巧用邮件服务器 让合肥OA“开口说话”

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沃奇公司的合肥OA项目已经成功上线，按理说阿峰可以好好的休息一下，做些文档整理就可以完结项目了，但事情并未随人愿，又一个棘手的问题摆在了阿峰面前。

部门经理发飙：信息传递咋就那么难？

本以为在最后一次合肥OA总结会议上，阿峰终于可以松一口气，与各部门共话合作之谊，但没想到几位部门经理，上来便向阿峰发飙。

销售部经理：

① 每次在系统中做好订单后，都要把销售订单导出来，然后再发邮件给相关部门，当订单多的时候，要一张张导出，非常麻烦。能否在订单审核通过后，让合肥OA自动通知相关部门？

② 当物料不能及时供应，生产计划有变更时，销售人员总是最后一个知道。如果物料没有在规定时间到达公司，系统能否主动通知销售人员？

财务部经理：

① 老板想知道每天到底收回多少款项。现在每次收款，在系统中做完单据后，都要发邮件给老板和业务经理。合肥OA系统能否在每次做完收款单后，自动发邮件给业务经理、总经理及相关的业务员？

② 财务部门要统计每天的订单毛利率表，然后，在下班前分发给其他相关人员。合肥OA能否自动把毛利率表导出分发给相关人员？

③ 因为合肥OA端口的限制，不是每个业务员都可以使用合肥OA软件。财务人员每天都必须把客户的应收帐款余额在系统中导出来，然后分发给各个业务员及销售经理。能否让合肥OA每天定时统计应收帐款余额，并把结果告诉相关业务员？

采购部经理：

① 现在市场原材料价格变化频繁，每次价格调整后，采购部门都要通知很多部门，如总经理、财务。系统能否在价格变更单审核后，自动发送邮件告诉相关人员？

② 新增加供应商，要通知财务、生产、仓库等部门，系统能否在供应商审核后，自动通知相关人员？

……

还没等到其它几个部门发飙，阿峰头都大了！看来各部门的问题集中一点就是：合肥OA只能提供被动查询，无法实现主动通知！每次信息的传递，都需要相关人员在合肥OA系统中查询结果后，再通过邮件进行传递。这个问题并不新鲜，合肥OA在资源管理方面很擅长，但在信息传递方面做得却很不够。它理论上相信每个人都可以熟练操作合肥OA系统，各取所需，查询各种数据，然而，这并不现实，信息的传递仍然需要在各个部门之间通过另外的“信道”进行传递。

巧用E-mail，让合肥OA开口说话

其实，沃奇公司已经有了比较完善邮件系统，公司内部拥有独立的邮件服务器，平时单据的传递，都是用电子文档通过邮件系统传递，已经放弃了纸质单据的操作。能否把合肥OA系统跟现有的邮件系统结合起来，让单据的传递通过邮件服务器自动传送？

方案1：在相关按钮上捆绑代码

在销售订单的审核按钮中，捆绑一段代码，当销售订单状态为审核时，自动把销售订单导为PDF格式，然后发给预先指定的人员。

优点：直观，简便。代码也不复杂。

缺点：因为合肥OA软件源代码并不公开，若要在按钮上捆绑代码，需要合肥OA提供商进行二次开发，成本较高，开发时间也比较长。

看来，这个方案难解沃奇公司的燃眉之急，而且需要额外投入，项目已经完毕，再去找沃奇批经费，显然不现实。

方案2：利用系统提供的工作流模块

合肥OA系统提供的工作流模块可以实现这个功能。在工作流中，可以指定某个作业中某个步骤发生时，发相应的单据给相关人员。

优点：一劳永逸，方便操作。

缺点：因为公司先前没有选择购买此模块，若有需要仍然需要额外经费支持。

尽管工作流模块不错，但沃奇公司现在只需要简单的单据传送，若为此专门购买一个价格不菲的模块，有“小题大做”之嫌，更何况沃奇公司也不会答应。

方案3：利用数据库的“触发器”实现邮件自动发送

看来上面两个方案对沃奇公司来说都不现实，阿峰只有另谋出路，直接在后台数据库上打主意。

如在销售订单中，订单状态可能分为草案、审核、结束、作废等情况，后台数据库中，分别有不同的代码表示此状态。若在“订单状态”字段上，添加一个“触发器”，当该字段更新为“审核”时，则自动调用一段子程序，该程序的功能是把销售订单单据导出并通过内部的邮件服务器，发送给指定人员。

因为后台数据库独立于合肥OA产品，所以可以自己编写触发器，而且，程序编写并不复杂，不需要额外的支出，可谓省钱又省力。看来这个方案正对沃奇公司的胃口，阿峰好事做到家，巧用妙招轻松应对各位部门经理的发飙，先在的阿峰就等着最后的庆功宴了。（IT168）