选型故事：财务管理系统选型的坏帐准备

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企业的应付帐款能够百分之百转化为企业实际的资金吗？答案当然是否定的。根据笔者了解，中小企业的坏帐率是比较高的。据不完全统计，这个坏帐率大概在5%左右。而现在金融危机的影响下，这个比率也越来越高。为了应对这个坏帐对企业的影响，不少企业都提出了坏帐准备的要求。

财务总监再次找到了王晓，明确提出要在财务管理软件中，根据企业的要求来实现对坏帐的控制。但是，可惜的是王晓对于坏帐准备了解的并不多。为此，财务总监李铁英不得不对王晓作出详细的介绍。

假如企业2月份有应付帐款100万，4月份到期。现在企业在3月底的时候，发现这个客户的付款能力有问题，预计在到期只能够收到90万。也就是有10万可能收不回来了，预计会成为坏帐。为此，在3月底财务要进行坏帐计提，这主要是因为这个计提的坏帐准备可以抵扣税。而且国家对这方面也有规定，如：不能够全额计提坏帐准备等等。

概念是听懂了，但是王晓还是不知道如何判断软件是否符合企业的需要。财务总监李铁英提出，可以从坏帐核算的步骤出发，来考虑软件选型。

第一步：坏帐核算的计提

坏帐核算往往是根据客户来计提。具体要提多少，往往跟两个数字相关。一个是客户的应付帐款余额，一个是预计的坏帐计提比率。有时候，还跟应付帐款的到期日期有关。不过我们所在的企业，考虑坏帐准备的时候，不考虑应付帐款的到期日期。如某个客户月底的应付帐款余额为100万（含到期未付的应付帐款）。企业预计这个客户的付款能力有问题，跟客户协商后，确认到时候可能只能够收会90万。此时，就需要在月底的时候，计提坏帐准备10万。

对财务软件提出的要求：

这个步骤看起来比较简单，但是需要经过比较多的步骤。如需要统计应收帐款的余额，需要计算计提的金额，需要做会计分录等等，处理起来还是比较累的。为此，在财务系统中最好能够帮助财务人员减少工作量。如：财务人员只需要输入某个客户坏帐的比率，那么系统就会自动统计应付帐款余额并计算应该计提的比例。把结果给财务人员看了之后，只要财务人员一确认之后那么系统就会产生相关的单据并且会自动生成会计分录。

第二步：冲回计提的坏帐准备

如果在3月份发现客户的付款能力有问题，而计提了10万的坏帐准备。在4月份的时候，这个客户的付款能力可能又恢复了一点。此时，根据国家的要求，这个坏帐准备就需要冲回。但是往往不会百分之百的冲回。如企业根据实际情况，预计到期可以收会95万，则就需要冲回5万的坏帐准备。

对财务管理软件提出的要求：

在冲回坏账准备时，有一个限制条件，即原来计提了多少，就只能够冲回多少。如上面只提了10万的坏账准备，就只能够冲回10万。而不能够冲回15万。如果财务人员多冲回了，那么就有做假账的嫌疑。为此当财务人员在处理这个业务的时候，就需要特别小心，不能够碰这个地雷。所以在系统中处理这个业务的时候，需要系统为财务人员提供一定的帮助。如：员工在做冲回业务时，系统要能够自动提示财务人员，现在这个客户的坏账准备有多少了。如此可以给财务人员处理业务提供一个参考。而且还需要实现一个限制，即员工冲回的坏账准备，不能够超过这个最高的限额。为了减少财务人员处理这个业务时出错的几率，添加这个限制是必要的。

第三步：坏账准备发生时的业务处理

如果不幸，这个坏帐账真的发生了，企业仍然需要做不少的后续业务。如上面这个例子中，企业到期后只收到了90万的应收账款，另外10万是收不回了。此时，企业财务人员至少需要做两笔业务。一是收回应收账款时，做一笔借银行存款、贷应收账款的业务。二是把坏账准备的金额冲销掉。

对财务管理的要求：

为了减少员工的操作，在这里最好系统也能够实现自动转换处理。也就是说，在应付账款转为银行存款的时候，系统需要判断这个客户是否存在坏账准备。如故存在，则同时要销坏账准备的金额。如此，财务人员只需要做一步，就可以同时完成两笔会计分录。

第四步：经过企业的努力最后收会了坏账

并不是说，企业的坏账发生了，就一定收不回来。企业后续仍然会跟客户进行努力，最后仍然有收会坏账的可能。如果企业确认了坏帐准备后，再收会款项，又该如何处理呢？本来，只需要经过一个步骤即可，即只需要在坏账准备与银行存款两个科目之间做一下调整即可。但是，企业会计制度明确规定，这么处理是不行的。企业会计准则中规定，收会已经被确认的坏账时，需要经过两个步骤。首先在坏账准备与应收账款之间进行调整，增加应收账款的余额。然后再在应收账款与银行存款之间进行调整，应收账款减少，银行存款增多。

对财务管理软件的要求：

针对这种情况，最好要求财务管理软件能够帮助管理员实现一步到位。即财务人员在处理业务时，只需要财务人员选择坏账收回功能，然后系统就可以调出所有的坏账发生业务。或者财务人员可以根据客户来过滤所需要的坏账确认业务。财务人员选择这个业务并输入收回的金额，然后后续的业务都会由系统来帮助完成。如此设计的话，就可以大大缩短财务人员操作的时间。而且由于是系统自动完成，这也有利于提高单据的准确率。

其实计提坏帐准备，对于企业来说是有利的，是国家保护企业、保护投资人的一个有利措施。但是计提坏账准备明显增加了企业管理的难度，增加了财务工作人员的工作量。如果系统能够提供一种简便的管理方法，那么坏账准备这个降低企业管理风险的工具，必定越来越多的被企业所采用。

听了李铁英的介绍后，王晓有一种豁然开朗的感觉，对财务管理软件选型提供了很大的帮助。（CIO时代网）