的设计约束；对工程设计的各种约束和要求；成功设计的实例以利于新设计参考和借用。(2).设计过程的知识：包括设计手册；设计的企业习惯，反映企业在多年设计中积累下来的经验数据和计算模型；总结开发过程中解决各种难题的经验。(3)掌握设计知识的专家和工程师：知识管理既是对知识的一般操作管理，也是对人的管理，可以用专长知识关键词来描述专家信息。专家的具体属性有个人信息、成果信息、特长信息等。

　　只有深入研究这三类知识，才能对工程设计类知识的各种操作进行全面管理。

　　知识管理（KM， Knowledge Management）是信息时代的新兴管理思潮与方法，随着信息技术的蓬勃发展，知识管理的观念结合网络技术、数据库技术和人工智能技术等工具，成为企业累积知识财富，提高竞争力的有力手段。知识管理的概念，不同的领域、不同的角色强调的侧面各有不同，概念内涵也有差异，图书馆学家重视文件档案的收集与储存，信息科学家强调信息技术的应用，管理学家着重于人与人之间知识的分享与激发。一般来说，知识管理是适应知识经济时代的管理，用知识和智慧对知识进行管理，以便最有效地开发、配置和利用知识资源，增强竞争力并赢得市场。

　　三.知识管理系统的构建

　　根据设计企业的实际情况，将知识管理作为管理的主题，首先要构建符合设计企业特点的知识管理系统。

　　（一)建筑设计过程中的知识运作特点.

　　建筑工程设计中获取所需知识的方式主要是：创新、类比式学习、询问和查找。

　　创新就是在无法直接获取知识的情况下通过自己的努力，学习、分析、尝试乃至创新去解决问题。在很多情况下，这种选择是在重新创造已经存在的知识，这就不能称之为创新而是企业最不愿意见到的重复劳动了。

　　类比式学习就是根据和设计目标类似的案例，进行模仿和推理，这是设计过程常用的方法，前提是要有类似案例的积累。

　　询问就是去问掌握这种知识的人，查找就是在可用的资源中寻找问题的答案。询问和查找存在一个共性问题，就是去问谁，到哪儿去找。这正是知识管理系统可以解决的：专家黄页、论坛等都可以为公司员工的询问活动提供帮助，知识库则是查找知识的最重要资源之一。

　　（二)设计知识库的建立.

　　根据设计过程中的知识类型和知识获取特点，设计企业应对内部和外部的知识进行分类、组织、编码、储存和维护，针对性地建立三种知识库，来满足设计过程的需求。

　　设计资料库：设计资料库主要是设计企业中图书馆、情报室、资料室所收集和提供的知识。主要是各类设计规程、规范、图集，供设计作参考的各类出版物、期刊、和其他各类资料。在组织该类知识库时，设计企业根据本身的特点，应遵循以下原则：常用资料应齐全，不常用的资料应提供快速获取途径如馆际互借、网络图书馆等手段，确保设计师有足够的工作资源。

　　设计档案库：工程设计资料是设计信息的记录、积累与总结，它既包括设计成品，也包括设计所依据的基础资料；既是设计成果的反映，也是设计过程与经验的反映。完整的设计资料是设计单位赖以生存、持续发展的资源。大量的案例，是进行类比式学习的前提。使用得当，可极大地减少重复劳动，提高生产率。

　　专家和经验：人才和经验是知识型企业的最宝贵资源，专家们的经历和经验、心得均属于一种隐性知识。建立专家地图，提炼专家经验。建立具有本企业的特点的统一措施、操作程序、工作模式，不但是一种企业的有效积累，更是对企业特有知识产权的保护。

　　（三）建筑工程设计知识管理系统的建立.

　　对设计单位而言，知识管理咨询的核心是电脑。经过精心编码的知识储存在数据库中，企业员工都可方便地调用，通常称此为知识管理的编码战略。电子文件管理是支撑知识管理的关键技术之一。

