使用工单管理系统更具有高科技色彩

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　　2003年，面对找上门来的一个800万元金额的订单，聚龙科技心有余而力不足,由于对自己的生产和管理能力心存顾虑，尤其是物流和库存管理造成的短板效应，使得公司最终没敢接下这个大单。2004年4月，聚龙科技签约神州数码管理系统有限公司(DCMS)，4月20日正式在公司内部启动DCMS的易飞工单管理软件项目，6月1日试运行，7月1日正式上线，到9月份，聚龙科技已经满怀信心的接下了一个6600万元的订单。　　　　这是聚龙科技实施工单管理软件后迅速受益的一个真实写照。事实上，如果深入了解整个项目的实施前后，我们会发现，见效快，获益大只是聚龙科技实施工单管理软件以后所呈现的显著特点之一。作为一家高科技企业，无论在系统上线以后还是在实施当中，工单管理软件与聚龙科技的联姻都被蒙上了多重特殊的色彩。　　　　企业特点：高科技色彩 　　高科技企业环境的主要特征在于，知识所创造的附加价值高，人才是企业最宝贵的资源，产品生命周期短促，技术发展与变迁快速，经营风险高，市场竞争激烈且外部环境变化大，但成功回报的时间短、幅度高。企业善于运用信息科技能对市场变化作出快速的决策反应，能充分运用激励措施，来发挥人力资源最大的产出。一般来说，高科技企业的人员规模都不大，但员工整体素质高，人均产出高。　　　　长沙聚龙科技有限公司就是这样一家典型的民营高科技企业。公司专业从事数字线路增容(复用)产品的研究、开发、生产与销售，汇聚了一批业内技术精英，紧跟国际先进技术，开发、生产品质卓越的通信及计算机应用产品。聚龙科技不仅是一家专业的线路增容设备制造商，致力于提供边缘用户综合接入解决方案。而且，公司的业务还包括计算机软件开发、计算机网络系统集成、智能安防工程等。公司曾荣获湖南省“小巨人企业”和“湖南省双软企业”称号，通过了ISO9001质量体系认证，通信类产品均通过国家信息产业部颁发的入网证；网络工程、安防工程取得国家相关部门的资质认证。由于发展十分迅猛，业务量急剧增加，公司年产值从2000万直上5000万，每年的委外加工费就达600万元，对管理与产能提出了更高的要求。　　　　聚龙科技一共只有50多名员工，其中研发人员占到40%，基本都是硕士或博士学历，生产工人只有十多个，均为大专以上文化程度。仅从人员配备上，就能看出公司浓厚的高科技色彩。在实施工单管理软件时，这种难得的高科技色彩为项目的顺利进行带来了意想不到的帮助。　　　　由于公司从总经理到最基层的工人，都精通计算机操作和应用，对工单管理软件的原理和管理思想有一定的认识，尤其是中高层的管理者对于公司信息化需求和系统功能了如指掌，因此上线前期的培训与动员工作显得异常的轻松顺利。实施过程中，几乎没有在人的问题上遇到阻碍。DCMS的咨询顾问林平深切的表示，“这里每一位员工的领悟和执行能力之高，让人感到吃惊。完全没有其它企业上线时的那种忙碌与混乱”。　　　　从一个事例就可略见一斑。上线初期由于仓管人员人手不足，账务处理不能做到日清日结，每月靠月底盘点数据调整账务。顾问到场后抽盘了十种料件并核对库存，发现有相当一部分帐务记录与实际库存对不上，事后请仓库主管了解情况并责令仓管立即盘点库存，并及时核对每一笔进出入账。到下次顾问辅导时，抽盘料件的结果是每一种都能核对上库存账。到项目结案时，库存账务准确率已达到97%以上。从财务上也能看出聚龙公司杰出的应用能力。会计总账模块的上线在一个月内就成功完成，使用自动分录系统自动抛转会计凭证，彻底甩开了财务的手工作业。8月1日开始实施财务模块，8月底财务报表就做到了准确无误。　　　　