确保集团公司OA协同办公系统运行管理办法
OA协同办公系统运行管理办法
为确保集团公司OA协同办公系统安全稳定、高效有序运行,进一步节约办公成本、提高工作效率,制定本管理办法。
一、管理职责
(一)集团公司办公室负责OA系统的运行管理和内容审核,包括用户及权限管理、业务流程设置管理、“集团空间”内容更新等工作内容。“集团空间”内容应及时更新,其内容上传前须经集团公司办公室负责人审核。
(二)集团公司OA系统管理员(财务部信息技术人员)负责系统的日常维护和技术管理、指导,以及将办公室负责人审核后的内容及时上传至系统。用户在使用系统时遇有技术性问题时,应及时向系统管理员反馈。
(三)集团公司所属各单位须安排至少一名管理员负责本单位OA系统使用方面的技术指导、“单位空间”内容更新。“单位空间”内容应及时更新,其内容上传前需经所在单位负责人审核。
(四)集团公司及所属各单位均应对OA系统硬件设施进行日常维护,落实硬件管理人员,确保硬件设施的安全使用。
二、用户及权限管理
(一)OA系统用户包括集团公司本部全体人员、所属各单位有关人员。用户数量不能随意增加。确因工作需要新增用户时,须向集团公司OA系统管理员提交申请,经集团公司办公室同意后方可增加。
(二)因部室(单位)及人员变化等引起用户变动,相应的部室(单位)应在用户变动后的2个工作日内,通过OA系统向集团公司OA系统管理员提交用户变动申请,以便系统管理员及时进行参数和权限调整。
(三)集团公司各部室、所属各单位可根据工作需要建立相应的业务流程,并对业务流程执行过程进行指导和监督。
(四)OA系统中“电子印章”和“手写签名”均设置单独密码,具备相应权限的用户应妥善保管好密码,如碰到密码被盗用等问题应及时向系统管理员报告。
(五)OA系统各用户对个人享有的资源负有保护责任,应保管好自己的用户密码,离开办公室时应关闭系统。因用户密码泄露或更新不及时等引起的影响或损失由用户本人承担,给公司造成重大影响或损失的要追究相应的责任。
三、使用要求
(一)OA系统各用户每个工作日须登录OA系统至少一次,下班前一般应登录一次,查看是否有本人需处理的办公事项,并及时处理OA系统上待处理事项。有关领导因出差、请假等原因不能及时处理时,可通过设置代理人等方式代为办理。
(二)集团公司和所属各单位文件收发人员,每个工作日的上午和下午均须登录OA系统至少一次,确保当天及时接收相关公文。
(三)OA系统上发布的通知类公文,相应用户当天须收阅。对传阅性公文,阅件人在收到阅件后应及时签批或传阅,一般最长不超过2个工作日。对签批性公文,有关领导须及时阅批,急件当即阅批,一般文件1个工作日内完成阅批,承办部室对交办的公文应在规定时限内办理完毕。因不按相关时间要求进行登录和办理而造成工作延误,其责任由用户本人承担,影响严重的则要追究相应责任。
(四)对传阅性公文,阅后应点击“提交”表示“已阅”;对签批性、办理性公文,阅后须输入办理意见,再点击“提交”,如未填写意见,则一律视为“同意”。对需要提出办理意见或短时间难以办理的一些办理件,将作为“再流转件”进行再办理,办理入须再次输入办理意见后点击“提交”,再办理情况报集团公司领导审示。
(五)OA系统在线用户如果长时间不处理业务时,应退出OA系统,以减少点数占用便于其他用户登录。集团公司系统管理员将对此进行不定期抽查。
(六)各用户对自己在OA系统上发布、流转的信息内容负责,不得发布权限范围之外或与工作无关的信息。
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