　　将知识信息存入数据库，借用数据库管理系统对知识进行管理，是一条比较容易实行的途径，尤其适用于设计知识库这类知识总体规模不太大、推理所占比重较小的应用场合。

　　为达知识管理的目的、在数据库管理的基础上，利用人工智能原理，构造如图1所示的知识管理系统。

　　知识管理的基本模块，包括建立和维护知识库，工程实例类知识处理，经验类知识处理，设计资料类知识处理，主要有搜索、编辑、修改、添加等操作。

　　设计企业应以知识管理系统为基础，搭建以网络为平台的工作环境，在网上实现设计流程和设计档案的记录与存档，增加设计流程的透明度。在局域网上最大限度地提供公共信息资源，如员工指南、知识地图、已完成项目数据库、项目小组协作状况、设计项目报告、员工技能评估等。通过快速检索查询和方便重复利用，为设计人员节约大量前期准备工作时间，从而节省设计时间、加快设计速度、缩短设计周期，实现工程项目的动态管理，把不同设计阶段所完成的中间过程都纳入到系统中，加强项目的整个流程管理，使重复劳动减少到最低极限，从而在更大程度上提高整体设计工作的水平。

　　四.知识管理实施的方法和原则

　　知识管理可以整合和利用信息与人力资源，加强组织的竞争能力，提高组织的创新能力。这里从以下几个重点来分析:

　　（一）知识型员工的管理和激励机制.

　　从知识管理的角度看，拥有隐性知识资本的设计人才是最有价值的，他们是劳动力的主体。设计企业的人力资源管理的重点是，识别和发现每一位设计师的隐性知识和潜能，然后创造一种能使这些潜能充分施展和不断得到滋养的环境。设计企业要建立创新失败宽容机制和知识宽松交流机制，要不断地为设计师提供各种培训和教育工具。设计企业中的设计师，一方面必须承担起管理自己的职业发展的责任；另一方面要尽力保证企业的竞争力。

　　设计企业隐性知识外化为显性知识是最困难的一个环节。要解决这个问题，必须在公司中建立优秀的公司文化，搭建或创造出一个平台或激励机制，鼓励隐性知识间的相互交流，鼓励隐性知识与显性知识间的相互转化，鼓励公司的员工通过学习和培训不断将新思想、新知识和新技能内化到自己的工作中去，个人的隐性知识则可能成为推动公司发展和进步的动力，成为组织隐性知识的一部分，并且还要有适当的激励机制相配合。企业要让员工意识到，知识的所有者要想保住知识的最佳方法不是垄断已有的知识，而是在现有的知识基础上不断的创新发展，创造出新知识。鼓励员工将自己的隐性知识与大家分享，走集体创新之路，充实自己以增加组织的竞争力。

　　（二)将设计企业建立成学习型、传授型组织.

　　一般而言，业主需要设计企业提供可靠的专业知识，并希望设计师为他们设计出最贴合人性、最有个性、最有吸引力和最经济的作品。但设计师大部分工作都是重复应用专业化的技能，解决虽复杂但雷同的问题。顾客的需求、企业的期望和专业人员的习惯性行为是有差异的。用一套科学、系统的方法积极地管理设计企业的学习过程，开发设计师、项目小组的专业智能，激发他们的创造力，对设计企业的设计创新力的提高会产生巨大的推动。建立学习型、传授型组织的方法有这样一些：

　　通过严格要求和反复锻炼提高设计师的高级技能：通过提出复杂问题，给予系统深入的指导，对表现良好的员工给予丰厚的嘉奖，提出强烈刺激使员工理解、整理、发展自己的专业知识，提高设计师的业务素质；不断推动专业人员超越书本知识，引导他们步入更复杂的智能领域，面对顾客、实际操作系统、高度差异化的外部环境及文化差异等，提高设计师的智能水平，增强专业挑战；利用网络系统和软件，使专业人员在系统和软件中获取知识，提高解决问题的能力；鼓励专业人员共享信息，增强交流，提高知识在企业内的传递速度、广度等。在公司中建立团队工作机制，定期组织公司内跨项目的人员的学术研讨会，让更多的人员参与和共享研发活动中的隐性知识，以此降低人员流失所造成的隐性知识流失，同时以网络为纽带，以实时信息汇总为管理制度，促使隐性知识显性化。建立相应的激励机制，在组织上创造知识共享的制度。

　　要尽量降低员工使用知识管理系统的成本；要让员工知道系统的存在，学会使用系统，让他们从主观上知道有比自己摸索更好的选择，造成不必要的重复劳动和资源浪费。

　　五.结语

　　对设计企业进行知识管理是一种长期、长效的行为，企业要从各个环节上予以重视和投入。随着经济全球化步伐的加快和网络技术的迅猛发展，知识的生命周期越来越短。设计企业要在这种环境中保持强劲的可持续发展能力，知识管理将成为必由之路。