选型：财务管理系统选型之凭证编号问题

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

正当王晓如火如荼地进行财务管理软件选型的时候，突然出现了一个意外的情况。财务总监李铁英把王晓叫进了财务办公室，向他提出了一个凭证编号方面要求。他要求凭证编号可以进行重新编号。看着王晓一脸迷茫的样子，李铁英举了一个例子。比如企业现在的凭证编号规则为年月加流水号。假如企业现在这个月的一共做了200张凭证，但是其中删除了两张。那么中间就会缺号。为此在月底进行凭证打印的时候，需要软件对当月的凭证编号进行重新排序。因为国家规定，会计凭证的序号是不能够断的。公司希望在财务管理软件中能够实现这个需求。

王晓为此还专门查找了相关的资料，终于搞明白凭证编号是怎么一回事了。财务凭证编号第一是为了分清财务凭证处理的先后顺序、便于登记账簿。第二是为了进行记账凭证与账簿记录的核对，防止会计凭证的丢失，方便日后查找。

财务凭证编号的方法主要有三种。第一种是将财会部门内的全部记账凭证作为一类统一编号，编为记字第××号。第二种是分分类编号，分别按现金和银行存款收入、现金和银行存款付出以及转账业务三类进行编号，分别编为收字第××号、付字第××号、转字第××号。第三种是按现金收入、现金付出、银行存款收入、银行存款讨出和转账五类进行编号，分别编为现收字第××号、现付字第××号、银收字第××号、银付字第××号、转字第××号。当月记账凭证的编号，可以在填写记账凭证的当日填写，也可以在月末或装订凭证时填写。记账凭证无论是统一编号还是分类编号，均应分月份按自然数字顺序连续编号。通常情况下，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。总之一句话，就是会计凭证的编号必须连续，同时要保证编号能够反映凭证编制的顺序。

在实际工作中，为了保障会计凭证编号的连续性，往往一开始并不填写凭证编号。而是到了月底的时候，再统一编写凭证编号。这样的话，即时中间有几张没用的凭证，也可以保证凭证编号的连续性。财务总监李铁英说的也就是这么一回事。那要如何才能够实现这个目的呢？

一、 能够作废凭证而且不删除

系统中最好能够实现凭证作废的功能。作废的凭证仍然保留原来凭证的内容及凭证编号，只是在凭证的左上角会显示作废的字样。在凭证打印的时候，也会显示这个字样。如此，当用户的某张凭证有错误、凭证多开等错误的时候，就可以直接把这张凭证作废掉，而不是删除。这就可以保障编号的连续性，而且也易于后续的备查。当然财务系统中的凭证作废功能不只是这个显示上的差异而以（在单据上显示作废两字），还需要进行一些跟单据作废相关的控制。具体来说主要如下几点。

一是作废后的凭证，不能作任何修改，也不能审核。在财务管理系统的过账作业中，要把已经作废了的凭证进行过滤，不对作废凭证进行任何数据处理，如过账等等。其实，这张作废的凭证就好像是一张空白凭证。不过这里要注意一点，就是作废凭证仍然保留凭证的编号。后续的新开凭证不能够占用作废凭证的编号。

二是作废后的凭证仍然可以打印。在财务凭证的管理中，为了凭证编号的连续，一般都要把作废的凭证也打印出来，跟普通的凭证按编号的先后顺序整理在一起，以备查询。也就是说，作废的凭证不能扔掉，或者不打印，否则跟财务管理制度相违背。这虽然比较麻烦，但是这是国家的强制规定，企业只有无条件的遵守。

三是对可以作废的凭证要加以限制，不是所有的凭证都可以进行作废操作。如对于已经过账了的凭证，就不能够作废。如一张凭证在财务系统中已经做了过账处理，后来发现这张凭证错误或因为其他原因需要作废这张凭证的时候，这张凭证是不能够直接作废的，否则就会导致前后数据的不一致。为此系统重要能够实现这个控制。如果财务人员真的需要作废这张凭证，则先要冲销这张凭证，如通过红字发票或者正负项改变来冲销这个凭证。然后才可以作废凭证。

王晓后来就是凭这三个具体的凭证作废处理流程来考察财务管理系统的凭证作废功能，取得了不错的效果。

二、 要能够实现月底重新编号的功能

在实际工作中，财务人员为了保障编号的连续性，往往在编制单据的时候不填写凭证编号。而到月底的时候，统一来填写凭证编号。即使中间有凭证作废等特殊情况，也可以直接把作废的凭证丢弃掉，从而也不会影响到凭证编号的连续性。为此，最好在财务管理系统中也能够实现类似的功能。

也就是说，当用户在系统中开立财务凭证的时候，可以先有一个虚拟的凭证编号。这个凭证编号不是最终打印的财务凭证编号，只是简单的便是一个凭证开立的先后顺序。在系统中这个凭证编号是可以不连续的。另外系统中要有一个财务凭证自动编号的批处理作业。到月底的时候，财务人员只要运行这个作业，就可以对当月有效的财务凭证进行重新编号。然后财务人员再把财务凭证打印出来。这个处理方式是跟企业现有的凭证编号方式最符合的。如果系统能够实现这个功能，可能比较符合企业财务用户的需求。

如果本月有财务凭证删除，那么一定要运行一下这个凭证自动编号作业。它会对财务账凭证进行重新编号（凭证删除之后，这个凭证的编号就没有了，为了使得编号的连续，就需要对现有的未过账凭证进行重新编号）。

不过对凭证重新编号往往有一个限制。即重新编号时，只会影响到当月的未过账凭证。而对于已经过账的凭证，不会有任何变化。这主要是为了保证前后数据的一致性。为此，如果财务人员喜欢在月底填写凭证编号，那么凭证的过账也要在月底进行。也就是说，在过账之前最好先运行一次凭证自动编号作业，以保证凭证编号的准确性。

三、 财务凭证不能够随便删除。

有些财务软件，对财务凭证的删除做了一些限制。如对于已过账的财务凭证不能够删除。这是一个最基本的限制。另外一些考虑得比较周全的财务管理软件，则添加了另外一个实用的限制。即若本月已有凭证过账，那么本月最后一张已记过账凭证之前的财务凭证将不能删除。已经作废的凭证，只能对其后面的未过账凭证作凭证整理。如：本月有四张凭证，凭证号分别为010、011、012、013。现在010的凭证已经作废。在这种情况下，若011的凭证已经过账，财务凭证010虽然已经作废了，但是用户不能删除这张凭证。若作废凭证010后续的凭证，如011、012、013这后续的凭证，都还没有过账，凭证011则可以删除。如此限制，就保证了凭证自动编号后不会影响已过账的财务凭证。

如果上面这种情况，仍然允许调整财务凭证编号，那么当删除010这张作废了的财务凭证之后，必然会影响011这已经过账了的财务凭证，其编号可能会改写为010。但是这凭证已经过账，在其他相关记录中记录的编号为011。为此，如果允许已过账了的凭证再重新编号的话，会导致前后数据的不一致。所以，在系统中要对凭证的删除做出类似的限制。（IT专家网）