远程应用：融会贯通的色彩 　　出于对产品功能的准确把握和深刻理解，技术出身的张总表示，“工单管理系统本身其实并不复杂。难的是，如何才能把这套成熟产品的固有功能与企业实际需求相结合，最大限度的发挥其功效。这就需要在熟悉产品固有功能的基础上，进行大胆创新的应用。” 　　DCMS的林顾问也认为，很多企业客户在实施工单管理软件之前，对自身的需求和产品功能很难做到了然于胸，实施目标也并不十分明确，很多产品固有的功能并没有被充分应用起来，更谈不上扩展应用。而聚龙公司需求非常明确，对产品功能也相当了解，融会贯通，切切实实的把产品功能都用了起来。公司针对性极强的选择了易飞的ADM/CMS(基本信息系统)、COP(销售管理系统)、INV(存货管理系统)、PUR(采购管理系统)、AR(应收应付系统)、ACT(会计总账系统)、AJS(自动分录系统)、BOM(产品结构系统)、MRP(物料需求计划)、MOC(工单管理系统)共十个子系统。公司一位中层管理者甚至自信的说，“给我们几个模块，我们自己就能编出一套系统。”足见其对工单管理软件结构和原理的熟知程度。　　　　以物料管理为例，聚龙公司之前自己设计了很多单个的EXCEL表格，用来进行物料管理，虽然明细也都很清楚，各部门用得也很好，但张总认识到这样的处理方法存在信息无法共享、重复输入、无法远程应用等弊端，而且编号规则并不标准，必须加以改善。易飞的BOM和INV等模块则刚好可以解决这些问题。　　　　伴随着工单管理软件上线，聚龙科技新增了20名员工，并在湖南株州增设了一个生产厂，进行产品的组装加工，以扩大生产能力。这样一来，公司在地域上就变得更加分散，一共拥有四个组成部分，分别是位于株州的公司总部、距总部十几公里外的株州组装生产厂、位于长沙的研发中心、距研发中心十几公里外的委外生产厂D D湖南计算机厂。易飞具有远程管理功能，但是一些企业用户在使用时鉴于对网络水平、应用需求和应用水平等方面的考虑，多数没有涉及这一功能，但张总决心把这一功能用起来。　　　　依靠顾问人员的系统辅导，以及聚龙科技的公司员工共同完成了网络调试，连接访问，安全权限设置等工作，最终，通过互联网实现了总部、生产基地、研发基地及委外生产厂四地的系统资源共享。位于总部的人员可以通过连上互联网，访问到生产基地的数据，并在线进行指令和文件的传送。各个区域部门的员工联线后，就象在同一个办公室里一样可以进行自如操作，完全突破了地域的限制。聚龙科技真正做到了远程工单管理系统管理，这在其它传统制造企业的工单管理软件项目中是不多见的。　　　　聚龙科技的大胆创新和融会贯通不仅体现在远程应用上，而且还表现在对于原有信息管理系统的理性取舍上。在工单管理软件上线之前，公司使用了速达软件进行库房管理，同时还使用了企能公司的客户管理系统。虽然员工已习惯了速达软件的操作，但是它的功能具有较大的局限性，而易飞的各个模块完全可以系统的增强库房管理，因此公司上线后果断撤消了速达。而对于企能客户管理系统，考虑到其数据库的完整性，并且与工单管理软件并不产生冲突，因此予以了保留，作为新系统的一部分融入其中。　　　　业务与管理：规范的色彩 　　聚龙公司工单管理软件项目的另一大特色在于，为公司的业务与管理添上了一层规范的色彩，这是最让公司管理层倍感欣慰的一个结果。　　　　顾问在经过前期调研后发现，聚龙公司原有的业务流程与工单管理软件当中标准化的流程相差无几，只是员工在操作上随意性比较强，规范化和制度化有待加强。尤其是仓库管理和领料管理，之前的A类生产物料领用都需要填写领料单并办理出入库手续，但是研发部分的领料管理却一直被忽视，其它小数量、低价值的材料管控也很随意。工单管理系统上线后，完善了严谨的管理体系，对于物料管理做到了滴水