部署OA办公系统常见误区

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

作为信息化建设的第一步，OA办公系统目前已得到国内绝大多数企业的认可。但要使OA办公系统真正成为企业发展的有力助手，就必须要有成功地搭建。诚然，引进OA办公系统是为了更好地提升管理，促进发展，但一旦搭建不成功，反而会成为一种束缚，令用户感到痛苦。如何让OA办公系统成功搭建？

接下来本文将归纳出几种部署OA办公系统常见误区：

一、缺乏长期规划

CIO一般有当前的项目规划，而无长期战略规划，为项目的早夭埋下了伏笔。引进OA办公系统将对组织行为产生变革，这将对企业造成巨大的影响，如果缺乏长期规划，OA办公系统的搭建将遭遇诸多风险。

二、实施急功近利

从需求开始，有专业的人员进行需求的采集、提炼、评估，形成应用的“概念设计”;经过评审后，技术高手会充分考虑诸多因素后提出“构架设计”，评审后才会到开发部形成“应用设计”，评审后才会有“代码开发”，然后是“功能测试”，最后才能交给用户使用。这期间用户应保持足够的耐心，因为每个环节都十分重要，如果太急功近利，将以损害效果的代价来换取速度，最终将无法完美地达到目标。

三、需求贪大求全

如果用户认为自己采集的需求是一种客观的需求，是必须被100%满足的需求，这是错误的想法，理由如下：

首先，绝大多数的OA办公系统需求都是发问卷给相关人采集汇总而得来的，以这样的形式采集汇总的需求造就了中国过去近20年几乎所有的OA办公系统都走项目化；

其次，看着别人的OA办公系统还凑合拿来就用。如果你也是这样整理需求的，那简直就是自杀，这种看上去合乎逻辑的需求成型方式里面却埋藏着失败的种子；

再次，世上没有一套现成的软件能够100%地满足。依据企业各部门甚至个人的需求开发出来的OA办公系统，可能功能看上去非常丰富，但实际上却形成了一个个以部门为中心的应用孤岛，最后大家用起来一头雾水。

所以，如果用户要以整个组织高效协同为目标，那么，把用户协同在一起的功能软件才是企业真实所需。至于如何确定需求，笔者认为用户应放下本位主义，先找到一个组织共性的需求，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。

四、片面追求新技术

对新技术的片面性追求，常常导致项目成为了项目负责人自娱自乐的畸形产物。探索的精神无可厚非，但是毕竟尝试性的技术探索对于组织应用所期望的稳定性、实用性而言是高风险和高成本的。

毫无疑问，CIO们对于OA办公系统的评估侧重应用和技术是理性的，但CIO对于推动组织建立新型工作行为模式的艰巨性和挑战性的重视程度不够，常在对未来技术应用发展趋势的无限可能性的冥思苦想中忽略了组织与协调成本，导致系统实施成为踏入泥潭的第一步。

五、实施缺乏导向

实施被不少CIO理解为软件开放、安装调试、培训、测试、上线这一类的事务，但笔者认为这不是实施，至少实施的目标错了，不是结束一个软件的部署过程，而是在这个过程中达成管理提升的目的。如果前面所说的工作是必需的过程，那么达成管理目标才是实施的结果。遗憾的是，极少有CIO在实施计划中明确地提出管理提升目标，最高的层次也就是具体枝节需求的满足。