出纳业务相关知识之七——要注意切实管好印鉴
印鉴是为了防止假冒、辨别真伪,在支付款项的开户银行内预留供核对印章的依据,是企业财权证书,代表单位支配资金的权利。因此,印鉴的管理既要有利于工作,又要便于分清责任。
在实际工作中,由于会计制度对印鉴的保管和使用没有明确的规定,所以用法各异:有的是三枚印章;有的是单位公章,有的是财务印章;有的是分开保管,有的是出纳“包管”,等等。从银行管理的角度出发,为了便于印鉴的核对,减少柜面的工作压力,根据中国人民银行的规定,单位预留印鉴,原则上为单位财务专用章和单位财务负责人各一枚。
不过从企业角度出发,银行印鉴还是以三枚为好,从左至右分别为本企业的财务专用章、分管财务负责人的名章、出纳经办人员的名章,在规格上也应从左至右由大到小,以显得美观。章迹要端庄秀丽,章迹很粗或篆体字都不适宜。所以选用这中印章作为印鉴,是因为其各有具体的用途。财务专用章,是代表企业行使财权的公章,同时也能代表会计部门;分管领导名章,表明企业领导人员之间的明确分工,一旦出现问题,首先应当追究分管领导的个人责任;出纳人员的名章,表明在会计人员中也有明确的分工,谁经手、谁负责。如有工作变动,则应随时更换印鉴,以分清责任。这样三枚印章,能够完整地担当起银行印鉴应发挥的作用。试想,如果像有些单位那样,没有出纳人员的印章,那么,发生经办人员更迭就难以分清责任,特别是在前后任何交接期间,往往会出现差错,甚至会产生漏洞。
至于印鉴的保管,实际操作中也有很多做法。一般情况下,由出纳人员保管自己名章,由复核人员保管其余两枚印章的做法为妥。这样做,既有利于互相监督,又便于明确责任。之所以说是互相监督而不是互相牵制,是因为万一两人中有一人外出时,可以临时加盖几张印鉴齐备的支票,供一方先行使用,待一方回来后再做工作交接,这样,就不至于影响正常工作的开展了。
在印鉴的保管方面,特别要提醒一下,企业在建立会计档案的时候,其中包括企业印鉴档案的内容,载明印鉴印模、启用日期、注销日期、开户银行、账号性质、复核人员姓名等以备查考。
在印鉴的使用方面,需要签发支票付款时,一般先由出纳人员根据支票管理制度的规定,填写好票据,盖上出纳人员名章,然后交复核人员审查该付款项目是否列入了开支计划,是否符合开支规定,如无不妥,则加盖其余印鉴正式签发。这样,也就真正起到了付款时的复核作用。
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