[原创] 南昌OA的管理体系设计(下)(AMT研究院 张凝)

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知识管理的运行制度

知识运行制度是促进知识积累、共享和创新高效有序运转的保证。根据知识活动的过程，可以建立配套的机制来指导企业的知识管理，主要包括知识收集机制，知识存储和分类机制，知识利用和转化机制，知识更新和清理机制。

知识的收集就是将已挖掘和沉淀出来的知识放入到知识文档库中。为了保证知识库内容的严肃和有价值，需要知识收集机制来约束放入库中的文档。比如规定哪些方面的内容可以放到企业知识文档库中。

知识的存储和分类机制是指存储文档需要遵循的要求以及如何将存储的文档进行分类的标准。存储文档应该遵循“谁产生谁录入”的原则，而为了使企业的知识更好地共享和应用，企业的知识应该按着岗位，专业，属性等不同的维度进行科学的分类。

知识的利用机制是为了确保建立一种宽松的交流环境，比如例会，经验交流会等方面的相关操作制度。而知识的转化则主要是如何将外部专家和学者的知识转化为企业内部的知识，如何将企业内部的隐性知识转化为可以被广泛利用的显性知识，这些都需要相应的转化机制。

建立知识定期更新和清理机制，就是要求知识管理人员在规定的时间必须重新审视已经存档的文件之间是否有过时的内容、失效的内容、繁杂的内容或互相冲突的内容，将无用、重复或者过期的知识文档清理出来，这样就能确保存档文件的有效性、精炼性和一致性。

知识管理部门不仅仅是需要建立相应的知识管理运行制度来指导企业实际的知识管理工作，更重要的是配置相应的人员去执行，推动和监督这些制度的实施。

知识管理的文化激励

知识管理实际上就是知识的积累，存储，利用，共享和创新的过程，这些都离不开人的介入。人和企业的观念就对知识管理构成了直接的影响。因此，企业在实施知识管理的过程中，需要建立一种新型的企业文化，一种有利于知识共享和增值的新型企业文化。这种新型的企业文化鼓励人们，在不损害企业专有知识秘密和保证经营安全的前提下，尽可能公开内部的信息和知识，使每一个员工都能接触和使用，使组织内的知识能够得到充分全面的利用，以便员工将知识转化成为有利于企业发展的生产力。

知识管理需要观念的转变

转变观念，应该从领导开始。领导要身先士卒，通过自身的表率作用，使员工认识的知识管理的重要性；通过坚定的推行态度，让人员工认识到知识管理的势在必行。通过领导的带头作用，开始由上而下对知识管理积极配合的态度。转变观念还需要循序渐进，长期以来形成的观念不可能一下改变。要求员工进行知识共享，无异于让他们承认自己在某些领域逊色于人或将自己引以为傲的资本拱手让人，抵触情绪的产生是很自然的。所以，如果突然的变化，结果可能是消极的，因此在变革过程中，要有高涨的积极性和坚韧的精神，从容面对各种可能出现的困难。

知识管理需要宣传的引导

知识共享的好处并不是所有人都能很快理解的，因此知识共享的意义，知识管理的意义需要反复不断的宣传。有经验表明，在组织中，一种主张往往需要重复五到六遍才会引起大多数人的注意。让人了解一种主张更是需要多次的互动交流才能完成。而且在宣传的过程中，为了强化知识管理的好处，加深员工的印象，可以采用事实来说明的方法。可以举出员工亲身经理的具体事例，借助统计数据来说明问题，也可以请客户进来表达他们的抱怨，还可以派代表到成功进行知识共享的企业去感受知识共享带来的好处。总之，要让员工感觉所有的这些问题，最根本的原因就是缺乏知识共享而造成的，解决这些问题已是刻不容缓，而知识共享则是解决这些问题的钥匙。

知识管理需要环境的培育

知识管理环境的培育不能单单依靠知识管理系统的技术支持，还应该以人为基础，合理采用一些有利于知识管理推进的方法，比如借助Tutor制度完成企业内部知识的垂直转移，通过AAR事后检查法，培养员工的学习意识；建立一些便于员工之间相互自如交流的文化团体或非正式组织，比如知识实践社区，让员工可以在选定的专业领域与其他具有相同专业的人员进行交流进而分享知识，创造知识。定期召开一些经验交流会，让有经验的员工或者取得较大业务的员工与大家分享相关经验和技能，促进所有员工的共同进步。

知识管理需要制度的保障

知识管理的考核制度

知识管理考核是对员工的知识管理贡献和成果进行审查和评鉴，确定其业绩和效果。可以有两种手段，一时人为的由上级领导和相应的知识管理人员对员工的贡献和成果进行真实性审查和有效性的评定，这就需要建立员工知识管理的考核制度。另一种手段是利用计算机来进行评估，比如市场营销人员收发了多少电子邮件，给哪些重点客户分发了电子邮件，这都可以采用电子邮件管理系统软件来评价员工在知识共享与交流方面的成果。

知识管理的激励制度

如果说知识管理的考核制度是核实员工的知识贡献程度，那些知识管理的激励机制就是将员工的绩效具体化为员工愿意接受的收益。所以，企业同样需要相应的激励制度与之配合。企业有必要推出一系列的物质激励和精神激励的措施，帮助建立知识共享的环境。物质激励主要是指将员工知识管理的贡献与薪酬挂钩，通过增发薪水，奖金，福利等来激励企业员工。精神激励主要是针对那些对经济利益的刺激不太敏感的员工可以采用晋级、晋职的方法来激励；而对名望非常重视的员工可以采用知识署名的方法来激励，或者建立专家库系统，将其名字纳入其中；对进一步深造非常重视的员工可以采用知识培训的方法来激励等等。知识管理的激励制度应该将重点放在精神激励上面来，而物质激励作为辅助措施，让员工真正地从根本态度上认同知识管理，支持知识管理，而绝非是仅仅因为受到经济利益的驱动。这是每个企业在建立知识管理激励制度时都应该正确认识到的。

知识管理管理体系设计主要针对内容建设，组织推动和文化激励的三个方面，需要建立也业务紧密相关，而且分类完善的知识文档库；需要旨在推动知识管理的组织结构和部门；需要有助于知识共享和知识创新的企业文化；需要知识管理的运行制度，考核制度和激励制度。虽然这些只是知识管理建设蓝图的一部分，但确实至关重要的一部分。知识管理的管理体系为知识管理蓝图搭建了一个完善的框架，为知识管理的系统建设提供了基础，为知识管理的持续改进确定了方向。可是说，知识管理管理体系的设计直接决定了知识管理工作的成与败。

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