把自己的时间调整好

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每天做一点更有效率

不论是写报告或是负责项目，如果把事情集中在很短时间内完成，一方面会让自己感到极大的压力，心里会有强烈的抗拒感，不愿意开始。另一方面，如果时间过于仓卒，反而很难有好的想法出现，结果会让自己越来越焦虑。正确的方法是：切割工作、分阶段完成每天做一点比较有效率，但是也不需要把时间拉太长。如果你必须在月底前完成一份重大分析报告，或许在第3个星期就要先拟定好整体的框架与内容大纲，第4个星期完成，而不是等到最后一星期才开始。特别是，如果你担任的是项目负责人，如何拟定工作进度是非常重要的，你必须非常清楚项目的工作内容到底有哪些？要如何分类与切割？这样才能做好细部的时间规划，确实掌握进度。

别不停把工作往身上揽

当你在排定每天的工作计划时，不仅是列出工作项目，更要在旁边注明预计花费的时间，提醒自己。假设没有做到这点，往往会不自觉地花太多时间在某件事情上或是容易分心，反而耽误其它的工作。如果你知道自己必须在1或2小时之内完成，就会比较专心。

多数人进公司的第一件事就是收发电子邮件。原本你希望处理完所有信件之后再开始工作，但是同时又一直收到新邮件，最后眼看就快要到午餐时间了，计算机屏幕仍停留在电子邮件信箱的画面。如果预先设定每天早上先花1小时处理电子邮件，时间一到，就算有其它新的邮件进来，也必须立即关闭信箱，开始今天的工作。

每天工作时间有限，能处理的工作量当然也很有限，如果原本预计要完成5个工作项目。但是中途可能又临时插入2件非常紧急而且重要的事情。这时你该做的不仅是在工作清单中额外加上这2件事情，同时一定要删除2件工作。

赶走意外的干扰

如前面所提，阻碍工作完成最大的原因就是意料之外的干扰。意外的干扰永远会发生，重点是，你如何做出回应。而且，有些意外事件其实是可以预先避免的。

现在就来做一个测验。你认为以下5种情况，哪些是真的不可预期的事件？哪些是可以避免的？要如何面对这些情况？

1.老板把你叫进他的办公室，指派你负责一项新项目，而且提醒你接下来几个星期会非常忙碌。

2.你的朋友寄了一封电子邮件，告诉你有一个网站很不错，要你一定要进去看。你点了网址，花了几分钟浏览这个网站。

3.某位客户急着打电话给你，要求你立刻赶到他们公司。

4.老板要求你在今天下班前完成某件工作。

5.你必须立即丢下手边工作，到便利商店买纸杯，因为刚刚才发现纸杯已经用完了，但是10分钟后的会议必须用到。

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